Sådan gør du Outlook til en tidsregistreringskalender – Den bedste arbejdstidsregistrering
Har du arbejdet i døgndrift for at forbedre dine forretningsresultater, men ikke set nogen forbedringer? Har du problemer med at identificere hvor præcis du kommer til kort? Ønsker du at gøre din ledelse mere smidig og gnidningsfri? Svaret kan være at starte forfra.
For at forbedre dit resultat, skal du observere og analysere input, dvs. tid. Arbejdstidsregistrering er nøglen til organisatorisk succes, fordi når du først ved hvor meget tid hver medarbejder i hver afdeling bruger på hver opgave, kunde, aktivitet eller projekt, er der ingen grænse for, hvad du kan gøre med disse oplysninger.
Forskellige metoder til registrering af arbejdstid
Virksomheder har i lang tid forsøgt at evaluere deres tid, men dens effektivitet har været minimal på grund af de traditionelle metoder. Den mest almindelige måde at registrere arbejdstid på er at vedligeholde en tidsregistreringskalender på papir. Selvom det kan virke som noget simpelt, er det ikke kun besværligt og kedeligt at gøre det, men også ineffektivt.
Papirjournaler er fyldt med menneskelige fejl, hvad enten det er transskriptionsfejl eller beregningsfejl, og en grundig genkontrol af dem koster en betydelig mængde tid. Da denne opgave er enorm, kræver den en separat arbejdsstyrke, hvilket øger den administrative og økonomiske byrde for virksomheden.
En enklere metode end det kunne være en baseret på et regneark, men det rejser også spørgsmål om nøjagtigheden af data. Da folk måske ikke lige husker hvor meget de brugte på et bestemt projekt for en uge siden, kan oplysningerne ikke stoles på til analyse.
Den bedste metode til at registrere arbejdstid er at bruge en digital løsning, der klarer denne opgave for dig. Du vil have det til at registrere den tid du brugte på hvert projekt, og omdanne det til brugbar information. Til dette formål er der ikke mangel på arbejdstidsregistreringsløsninger derude. Det er dog ikke alle, der er skabt lige.
Forvandling af Outlook til en tidsregistreringskalender
Ukendt for mange mennesker kan Outlook meget mere end blot at sende emails og vedligeholde en kalender. Selve kalenderen kan nemt opgraderes til en tidsregistreringskalender med en enkel kompatibel løsning, der vil udnytte denne allerede eksisterende platform til dets fordele.
Vi laver alle jævnligt aftaler i Outlook-kalenderen. Alt denne løsning vil gøre er at tilføje et par ekstra felter såsom organisation, projekt og aktivitet, og aftalen bliver til en timeregistrering. Eksempelvis kan et budgetmøde i din egen organisation indsættes for det respektive tidspunkt i kalenderen, med din organisations navn under organisation, ‘regnskab’ eller ‘administration’ under projektet og ‘budgetmøde’ under aktiviteten.
Disse poster kan derefter sendes til administrationen til godkendelse, hvilket styrker nøjagtigheden af denne løsning til kalendertimeregistrering, så disse data kan bruges af afdelinger som f.eks. bogholderi, personale- og den øverste ledelse.
Hvorfor skal du bruge Outlook til arbejdstidsregistrering?
Der er uanede løsninger til rapportering af arbejdstid derude, og du kan frit vælge en af dem. Outlook er dog et uovertruffen kontorværktøj, så ved at bruge dette med et ordentligt tidsregistreringstilføjelsesprogram, er dette nødt til at optimere din virksomhed, forbedre din arbejdsgang og etablere din virksomhed som en frontløber på markedet. Dette er muligt på grund af dets mange unikke fordele.
Kendskab
Enhver organisation bruger Outlook til et eller andet formål. Mens nogle måske kun bruger det til kommunikation, har andre integreret det i deres forretningspraksis. Uanset hvad, er alle allerede bekendt med Outlook til en vis grad, hvilket gør det nemmere for dem at anvende en timeseddel-løsning der udnytter det, i deres travle hverdag.
Tilgængelighed
Outlook er tilgængeligt for folk over hele kloden, uanset om de arbejder på kontoret, på farten eller hjemmefra. Dette understreger igen fordelene ved at bruge en tidsrapporteringsløsning, der fungerer som et tilføjelsesprogram til Outlook.
Du har også brug for en løsning, der kan tilgås fra browseren på din telefon, så tidsregistrering nemt også kan udføres på fjerntliggende geografiske steder. Hvis nogen ikke er hjemme, kan de stadig indtaste deres registrering for at blive synkroniseret senere, i stedet for at glemme det og derefter lave fejl.
Outlook har også en ekstremt brugervenlig grænseflade, med et layout der er nemt at gennemskue, så at omdanne Outlook-kalenderen til en tidsregistreringskalender gør det enkelt at bruge og tilgængeligt for al slags publikum.
Bedre opgavefordeling
Når du bruger Outlook til arbejdstidsregistrering, kan den præsentere alle slags data for dig i forskellige former, såsom grafer og tabeller. Det eneste der skal til, er et enkelt klik for at filtrere denne information gennem flere variabler, såsom at sammenligne den tid en medarbejder bruger, overfor den en anden medarbejder bruger på en lignende opgave.
En god tidsrapporteringsløsning udstyrer dig med information så som hvem der bruger hvor meget tid på bestemte projekter, eventuelt udmærker sig i det, og hvem der kæmper for at afslutte den samme opgave. Dette giver dig en idé om individuelle medarbejderes styrker, hvilket vil give dig mulighed for bedre at styre dine menneskelige ressourcer og maksimere operationel produktivitet.
En god tidsregistreringskalender giver dig også mulighed for at identificere hvem der bliver overbelastet, hvem der kan påtage sig yderligere projekter, hvem der i øjeblikket er fri til at blive tilknyttet et projekt, og om arbejdet er jævnt fordelt. Alt dette hjælper med at løfte din organisatoriske effektivitet.
Mere tilfredse medarbejdere
Når du har præcis viden om, hvor lang tid det rent faktisk tager at afslutte en opgave, takket være din arbejdstidsregistrering, begynder du at forstå bidragene fra hver medarbejder, hvilket gør dig til en mere empatisk leder, hvilket udmønter sig i bedre relationer på arbejdspladsen. Dette, kombineret med ligelig fordeling af arbejdsbyrder, er det der holder dine medarbejdere tilfredse og motiverede.
Derudover giver en timeregistreringskalenderløsning medarbejdernes realtidsindsigt i deres egen tid. De har et alvidende overblik over alle tilgængelige data, inklusive hvordan de har brugt deres tid på forskellige områder. Dette øgede ejerskab over deres egen tid og evne til at se tidsplanen på forhånd, etablerer et mere gennemsigtigt forhold mellem dig og din arbejdsstyrke.
Minimerede omkostninger og øget omsætning
Som allerede fastslået er tidsregistrering baseret på papir eller regneark unødvendigt dyrt på grund af mængden af manuelt arbejde. Skiftet til digital software er afgørende for at reducere omkostningerne.
Da det er en Outlook-baseret tidsrapporteringsløsning, bliver der ikke brugt penge på yderligere træning, som ellers kunne være påkrævet. Alle er allerede bekendt med funktionerne i Outlook og behøver ikke at gennemgå endnu en workshop.
Nogle Outlook-kompatible løsninger giver dig også mulighed for at tilføje timepriser og andre fakturerbare omkostninger til dine tidsindtastninger for forbedret økonomisk sporing.
Desuden øger tildeling af opgaver i henhold til passende færdighedssæt baseret på data opnået fra en Outlook-tidsregistreringskalender produktiviteten og den samlede værdi af arbejdsområdet, hvilket udvider dets evne til at generere indtægter. Vedligeholdelse af en omfattende timeseddel-kalender til nøjagtig kundefakturering vil også forbedre kundetilfredsheden, anbefalingerne og markedsimaget og tiltrække flere potentielle kunder.
Vurdering af produktivitet
Inden opgaverne påbegyndes, fastsættes en estimeret deadline. Nu hvor dine tidsrapporteringsdata har fortalt dig præcis hvor meget tid det rent faktisk tager at udføre det, kan den dedikerede tid sammenlignes med outputtet for at måle produktiviteten. Arbejdstidsregistrering giver dig mulighed for at identificere hvilke aktiviteter der forsinker opgaveafslutningen, så det relevante område kan optimeres og arbejdsgangen forbedres.
Sikkerhed
Data fra din tidsregistreringskalender er afgørende for alle afdelinger i en organisation. De samme data bruges i arbejdsallokering, kundefakturering, løn og andre ledelsesbeslutninger, og gamle data gemmes for at lave analyser og trends til fremtidige fremskrivninger. Som følge heraf er disse data meget vigtige for organisationen og må ikke gå tabt. Hver konto skal ikke kun beskyttes af unikke bruger-logins, men du skal også sørge for at kommunikationen fra Outlook-tilføjelsesprogrammet og serverdelen er krypteret.
Enkel flekstidsløsning
Outlook-tidsregistrering kan også fungere som enkle flextidsløsninger, hvilket giver dig mulighed for at sætte et mål på det antal timer der skal logges af bestemte medarbejdere i tidsregistreringskalenderen.
Denne specifikation i løsningen giver dig mulighed for at sammenligne hvor meget tid der skulle være rapporteret i forhold til hvor meget tid der faktisk er blevet rapporteret.
Konklusion
Outlook er et ypperligt værktøj til tidsstyring og kommunikation, og bør således bruges som sådan ved hjælp af kompatibel software. Når du begynder at registrere arbejdstiden og evaluere projekteffektiviteten, vil du begynde at opnå meget mere end du allerede gør, og strømline din virksomhedsdrift. Gør din Outlook til en tidsregistreringskalender, og den eneste vej er fremad.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
