Sådan finder du den bedste tidsregistrering
Sådan finder du den bedste tidsregistrering
Uanset om du er freelancer, et lille firma eller en stor organisation, ønsker du at holde nøjagtigt øje med hvordan du har brugt din tid. Men at finde en løsning, der ikke er besværlig for dine medarbejdere, og som også er præcis, kan være en udfordring. Denne artikel vil udforske faldgruberne, men også præcis hvordan du kan løse dette og få en løsning, der ikke kun er korrekt, men som dine medarbejdere vil elske at bruge.
Læs videre…
At finde den bedste tidsregistrering – udfordringer
Når du leder efter den bedste tidsregistrering, kan du støde på forskellige udfordringer. Hvis du har forsøgt at registrere tid tidligere, kan du muligvis have brugt en papirbaseret løsning eller muligvis et regneark på din computer. Du kan også have haft et softwareprodukt til dette, men en hvor du skulle starte programmet og derefter indtaste din tid manuelt.
Udfordringen med alle disse måder at registrere tid på er at det normalt er et stor besvær for de fleste brugere, og det er også meget ofte meget unøjagtigt, da dine medarbejdere skal huske hvad de lavede, og hvornår de gjorde det.
Dette kan have en meget negativ indvirkning på flere områder i din virksomhed. Først og fremmest vil din overordnede projektstyring lide, fordi det ikke er klart hvordan tiden rent faktisk bliver brugt. Hvis du har fakturerbare timer, vil din fakturering være unøjagtig, hvilket kan medføre at dine kunder eller din egen virksomhed ikke bliver for glade. Hvis dine medarbejdere er betalt på timebasis, kan lønnen også være unøjagtig, hvilket igen forårsager at du eller dine medarbejdere ikke bliver alt for glade.
Så at finde en løsning, der ikke er besværlig for dine medarbejdere og samtidig er præcis, kan være lidt af en udfordring.
Heldigvis er der en løsning på alt dette. Læs videre…
Funktionerne i den bedste tidsregistrering
Så du vil have en løsning der hjælper dig med at rapportere dine arbejdstimer på en nem måde, og samtidigt er præcis. Dette er tilfældet, uanset om dette er for projekttid eller blot fravær. Så hvor skal du kigge hen?
I de fleste professionelle organisationer og virksomheder i dag er Microsoft Outlook-kalenderen standarden for planlægning af aftaler, så den bedste tidsregistrering du kan finde, skal kunne bygge videre på dette og bruge Outlook-kalenderaftalerne som grundlag for din tidsrapportering. En løsning som denne passer perfekt ind i din organisations arbejdsgang og er en intuitiv udvidelse af hvordan folk allerede arbejder.
Når dine brugere opretter aftaler i deres Outlook-kalender, kan de derefter også tilføje en organisation, et projekt og en aktivitet. På denne måde kan tidsrapportering ikke være meget lettere for dine brugere.
Den skal også komme med stærke rapporteringsfunktioner og dataintegration med andre systemer. Dataene fra systemet skal nemt kunne eksporteres til Excel eller blot CSV-filer, så du kan arbejde med data i andre systemer, hvis du vil, og nemt dele data med andre interessenter.
Supervisors bør også være i stand til eventuelt at godkende indsendte timer. Dette er især vigtigt hvis tiden er grundlaget for fakturering og kundeaktiviteter. Men for interne projekter, herunder også administration og fravær, kan dette også være yderst gavnligt.
Hvis du har brug for det, kan du også sende påmindelser til brugere der ikke har fået rapporteret nogle af deres timer.
Desuden, hvis du har brug for timepriser, registrering af udgifter og udgiftsrapporter, skal systemet selvfølgelig også kunne imødekomme dette.
Få opbakning fra brugerne
Opgaven med at implementere et nyt system til rapportering af tid kan virke overvældende, men hvis du har fundet den bedste tidsregistrering, behøver det ikke at være sådan.
Sørg for at du klart og tydeligt kommunikerer systemets fordele og hvordan timeregistreringssystemet gør livet lettere for dem. Vis også, hvordan de kan generere rapporter over deres egen tid, så de kan se, hvordan de brugte deres tid på forskellige aktiviteter og projekter. Dette vil gavne alle.
Da løsningen er baseret på et system som de allerede kender, Microsoft Outlook kalenderen, er der næsten ikke behov for nogen træning, og de kan nemt komme i gang uden at skulle gå ind i forskellige systemer og huske hvad de lavede hvornår. Oplysningerne er der allerede, og de skal bare tilføje lidt mere information til deres aftaler, og deres tidsrapportering er gjort.
Det kan ikke blive meget bedre end dette.
Så husk at involvere dine brugere fra begyndelsen og klart vise dem fordelene, og de vil helt sikkert støtte op om implementeringen af systemet.
Næste skridt
Den bedste tidsregistrering vil hjælpe dig med at strømline og organisere dine operationer og øge rentabiliteten. Det er så enkelt som det, og det er let opnået, hvis du bare følger retningslinjerne i denne artikel.
Så husk følgende:
- Find en løsning der er nøjagtig og nem at bruge
- Den skal integreres med din Microsoft Outlook kalender
- Den skal have stærke rapporteringsfunktioner
- Involver dine brugere tidligt og vis dem fordelene
- Høst fordelene
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
