Sådan genereres en rapport fra din Outlook-kalender – Sådan får du dine medarbejdere til at bruge tidsregistreringssoftware

Sådan genereres en rapport fra din Outlook-kalender - Sådan får du dine medarbejdere til at bruge tidsregistreringssoftware
Sådan genereres en rapport fra din Outlook-kalender – Sådan får du dine medarbejdere til at bruge tidsregistreringssoftware

Hvis du administrerer en virksomhed og har en stor eller endda en lille arbejdsstyrke, der arbejder for dig, kan det undertiden være svært at motivere dem og sikre at de udnytter deres tid på arbejdet på de mest produktive måder som muligt.

En virksomhed er kun så stærk som dens svageste medarbejdere, og hvis din virksomhed ikke drager fordel af en fuldt motiveret arbejdsstyrke, vil dette sandsynligvis afspejles i dine aktiviteter.

Hvis dette er en bekymring for dig, skal du ikke bekymre dig, for med tidsregistreringssoftware begynder tingene nok snart at vende rundt.

Det største problem, når det kommer til timeregistreringssoftware, er faktisk at forstå hvordan du bruger det korrekt og motiverer dine medarbejdere til at bruge det korrekt.

Uanset om du undrer dig over hvordan du genererer en rapport fra din Outlook-kalender, eller bare hvordan du lærer dine medarbejdere at udfylde deres timesedler korrekt for dagen, er her et kig på hvordan du får dine medarbejdere til at bruge tidsrapporteringssoftware.

Forklar vigtigheden af ​​timeregistrering

Først og fremmest, når du diskuterer muligheden for at implementere software til tidsregistrering på arbejdspladsen, skal du forberede dig på tøven fra nogle af dine medarbejdere.

Nogle medarbejdere kan være imod det i starten, da de kan se det som en måde at holde øje med dem og sørge for at de ikke slapper af. Sandheden er dog, at du gør det for at gøre livet lettere for dem og forbedre forretningen.

Dit mål med forretningen er at tjene penge. Hvis virksomheden ikke tjener penge, er alle deres jobs i fare, og det skal med rette være en reel bekymring for dem.

Når du diskuterer muligheden for at bruge software til timeregistrering på arbejdet, skal du understrege vigtigheden af ​​softwaren for at vise din arbejdsstyrke hvor meget lettere det vil gøre deres liv, og hvordan det kan hjælpe med at tilbyde økonomisk sikkerhed.

Vis, hvor let det er at generere en rapport fra din Outlook-kalender

En anden måde at hjælpe med at få dine medarbejdere til at bruge software til timerapportering er blot at vise dem hvor nemt det er at bruge.

Vis dem hvordan de genererer en rapport fra deres Outlook-kalender, lær dem hvordan de bruger softwarens grundlæggende funktioner, og lær dem hvordan de bruger softwaren korrekt.

Med en løsning som TimeSheet Reporter kan du bruge dine Outlook-kalenderposter som grundlag for din tidsregistrering og nemt generere rapporter baseret på dette, for at vise hvordan tiden bruges på tværs af organisationen.

Når de først har set, hvor nemt det er at bruge, vil de være mere tilbøjelige til at bruge det og snart nok bliver det helt naturligt for dem.

Sørg for at der er klare retningslinjer

For at dine medarbejdere virkeligt får mest muligt ud af tidsregistrering, skal de vide hvad der forventes af dem.

Når du implementerer timerapporteringssoftware i de meget tidlige faser, skal du sørge for at medarbejderne ved hvad der forventes af dem.

Husk at de genererede rapporter er ubrugelige, hvis de ikke er relevante for specifikke projekter og opgaver. Vær krystalklar med, hvad du forventer at dine medarbejdere gør med softwaren. Sørg for at de registrerer tid under de rigtige projekter, sørg for at de opdaterer deres timesedler løbende, og alt andet der anses for vigtigt og relevant for din virksomhed.

Giv dem den nødvendige hjælp

Når du vælger timeregistreringssoftware, ønsker du ideelt set en løsning der integreres med Outlook, da du på den måde kan bruge de forskellige funktioner i Outlook, f.eks. kalenderen.

Hvis en medarbejder ønsker at vide hvordan man genererer en rapport fra deres Outlook-kalender, kan du sætte dig ned med dem og vise dem præcist hvordan det gøres.

For at sikre at tingene fungerer problemfrit, når du bruger softwaren for første gang, skal du tilbyde dine medarbejdere hjælp og uddannelse for at sikre at de ved hvordan de bruger den rigtigt.

Når du tilbyder dem hjælp og support, vil de se hvor dedikeret du er i forhold til softwaren, og faktisk i at gøre deres liv lettere, hvilket vil hjælpe med at fjerne deres bekymringer.

Del rapporter for at opbygge tillid

Tro det eller ej, men software til tidsrapportering på arbejdspladsen kan faktisk fungere som en meget effektiv moralforstærker.

Når du bruger data indsamlet af softwaren i slutningen af ​​en arbejdsuge, kan du dele rapporterne med dine medarbejdere og bruge rapporterne til at opbygge tillid og øge moralen.

Softwaren angiver hvor meget arbejde hver medarbejder har udført, og hvor hårdt de har arbejdet, som du derefter kan bruge til at udtrykke din taknemmelighed og tilskynde dem til at fortsætte med at gøre hvad de gør.

Ved at analysere dataene kan du se hvor langt den enkelte medarbejder eller team er med hvert projekt, og du kan derefter bruge dataene som en metode til positiv forstærkning.

Bare husk, at du ikke bør bruge dataene som en måde at udskamme medarbejdere eller disciplinere dem offentligt eller foran de andre ansatte. Hvis de indsamlede data viser, at en medarbejder muligvis kæmper med et område, skal du bruge de indsamlede oplysninger som en måde til at sidde sammen med dem og finde ud af hvad de kæmper med, og hvordan I kan håndtere det.

Opfølgning med medarbejderne og bede om feedback

Når du har implementeret softwaren og har haft den på arbejdspladsen i et stykke tid, er den næste ting du skal gøre, at følge op og bede om feedback.

Spørg dem hvordan de har det med softwaren nu da det har været implementeret i et stykke tid, og spørg om de kæmper med noget, eller om de har udfordringer.

Med hensyn til hvordan du f.eks. genererer en rapport fra din Outlook-kalender, kan det i de tidlige stadier have været noget du skulle lære, ​​men forhåbentlig nu hvor det har været et stykke tid, vil det faktisk være meget lettere.

Ved at følge op og bede om feedback giver du dem chancen for at udtrykke de bekymringer de måtte have, eller blot fortælle dig hvordan de finder softwaren generelt.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: