Sådan får du et plugin til tidsregistrering i Outlook – Den BEDSTE måde

Sådan får du et plugin til tidsregistrering i Outlook - Den BEDSTE måde
Sådan får du et plugin til tidsregistrering i Outlook – Den BEDSTE måde

I dagens konkurrenceprægede virksomhedsverden skynder alle sig i et forsøg på at spare tid og samtidigt udnytte den bedre. Det er trods alt ikke let, men efterhånden som tiden er gået, har vi været i stand til at finde nogle løsninger på dette problem for at forhindre os i at spilde tid og være mere effektive og produktive med dens anvendelse. Tiden har altid været et integreret aspekt af produktivitet og ydeevne i virksomheder, hvorfor det er så vigtigt at holde styr på den. Men hvordan holder du styr på din tid mens du er på arbejde? Den nemmeste måde er at bruge et tidsregistrering-plugin!

Tidsregistrering er næsten altafgørende for hver enkelt person der i øjeblikket er ansat; i erhvervslivet er vi alle forbundet via en enkelt skærm, hvor der er en klynge af software, applikationer, emails og internettet med hele dets verden – det kan undertiden blive lidt distraherende at arbejde, mens man har så mange ting ved hånden at udforske på dit computersystem.

Det er her et plugin til timeregistrering kan hjælpe. Du behøver ikke rode din computer til med endnu flere programmer at administrere. Du vil udnytte det du allerede har. Mere om det nedenfor.

Tidsregistrering – et resumé

Det er bydende nødvendigt at holde styr på din tid, for hvis du ikke gør det, så vil sammenpresning af alle arbejdsrelaterede opgaver i sidste øjeblik, bestemt ikke være så gavnligt eller nyttigt. En anden grund til at tidsrapportering er afgørende, er, at det hjælper dig med at kontrollere hvilke projekter der kører på arbejdspladsen, for hvilke ‘tid’ er grundlaget for mange ting: der er mange deltidsansatte ansat hvis tid kan registreres af virksomheden, der er også mange medarbejdere der får timeløn, og timeregistrering hjælper også hurtigt med beregning af overarbejde. Derudover, for faste fuldtidsansatte skal de også vide hvordan de brugte deres tid, og på hvilke områder. Derfor kan tidsregistrering for en virksomhed ende med at blive ret udbytterigt.

Desuden er der mange andre grunde til at en person, der er tilbøjelig til at udsætte ting, bør holde styr på deres tid, fordi ineffektivitet vil plette resultatet, hvis der ikke er givet passende tid til tidsbundne opgaver og projekter.

Hvis du er arbejdsgiver, ved du at hver eneste kunde hader missede deadlines. Det ender med at give et meget uprofessionelt billede af din virksomhed og ender ikke godt for nogen af ​​de involverede parter. Lad os sige at dine medarbejdere har svært ved at overholde deadlines. I så fald kan du drage fordel af at oprette nye milepæle baseret på din historie i forhold til arbejde med lignende projekter. Disse data kan let samles med det rigtige plugin/tilføjelsesprogram til Outlook-tidsregistrering. Ser du på din historie og afsætter nok timer, så dine medarbejdere ved nøjagtigt, hvor meget indsats de skal lægge. Timerapportering hjælper dig og dit team med at forstå at der kan være tidsbegrænsninger på nogle projekter, så de muligvis bliver nødt til at arbejde hårdere. Derudover vil disse tidsposter til gengæld også være en stor hjælp, når de rapporterer og fakturerer kunder.

Hvad er nogle tidsstyringsstrategier?

  • Du kan udøve en strategi med ’styring af prioriteter’ – du vil være i stand til at tildele en prioritet til din daglige handlingsliste for at få de vigtige opgaver udført først.
  • Du kan udøve en strategi med ‘Email-regler’ – der skal være korrekt formatering og en unik email-regel om præcis hvordan man skriver og hvornår man skal skrive emails.
  • Du kan øve en strategi med ‘Planlægning fremad’ – du kan tage dig tid til at forberede dig til hele dagen, ugen eller måneden eller oprette en form for ’handleplan’.

Hvad kan være en ideel Outlook-løsning?

Den løsning, vi har til dig, er ret enkel – næsten alle har Microsoft Outlook installeret på deres bærbare computere eller desktops, så alle skal også være fortrolige med det. Et Outlook-plugin til tidsregistrering hjælper dig med at opnå alle fordelene ved effektiv timeregistrering; det vil være let som en leg at bruge sammen med alle de understøttende funktioner og den brugervenlige grænseflade, så hele processen ikke ville være så kompliceret, som du måske først tror.

En af de bedste ting ved timeseddel-software er at du enten kan bruge det som det er, eller have specifikke plugins der imødekommer dine specifikke krav med hensyn til netop din virksomhed. Du kan få et bedre indblik i din virksomhed, løbende opgaver eller dine medarbejderes/teams præstationer, overvåge og logge de timer der er blevet arbejdet, tid brugt på opgaver, estimering af deadlines, ledighed, fakturerbare timer og meget mere!

Hvad er fordelene ved at bruge Outlook-tidsregistrering?

Microsoft Outlook er næsten overalt – hvis du driver en virksomhed er der en stor chance for at du allerede er opmærksom på Outlooks funktioner og bruger dem sådan. Men lad os kort tale om nogle vigtige fordele ved Outlook, når vi bruger et tilføjelsesprogram til tidsrapportering.

  • Ingen stejl indlæringskurve: dine medarbejdere ved allerede, hvordan de skal gøre det.
  • Du afbryder heller ikke din arbejdsstyrkes rutine, hvis du vælger et plugin til tidsregistrering: at integrere og bruge det i din daglige rutine er ligesom en enkel tilføjelse og slet ikke kompleks!

Hvorfor har din virksomhed brug for et Outlook-plugin til tidsregistrering?

At skabe en effektiv arbejdsgang

Husk dette: spildt tid er spildte penge! Hvis du tilbringer hele dagen med at sidde i stolen, mens du beregner det antal timer dine medarbejdere har arbejdet på fuldtid, deltid og endda overtid, mens de manuelt forsøger at forberede papirfakturaer, spilder du faktisk en masse tid, der kan spares via et Outlook-plugin til timeregistrering.

Hold øje med medarbejdernes produktivitet

Lad os først få på det rene at tilføjelsesprogrammer til Outlook-tidsrapportering ikke er der for at arbejdsgivere kan udspionere deres medarbejdere, fordi det ville være helt upassende og uetisk. Med en timeseddel vil du kunne se nøjagtigt hvordan dine medarbejdere klarer sig ved at holde øje med hvor mange projekter de har gennemført, og hvad der ville være den næste opdatering.

Giv feedback eller konstruktiv kritik til medarbejderne

Lad os sige at der er en situation hvor du finder ud af at nogle af dine medarbejdere kæmper. I så fald kan du beslutte at de har brug for hjælp og give dem yderligere træning og uddannelse for at hjælpe dem. Dette er grunden til at det er vigtigt at kontrollere dine medarbejdere og gøre det mere tilgængeligt gennem et plugin til timeregistrering. Du kan tildele milepæle og give incitamenter, men dette bør aldrig bruges til at demotivere og kritisere medarbejdere der har oprigtige grunde til deres mangler.

Udøv korrekt arbejdsdeling og specialisering gennem prioritering

Hvis du har en vigtig kunde, som du for enhver pris ikke må skuffe, er det vigtigt at tildele deres opgaver til nogen i organisationen, der ikke allerede har stabler med ventende opgaver. Du kan endda opdele opgaver der tager lang tid, i separate grupper, for at sikre at resultatet bliver meget bedre, da hver medarbejder vil fokusere på de opgaver, de kan udføre bedst.

Prognoser vil være punktlige og enkle

Ønsker du at give dine nye kunder et nøjagtigt skøn over din pris? Kun at have et groft skøn med dig er ikke en god idé. Du skal sørge for at du imponerer kunden, og for at det kan ske, skal dine beregninger være den mest nøjagtige repræsentation af dine tidligere projekter. Disse projekter kan nemt findes med din timeseddel-løsning, hvor du kan se hvor meget tid det tog, og hvor meget du tidligere har faktureret dine kunder – dette hjælper dig med at give din nye kunde nøjagtige detaljer i dine oplæg, så der ikke er nogen problemer senere.

Etik og arbejdsbyrde

Du holder allerede øje med dine medarbejdere, og hvis der er nogen af ​​dem, der har vist en konstant dårlig trend med hensyn til deres arbejdsmoral, skal du muligvis tale med dem om det og finde en ordentlig løsning. Ikke kun det, men hvis du forventer en større arbejdsbyrde i fremtiden og kan se at dine nuværende medarbejdere alle er optaget, kan der være behov for at ansætte flere personer.

Konklusion

Et tilføjelsesprogram/plugin til Outlook-tidsregistrering kan ikke være andet end en velsignelse, da du måske allerede har udfordringer med at holde styr på din arbejdsstyrkes aktiviteter og ydeevne dagligt. At styre din tid effektivt vil helt sikkert give resultater, der måske kan ændre den måde din virksomhed fungerer på!

Du skal dog vide at et Outlook-plugin til timeregistrering ikke bruges til at udspionere dine medarbejderes hver eneste bevægelse – du skal kun bruge det til at måle det større billede og høste organisationsdækkende resultater. Du skal bruge dette værktøj til at styrke dine medarbejdere og hjælpe dem med at planlægge deres deadlines og opgaver i stedet for at udøve ekstra pres på dem, hvis de har mangler i deres arbejde.

Med de rigtige tilføjelser til Outlook kan du faktisk finde ud af en række måder at løse din virksomheds mangler ved hjælp af enkle og nemme teknikker, som du ikke engang har brug for at bruge timer på at lære!

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: