Sådan forbedres din Outlook med kalender-tidsregistrering

Sådan forbedres din Outlook med kalender-tidsregistrering
Sådan forbedres din Outlook med kalender-tidsregistrering

Outlook har banet vejen for hvordan folk styrer deres forretning og lykkes, men ved du hvordan du kan gøre den endnu mere effektiv? Tilføjelse af de rigtige værktøjer til din Outlook-kalender gør ikke kun dit liv lettere, men sikrer at din virksomhed kører mere gnidningsfrit end nogensinde. Tilføjelse af en løsning til kalender-tidsregistrering er en nem måde for dig og dine medarbejdere at være forrest i feltet!

Ved at implementere et tidsregistrerende tilføjelsesprogram kan du opgradere din Outlook-kalender for at hjælpe dig med at overvåge aktiviteter med kunder samt nemt holde styr på hvem der arbejder på hvad.

Med en timeregistreringsfunktion føjet til din kalender kan du

  • Se hvor meget tid der bruges på forskellige projekter og aktiviteter
  • Tilføje udgifter og timepriser til dine tidsregistreringer
  • Få let adgang til det via din smartphone
  • Del data med andre systemer som ERP eller Excel

Hvad er tidsregistrering og hvorfor har du brug for det?

Så nu hvor du seriøst overvejer at få dette tilføjelsesprogram, undrer du dig måske over hvordan tidsregistrering fungerer. Ved at tilføje en timeregistreringsløsning til din Microsoft Outlook kan du ikke kun analysere tid og administrere projekter, men også redigere tidligere poster, gennemgå kalender-timesedler og eksportere rapporter.

Dybest set genereres timeseddel-rapporter ofte under hensyntagen til mængden af ​​timeregistreringsdata, der er blevet samlet over en bestemt tid. De opsummerer dine data fra den periode sammen med en grupperet tidsregistreringsdata der indsendes af dine medarbejdere for enhver arbejdsopgave, projekt eller kunde. De hjælper også virksomhedsejere og ledere ved at forbedre deres arbejdsgang og give dem værdifuld forretningsindsigt.

Afhængigt af hvordan dine data er grupperet og opsummeret, afslører kalender-tidsregistrering forskellige typer og varianter af tal og dynamikker. De tillader også enhver identifikation af præstationsproblemer og viser dig tydeligt hvor din virksomhed skal forbedres. Du kan sammenligne identiske tidsrapporter i forskellige perioder for at hjælpe dig med at se om de foranstaltninger du har truffet, har været effektive og derefter evaluere resultatet. Du kan derefter, baseret på disse tilbagevendende rapporter, træffe beslutninger og yderligere handlinger for at forbedre resultaterne.

Virksomheder bruger data indsamlet ved hjælp af tidsrapportering til kundefakturering og integrerer sådanne oplysninger i deres forretningsbeslutninger og arbejdsgange. Dette kan være en af ​​måderne hvorpå du bruger en kalender-timeseddel, men det er bestemt ikke den eneste måde. At køre rapporter om tidsbaserede omkostninger og indtægter sammen med tidsdata, kan ikke kun hjælpe med at få indsigt i hvad der kan forbedres, men også hvad der kræver hurtig opmærksomhed, og hvordan du kan gøre din arbejdsgang så effektiv som muligt.

Hvad kan kalender-tidsregistrering gøre for dig?

For virksomhedsejere og ledere er timeregistrering en kilde til vigtig information om arbejdsledelse, forretningsprocesser og arbejdsgange. De giver dig mulighed for at identificere eventuelle svagheder eller huller i dine data, hjælper dine skøn med at blive bedre og optimerer dine arbejdsprocedurer. Uanset om du er selvstændig eller en almindelig kontoransat, bruger de fleste en Outlook-kalender, hvilket betyder, at du nemt kan indarbejde tidsregistrering i din kalender. Det kan vise sig at være et effektivt værktøj til forbedring af tidsstyring og produktivitet på arbejdspladsen. Her er nogle af de måder, du kan drage fordel af at bruge tidsregistreringssoftware sammen med din Outlook:

  • Rapporter tid når som helst fra din Microsoft Outlook: med en tilføjelse til timerapportering tilføjer du ekstra fordele til din kalender og bygger således på eksisterende infrastruktur. Den største fordel du får, er at dine brugere ikke behøver at bruge en separat applikation til at rapportere deres tid, og der er ikke noget besvær med den første træning for at få dem i gang. Det er så enkelt som at tilføje ekstra information til din aftale i din eksisterende MS Outlook-kalender og voila! Du er færdig! Din aftale kan nu fungere som en timeseddel, så dine medarbejdere kan indsende den og godkende den.
  • Forbedr dine estimater og tilbud til det bedre: At være i stand til at producere nøjagtige tilbud hjælper altid med at få dig på rette fod med kunder. En kalenderopgørelsesløsning hjælper dig med at føre nøjagtige registreringer af hvor lang tid det tog dig at udføre en bestemt opgave, hvilket gør det lettere for dig at justere tidsplaner og samtidigt forbedre dine tilbud. Brug af tidsregistreringssoftware, der er integreret i din Outlook, giver dig mulighed for at køre rapporter om forskellige opgaver og den tid det tager for dine projekt-teams at gennemføre dem. På denne måde kan forbedringen af ​​dine tilbud implementeres med det samme og afspejles i dine registreringer!
  • Du vil bedre være i stand til at prioritere projekter: Med en god tilføjelse til tidsrapportering til kalendere, kan du bruge kalenderen, medarbejder-tildeling, milepæle og funktioner til at foretage justeringer af den tidsplan der passer bedst til din virksomhed. Dette sikrer, at du let kan skifte deadlines for projekter med højt udbytte, samtidig med at du gen-allokerer ressourcer. Gennem dette kan du have højere grad af ansvarlighed og synlighed, alt sammen i et godt system, fordi dine team-medlemmer kan se de nøjagtige timer brugt på hvert trin i et projekt sammen med hvor de har brug for at udføre mest muligt arbejde. Med tidsregistrering integreret i din Outlook-kalender kan du træffe intelligente beslutninger vedrørende din virksomhed, som hvordan du holder øje med dine medarbejderes præstationer, hvordan du tildeler ressourcer til dit næste projekt og endda hvordan du planlægger hele dagen!
  • Fokus på projekter med højt udbytte: Ved at bruge kalender-tidsregistrering kan du bruge funktionerne til at rapportere om de indsamlede data. Du får bedre adgang til enorme dataressourcer, der beskriver oplysninger om dine partnere, kunder, personale, overskud og aktiviteter. Du kan derefter inkorporere disse data for at måle fremskridt for dine mål og fokusere på strategiske retninger. God tidsregistreringssoftware med tilføjelsesfunktioner til kalendertidsoversigt giver dig den ekstra fordel ved at være tilpasset alle dine digitale værktøjer, som du allerede bruger dagligt, så du altid ved hvad du skal prioritere først.
  • Du får fordelen når du beslutter at sælge din virksomhed: Hvis du nogensinde beslutter at sælge din virksomhed, kan du nemt imponere potentielle købere med de data du har indsamlet, gemt og organiseret ved hjælp af kalender-timeregistrering. Dette vil ikke kun vise sig at være ekstremt værdifuldt både for dem og dig, men det vil også vise dem at du har en professionel og systematisk forretningsmodel. Dine tidsregistreringsdata fremhæver dit renome for nøjagtighed ved at præsentere oplysninger på et øjeblik, så potentielle købere ved nøjagtigt hvad de kan forvente af virksomheden og teamet, hvilket forbedrer dine chancer for at opnå en bedre handel.
  • Hjælper dig med at identificere og løse forbedringsområder: Når du laver en produktivitetsrevision for at udtænke en ny forbedringsstrategi, er en af ​​de ting du skal identificere, opgaver og områder der tager den største del af virksomhedens tid for at gennemføre. Hvis du finder at hvert medlem af dit team kæmper for at afslutte en opgave inden for den tildelte tid, peger det muligvis på en proces der skal ændres. Dette kan kun være muligt hvis du bruger timerapportering til at påpege hvor du kan forbedre.
  • Bliv professionel: De fleste kunder elsker at stille spørgsmål. Hvem arbejder lige nu på denne fase af projektet? Hvad er status for projektet? Hvor i processen er vi nu? Ved at give din kunde et klart billede af hvor meget tid der bruges, og hvor langt i projektet du er (som kan fås via dine kalender-timesedler), kan du nemt give dem de oplysninger de har brug for, og samtidig vise dem hvor professionel du er.
  • Beløn godt arbejde: Normalt ender mange af medarbejderne, specielt de der ikke er så ferme til tidsregistrering, med at bekymre sig om at det at registrere deres timer får dem til at se ud som om de slækker på den. Men det er ikke tilfældet; det er faktisk det modsatte! En nøjagtig logbog over deres arbejdstid informerer dig som forretningschef om når der udføres godt arbejde, og hvornår du skal belønne det i overensstemmelse hermed.

Du kan på et øjeblik se hvem der konsekvent præsterer over deres mål, og hvornår de skal gives en forfremmelse. På samme måde kan du tilskynde dine medarbejdere til at udfordre sig selv med venligsindet konkurrence blandt dem. Dette kan gøre medarbejderne mere produktive og tilfredse med det arbejde de udfører.

Optimer din virksomhed til det bedre

Brug af en timeregistrering sammen med Outlook-kalenderen har vist sig at være et effektivt værktøj til projekt- og team-baseret ledelse. Fordi hvert projekt og hvert team arbejder forskelligt, for at evaluere deres mulige problemer og fremskridt, skal ethvert tidsregistrering-tilføjelsesprogram du bruger, være fleksibelt og konfigurerbart nok til at det kan tilpasses dine særlige behov. Dette gælder især for ikke-trivielle arbejdsopgaver og ofte-skiftende miljøer.

Når du vælger det rigtige tidsrapporteringsværktøj, skal du sørge for at det inkluderer fleksible rapporteringsmoduler, der giver dig mulighed for at køre rapporter på forskellige parametre. Dette hjælper dig med at holde dig informeret i forhold til at opstille realistiske mål for dit team og fremtidige projekter, kontrollere dit teams fremskridt og håndtere ændringer i estimater og deadlines, når det er nødvendigt. Selvom nogle virksomheder vælger ikke at registrere deres tid og tænker på det som en hovedpine og afskrækkende for fokus og kreativitet, kan intet være længere væk fra sandheden. Det er en kendsgerning at tidsrapportering giver en række fordele for din virksomhed, og når det gøres korrekt, gør det dit team mere produktivt og dit arbejde mere organiseret – uden at kvæle kreativ tænkning eller føre til tidskrævende ’micro management’.

Find det rigtige tilføjelsesprogram til dig

Når du leder efter den perfekte tidsregistreringstilføjelse til din Outlook-kalender, skal du fokusere på hvordan et program kan hjælpe dig som forretningsadministrator, og hvor let det kan integreres i din Microsoft Outlook. At lede efter et program, der er designet til at tage højde for din brugte tid, kan gøre dit liv meget lettere. En god timeseddel-applikation kan maksimere værdien af ​​både dine indtægtsgenererende og ikke-indtægtsgenererende opgaver! Det hjælper med at øge din produktivitet, så du kan forbedre din evne til med succes at tage mere indkomstskabende aktiviteter på. Et godt timeregistreringsværktøj giver dig ekstraordinære fordele for din virksomhed:

  • Den beregner hvor lang tid hvert projekt tager for hver kunde, hvilket igen hjælper dig med at få den mest gennemsigtige og nøjagtige fakturering, samtidig med at du får en måde at tilbyde skøn, der ikke er under- eller overvurderet. Dette giver dig mulighed for at opbygge et godt forhold til dine kunder og sikre at du tager tilstrækkeligt for din tid.
  • Det hjælper dig med at bestemme nøjagtigheden og produktiviteten af ​​dit personales tidsforbrug til gennemsigtige og nøjagtige tidsrapporter.
  • Det minimerer risikoen for fejl eller menneskelige fejl, der kan være store når du bruger et manuelt tidsregistreringssystem.

Dette er alle nogle af fordelene, når du finder en ordentlig løsning til kalender-tidsregistrering. Så kom i gang nu.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: