Vi er kort sagt meget tilfredse med produktet og den tilhørende service
- Læs mere...

Sådan forbedres din projektplan med et Outlook Kalender-rapporteringsværktøj

Sådan forbedres din projektplan med et Outlook Kalender-rapporteringsværktøj

Sådan forbedres din projektplan med et Outlook Kalender-rapporteringsværktøj

De projekter der finder sted i din virksomhed, er uden tvivl et af de vigtigste aspekter af virksomheden. Ikke alene skal disse projekter afsluttes til tiden, men de skal også færdiggøres med nøjagtighed. Dine projekter er trods alt, hvad der gør at din virksomhed kører (interne projekter) og muligvis producerer din indtægtsstrøm (eksterne projekter). Uden disse projekter ville du ikke tjene penge og organisationen ville ikke fungere. Derfor er det vigtigt at holde projekterne kørende gnidningsfrit og effektivt. Selvfølgelig, når du har mange forskellige projekter i gang på én gang, kan det være noget af en opgave. Her kan det rette Outlook Kalender-rapporteringsværktøj komme til nytte.

Få daglige rapporter over projekter

Som leder er du sandsynligvis konstant optaget. Du har uden tvivl masser af papirarbejde og møder du skal tage dig af. Dette giver dig ofte lidt tid til at tjekke ind på disse projekter i løbet af dagen. OK, du har tildelt projektledere til hvert projekt, men det betyder ikke at tingene altid vil køre effektivt og smidigt. Dette er præcis hvor tidsregistreringssoftware kan hjælpe. Softwaren vil give dig og andre administratorer mulighed for at trække daglige standardrapporter, der vil indeholde mange oplysninger. Du kan se hvor meget tid der bliver brugt på projekter, de penge, der kommer ind fra disse projekter, antallet af medarbejdere på hvert projekt, de timer medarbejderne sætter ind på hvert projekt, og tonsvis flere ting.

Hvis du læser disse rapporter og sammenligner, kan du og andre administratorer foretage de nødvendige ændringer og justeringer, hvor de er nødvendige.

Tilpas dine rapporter til at passe dine behov

En af de bedste ting ved tidsrapporteringssoftware er at du kan tilpasse ovennævnte rapporter. I stedet for at få rapporter fyldt med meningsløse oplysninger, som du skal bruge tyve minutter på at dekryptere dig igennem, kan du tilpasse rapporterne så du kun får de relevante oplysninger. Dette vil ikke kun spare tid, men det vil gøre alt meget mere effektivt. En anden unik ting er at disse rapporter kan tilpasses i søjlediagrammer eller også cirkeldiagrammer. Dette gør ikke kun informationen mere meningsfuld, men det gør det også mere visuelt tiltalende og hjælper med overblikket.

Tildel roller

Vil du give alle dine brugere, projektledere og administratorer adgang til de samme oplysninger, som du har adgang til? Måske vil du bare have dine almindelige brugere til at kunne rapportere tid og give adgang til flere ting for projektledere. Uanset hvad situationen er, vil den rigtige timeregistreringssoftware give dig mulighed for at gøre hvad du vil. Hvis du vil have dine projektledere til kun at kunne rapportere tid, kan du tildele softwaren til kun at give dem disse muligheder. Hvis du vil have dem til at kunne sammenligne projektomkostninger og -indtægter samt tid, kan du give dem mulighed for at gøre netop det. Den bedste tidsrapporteringssoftware giver dig mulighed for at tildele roller til hver medarbejder, som angiver hvad de kan gøre i systemet.

Et Outlook Kalender-rapporteringsværktøj gør det lettere

For de fleste ledere kan det betragtes som et stort besvær at flytte deres medarbejdere til en ny platform. Når som helst en virksomhed implementerer ny software eller en ny måde at gøre ting på, kræver det normalt timer og atter timers træning. Dette bruger ikke kun ressourcer op, men det sænker produktiviteten betydeligt. Heldigvis er dette noget som du bør kunne undgå med den rigtige tidsrapporteringssoftware. Den bedste timeregistreringssoftware integreres med din Outlook Kalender, som er et yderst almindeligt arbejdspladsværktøj. Der er en god chance for at du og dine medarbejdere allerede bruger dette til håndtering af emails og planlægning.

Det betyder, at det tager meget lidt tid for dig og dine medarbejdere at tilpasse sig brugen af ​​denne nye software. Faktisk er der måske ingen træning påkrævet.

Få medarbejderne til at føle sig mere værdsat

Har du nogensinde hørt udtrykket at en glad medarbejder er en mere produktiv medarbejder? Nuvel, det er ikke bare et udtryk. Det har faktisk været videnskabeligt bevist på mange arbejdspladser at dette er helt sandt. Den rigtige tidsregistreringssoftware til din virksomhed kan hjælpe dine medarbejdere med at føle sig mere værdsatte, og en værdsat medarbejder bliver en glad en. Hvor præcist kan timeregistreringssoftware gøre dette? Når du trækker rapporter og sammenligner projekter, vil du se hvilke der er efter planen og hvilke der er forud for tidsplanen.

Dette vil give dig mulighed for at trække medarbejdere fra de projekter, der er foran, og omfordele dem til de projekter, der er bagud. At gøre dette vil ikke kun fremskynde det projekt der er bagud, men det vil få medarbejderen til at føle at deres arbejde er værdsat. Det vil få dem til at føle sig som om at der er behov for dem på arbejdspladsen for at få tingene til at glide. Du kan også trække rapporter over medarbejdere der bruger mest tid på projekter, og belønne dem med vigtigere roller, når det er muligt. Måske kan du endda give dem deres egen projektplan.

Hold dig ajour med din projektplan også når du er væk fra kontoret

Du og dine administratorer er sandsynligvis ikke altid på kontoret. Der kan være tidspunkter, hvor du skal deltage i eksterne møder eller være til træning andre steder. Faktisk kan du måske være væk fra kontoret i flere dage ad gangen, hvilket gør det endnu sværere at finde ud af hvordan dine projekter kører. Men med den rigtige tidsregistreringssoftware kan du forblive tilsluttet og tilkoblet til enhver tid. De bedste timeregistreringsprogrammer derude, giver dig mulighed for at rapportere timer og få adgang til rapporter, selv når du ikke er på kontoret. Dine administratorer og brugere vil have de samme privilegier, hvis de også er væk fra kontoret.

Meddelelser om manglende tid

Når medarbejderne er dybt ind i projekter kan det være meget nemt for dem at blive overvældet. De vil ofte blive opslugt i projektet. Dette er ikke nødvendigvis en dårlig ting, men når det sker, kan de glemme at rapportere deres tid. Uden blot en enkelt medarbejders tid vil du ikke få nøjagtige rapporter. Plus, den medarbejder kan måske ikke blive betalt for den tid han eller hun indsender i slutningen af ​​ugen, og dine kunder kan muligvis ikke blive faktureres korrekt. Timerapporteringssoftware kan ændre dette, fordi den vil sende meddelelser til medarbejdere, så de kan vide om de har glemt at rapportere deres timer. Dette vil holde rapporter nøjagtige og medarbejdere glade.

Så overordnet set, hvis du vil have din projektplan til at køre så gnidningsfrit som muligt, er det altafgørende at din tidsregistreringsløsning er let for brugerne at bruge, og samtidig nøjagtig. Du kan opnå alt dette med et Outlook Kalender-rapporteringsværktøj.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

TSR 6.5.19 – Tilføj aktiviteter direkte til projekter plus tidsstempler
TSR 6.5.19 – Tilføj aktiviteter direkte til projekter plus tidsstempler Vi har netop lanceret en ny version af TSR, med et pa …

Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering
Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering Som virksomhedsleder er det v …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified