Sådan nemt gør du nemt Outlook-kalenderrapporter til en del af dine projektovervågningsværktøjer

Sådan nemt gør du nemt Outlook-kalenderrapporter til en del af dine projektovervågningsværktøjer

Sådan nemt gør du nemt Outlook-kalenderrapporter til en del af dine projektovervågningsværktøjer

Ledelse og overvågning af et projekt kan være langt vanskeligere end man nogensinde kunne forestille sig. Hvis du har gjort det før, ved du allerede dette førstehånds. For at kunne håndtere et projekt skal du holde øje med alt. Dette vil omfatte dit personale, deres fremskridt og hvordan deres tid bliver brugt. For at forenkle denne proces bør du helt sikkert tænke på at udnytte Outlook-kalenderrapporter. Dette er et af de mest effektive og kraftfulde projektovervågningsværktøjer til enhver virksomhedsejer. I denne guide lærer du hvordan du nemt kan udnytte Outlook-kalenderrapporter til at overvåge dit projekt meget lettere end nogensinde før.

Find de rigtige værktøjer

Først og fremmest skal du sørge for at udstyre dig selv med de rigtige værktøjer. Der er mange muligheder derude, men nogle programmer er mere omfattende og gavnlige end andre. Det er bedst at investere i tidsrapporteringssoftware som også kan give dig kalenderrapporter via Outlook. Mens du er ved det, vil du også have software til tidsregistrering, der giver dig masser af andre funktioner. Dette vil give dig mulighed for at udføre flere ting på én gang. Nedenfor vil du lære meget mere om hvordan disse projektovervågningsværktøjer kan hjælpe dig med at styre dine eksisterende projekter.

Rapportering af tid direkte fra Outlook

For at kunne styre og overvåge dine projekter korrekt, skal du sikre dig at dine medarbejdere er i stand til at rapportere deres tid hurtigt og nemt. De kommer til at have masser af arbejde at se til, og du vil ikke tage mere af deres tid. Derfor er det en god ide at sikre at dine medarbejdere skal kunne rapportere deres timer direkte via Outlook. Disse personer er allerede bekendt med Outlook. Derfor har de ikke nogen problemer med at logge deres tid ved hjælp af dette program.

En mere agil organisation

Hvis du vil høste fordelene ved dine projektledelsesværktøjer, skal du virkelig investere i en god løsning. Der er nogle præcise tidsporingsprogrammer, og de vil i sidste ende kunne gøre din virksomhed langt mere fleksibel end nogensinde før. Dette er tilfældet, fordi de vil basere sig på en velkendt platform, Microsoft Outlook. Næsten alle på planeten kender til dette program, og mange mennesker bruger det dagligt. Som nævnt ovenfor er dine medarbejdere allerede bekendt med det. Med dette i tankerne bør du helt sikkert bruge dette til din fordel.

Ved at give dine teams noget velkendt, har de få eller ingen problemer med at logge ind og rapportere deres tid. Inden for få sekunder vil de have deres tid rapporteret, og de vil være klar til at komme videre. Du vil også kunne gøre ting hurtigere for dig selv. Dette vil gøre dit arbejde meget nemmere.

Velegnet til alle

Mens du er ved det, vil du gerne sikre at ingen er udeladt. Du bliver nødt til at sikre at alle er i stand til at bruge dit tidsregistreringsprogram. Hvis de ikke er, vil du spilde dine penge. Derfor er det klogt at investere i en løsning der er kompatibel med Microsoft Outlook-programmet. Ved at vælge et program som dette, kan du garantere at det passer til stort set alle. Dette vil reducere sandsynligheden for at du skal sidde ned og vise dine medarbejdere mere end én gang hvordan man bruger programmet.

Det er derfor, du også gerne vil investere i tidsrapporteringssoftware der tillader flere sprog. Du bør også have mulighed for at oprette og redigere sprogfiler. Dette vil sikre at dit valg af program passer til alle på din lønningsliste. Uanset om de taler engelsk, spansk, fransk, dansk eller andet sprog, kan du garantere at det virker flydende for dem!

Tilgængelighed af Outlook-kalenderrapporter

Det er også vigtigt at sikre, at dit valg af program er tilgængeligt for alle. Der er en god chance for, at nogle af dine medarbejdere har mobiltelefoner eller tablets. Ikke alle vil slæbe rundt på en tung bærbar computer. Og du har måske ikke nok kapital til at investere i bærbare computere til hver enkelt af dine medarbejdere. Det er derfor, du skal vælge et program der er tilgængeligt fra stort set alle enheder. Dine medarbejdere skal kunne rapportere deres tid ved hjælp af Android, iPhone og endda Windows-telefoner. Derefter skal du også kunne styre rapporterne fra disse enheder.

Dette giver dig mulighed for at få de rapporter du ønsker når du er på farten. Selvom du er uden for kontoret, kan du stadig få adgang til timeregistreringssoftwaren for at finde ud af hvordan projektet går.

Optimering af effektivitet med projektovervågningsværktøjer

Det er helt relevant at sikre at din virksomhed arbejder så effektivt som muligt. Der er mange måder at forbedre din virksomheds effektivitet på. Brug af den rigtige tidsrapporteringssoftware vil i sidste ende gøre en enorm forskel. Når alt kommer til alt, vil et af disse programmer hjælpe dig med at fastslå hvor dine medarbejdere bruger størstedelen af ​​deres tid. Er der måder hvorpå deres tid kunne blive bedre brugt? Ville de være bedre til at blive sat på andre opgaver? Ved at bruge dine projektstyringsværktøjer, vil du kunne erhverve de oplysninger du har brug for, for at få en mere præcis forståelse af din virksomhed og dens medarbejdere.

Til gengæld kan du bruge de nyfundne oplysninger til at finde måder at optimere din virksomheds effektivitet på. I det lange løb kan det hjælpe din virksomhed med at gennemføre et projekt så meget lettere.

Meddelelser for manglende registreringer

Du skal også forstå at dine medarbejdere ikke er perfekte. Næsten ingen er. Med dette i tankerne skal du træffe foranstaltninger for at sikre at du og dine medarbejdere får besked om manglende registreringer. Der er en god chance for at dine teams kan glemme at indsende deres tidsregistreringer på et eller andet tidspunkt. Hvis du bruger en pålidelig software til tidsrapportering, er det ikke et problem overhovedet. Softwaren vil straks identificere problemet og sende en meddelelse til de relevante parter.

Dette vil gøre din virksomhed langt mere fleksibel. Tidligere ville du have været tvunget til at jage rundt på kontoret efter medarbejderen. Eller du ville have været forpligtet til at ringe til dem mange gange. Med øjeblikkelige meddelelser kan du springe over hovedpinen og få de oplysninger du har brug for, når du har brug for det.

Tildele tilladelser

Mens de fleste af dine medarbejdere er fortrolige med Outlook, skal du forstå at de alle ikke er meget tekniske. Dette kan skabe et problem for nogle personer. Dette er helt sikkert tilfældet, hvis du giver dem for meget adgang til dit program. Hvis du gør det, er der en god chance for at dine teams vil finde sig selv i gang med at rulle gennem unødige sider igen og igen. Alt de skal gøre er at rapportere deres tid. Der er virkelig ingen grund til at give dem adgang til rapporter og andre funktioner. Det er her, hvor rollebaserede tilladelser kommer ind i billedet.

Rollebaserede tilladelser giver dig mulighed for at bestemme præcis hvem der har adgang til hvad. Du kan gøre det sådan at kun visse mennesker er i stand til at generere og læse rapporter. Dette sikrer at nogle af dine medarbejdere kun vil kunne rapportere deres tid. Til gengæld vil dette holde din virksomhed fleksibel. Du behøver aldrig at bekymre dig om, at de bliver overvældet af softwaren.

Tilføjelse af timepriser

Når du styrer et projekt, skal du holde øje med mange ting. Først og fremmest skal du vide, hvad dine teams laver, og hvor mange fremskridt de har gjort. Du skal også være opmærksom på timepriser. Du skal sørge for at du bruger mindre, samtidigt med at du får klaret mere. Derfor vil et godt tidsregistreringssprogram give dig mulighed for at tilføje timepriser til hver af dine tidsposter. Dette kan hjælpe dig med at bestemme hvor meget et projekt koster dig hver time. Du vil også kunne bruge oplysningerne til at bestemme hvad din virksomheds indtægter er for den pågældende time. Det er nok at sige, at god timeregistreringssoftware giver dig mulighed for at tjene flere penge, end du bruger!

Rapporter ved dine fingerspidser

Endelig er du nødt til at indse at forvaltningen af ​​et projekt handler om at se på rapporterne. Du skal hele tiden se på rapporterne og analysere oplysningerne for at bestemme hvor effektiv og agil din virksomhed egentlig er. Det er derfor at du har brug for et program der vil give dig rapporter med den nøjagtige information du har brug for. Du skal kunne få de rapporter du har brug for inden for få minutter eller sekunder. Det er også en god ide at få tidsregistreringssoftware der giver dig mulighed for at indhente rapporter for specifikke projekter, brugere og endda organisationer.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook
Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook De fleste personer i dag ved hvor vigtigt tidsregistrering af medarbejdere er …

Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer
Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer Uanset din virksomhed eller organisation, er en af ​​de vigtigste råvar …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified