Sådan føjer du tidsregistreringsfunktionalitet ENKELT til din Outlook-kalender
Udfordringerne med traditionelle timesedler
Du ved hvor vigtig registrering af tid er for din virksomhed eller organisation. Uden tidsregistrering kan du ikke vide, hvordan tiden bliver brugt, om den bliver brugt på de rigtige måder eller på de rigtige områder. Med andre ord; tidsregistrering er afgørende.
Når det er sagt, er mange af de mere traditionelle tilgange til tidsrapportering ret besværlige og vanskelige for brugerne. Nogle ’løsninger’ kræver blyant og papir, som kan gå tabt, etc., for ikke at nævne virkningen på vores miljø.
Andre løsninger kræver regneark eller separate softwareprogrammer. Disse kræver at dine medarbejdere er uddannet i at bruge dem, hvilket tager tid. Det kræver også at de går ind i forskellige programmer og husker hvad de gjorde, hvilket også er bøvlet.
Alt ovenstående gør at i mange tilfælde udføres din timerapportering ikke, og hvis den gør, er det sjældent til tiden.
Der er dog en løsning på hvordan du kan tilføje timeregistrering til din organisation på en nem og enkel måde, med alle fordelene…
Sådan føjes timeregistreringsfunktionalitet til din Outlook
Hvis din organisation er som de fleste andre professionelle organisationer, bruger du Microsoft Outlook, herunder Outlook-kalenderen. Du bør bygge videre på dette og udnytte den uddannelse og viden som dine medarbejdere allerede har.
Med den rigtige timerapporteringsløsning, som for eksempel TimeSheet Reporter, kan du nemt udnytte din Microsoft Outlook-kalender og rapportere tid via denne.
At komme i gang med dette er virkelig nemt: Du skal blot tilmelde dig via TimeSheet Reporters hjemmeside, installere tilføjelsen til Outlook, og du er i gang.
Når du opretter en Outlook-aftale, klikker du blot på TSR-knappen, og du kan nu tilføje tidsregistreringsoplysninger som organisation, projekt og aktivitet, og det er det. Det er virkelig enkelt og alligevel stærkt
Godkendelse eller afvisning af tidsregistreringer
Når din tidspost er færdiggjort, kan du valgfrit indsende denne til godkendelse. I nogle tilfælde er det måske ikke relevant, men i de fleste tilfælde er det godt at have dette ekstra godkendelsesniveau. Især hvis du bruger dette som grundlag for fakturering, aflønning eller bare almindelig projektstyring.
Når timeregistreringen er indsendt, kan en supervisor hurtigt godkende eller afvise den:
Registrer tid på interne og eksterne/kunde- projekter
Selvom du ikke fakturerer kunder, er timerapportering stadig vigtig. Du kan også registrere dine timer på interne projekter og aktiviteter, såsom administration, interne projekter mv.
I dette tilfælde vil du for eksempel, når du rapporterer din tid, vælge din egen organisation som Organisation, ‘Administration’ som Projekt og ’Diverse kontorarbejde’ som Aktivitet. Dette er kun et eksempel, men du får ideen.
Hvis du faktisk fakturerer kunder, har du virkelig brug for en ordentlig løsning. Hvis du fakturerer på timebasis, skal du kende dine timer præcist (og det samme gælder for dine kunder), og selv hvis du laver fastprisprojekter, skal du også vide hvor meget tid du har brugt på disse projekter for at se om de giver økonomisk mening for dig.
I dette tilfælde vælger du din kunde som Organisation, derefter det relevante kundeprojekt og endeligt en Aktivitet, for eksempel ‘Møder’ eller ‘Rådgivningsopgaver’, etc.
Registrer tid på fravær
Udover tidsregistrering på interne og eksterne projekter kan du også bruge din tidsrapporteringsløsning til registrering af fravær, f.eks. ferie, etc. Her kan du vælge Organisation som din egen, så et projekt kaldet for eksempel ’Fravær’, og så en aktivitet som ’Ferie’, ‘Tandlæge’ osv.
På denne måde kan medarbejdere og ledere hurtigt få et overblik over hvordan tiden også er brugt på disse aktiviteter.
Stærk rapportering er afgørende
I forhold til ovenstående er det afgørende, at din timeregistreringsløsning kommer med stærke rapporteringsfunktioner. Efter at have indsamlet timeregistreringer, er det også vigtigt at du hurtigt får et overblik over hvordan tiden er brugt, og også at kunne dykke ned i disse data, hvis du vil.
Denne information er afgørende for ledelsen, og du kan nemt sende disse oversigter og rapporter til f.eks. kunder, ledelse samt projektledere.
En anden god funktion er at give individuelle almindelige brugere adgang til rapporteringsfunktionerne i systemet. Udover muligheden for at tilføje timeregistreringsinfo til deres kalenderaftaler, kan de så hurtigt få et overblik over hvordan tiden er brugt, herunder almindelig arbejdstid, men også fravær. Dit system skal i så henseende komme med en mulighed, så du kan sætte det op, så nogle brugere kan bruge rapporteringsfunktionaliteterne, men kun kan se deres egen tid, og ikke hvad deres chef eller kollegaer gør. Dette er dog helt op til dine politikker selvfølgelig.
Andre funktioner at overveje
Andre funktioner, du måske skal overveje, når du vil implementere en tidsrapporteringsløsning, er ting som evnen til at få timepriser i systemet samt mulighed for at registrere udgifter som hotel, kilometer osv.
Din løsning skal give dig muligheder for dette, hvis du selvfølgeligt har brug for det.
Få støtte fra dine slutbrugere
Så nu hvor du har fundet den rigtige løsning, hvordan sikrer du dig så at du får medarbejdernes støtte?
Vis dem hvor nemt det er at tilføje tidsregistreringsinfo til deres Outlook-aftaler, i forhold til at skulle gå ind i forskellige programmer eller udfylde et Excel-ark.
Giv dem adgang til rapporteringsfunktionerne, muligvis kun for deres egen tid.
Kommuniker med dem, at dette ikke er at spionere på dem, men for at hjælpe dem.
Gør alt dette, og de vil støtte din implementering, så alle vil nyde fordelene ved dette, både medarbejdere, ledelse og kunder.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
