Sådan registrerer du NEMT din arbejdstid i Outlook-kalenderen
Sådan optimeres din arbejdstid i Outlook-kalenderen
Tid er en essentiel ting at have når du er virksomhedsleder. Men for at sikre at du får mest muligt ud af hvad du laver i den tid du har, er det vigtigt at registrere hvert minut af den. Enhver tidsregistrering er bedre at have end ingen overhovedet, men hvilket system du vælger til timeregistrering spiller også en vigtig rolle i forhold til hvordan din virksomhed eller organisation vil trives.
Et kompliceret system kan resultere i at medarbejdere forsømmer at bruge det, hvilket kan være værre end slet ikke at have noget system. Med enkel tidsregistreringssoftware på plads, der arbejder sammen med de programmer du allerede bruger, kan du gøre tingene meget lettere for dig og dine medarbejdere. Fra tidsplanlægning af møder til brug af tidsregistreringer til beregning af tilbud, sikrer tidsrapportering at din virksomhed altid klarer sig bedst muligt.
Få mest muligt ud af din Outlook-kalender
Borte er de dage, hvor du skulle planlægge individuelle møder eller opgaver manuelt. Arbejdets natur har ændret sig dramatisk i de seneste par årtier, og medarbejderne er ikke længere bundet til deres arbejdsstationer.
Microsoft Outlook-kalenderen er et yderst nyttigt og tidsbesparende værktøj, der hjælper dig med at planlægge møder, organisere projektaktiviteter, overvåge medarbejdernes ydeevne og administrere opgaver mere effektivt, hvis du har et ordentligt tilføjelsesprogram til timeregistrering. Plugin-modulet til arbejdstidsregistrering i kalenderen til tidsrapportering hjælper projektledere i høj grad med at organisere og vedligeholde deres daglige, ugentlige og månedlige arbejdsplaner på et enkelt sted, hvilket giver dem det store overblik, der kan vise sig at være nyttigt i ledelsesmæssige beslutningstagninger.
Derudover har et plugin til timesedler i Outlook Kalenderens arbejdstid høj grad gavnet virtuelle teams og fagfolk på farten. Især når tingene er flyttet til de populære ‘arbejd-hjemmefra’-ordninger eller bare arbejder på kontoret, gøres det meget lettere med Outlook-kalenderen at administrere dine daglige arbejdsforpligtelser og holde orden.
Nogle nyttige Outlook-kalenderfunktioner
Hvad er de grundlæggende funktioner i en Outlook-kalender? Hvordan kan jeg tilføje en kommende begivenhed eller planlægge opgaver og aktiviteter i henhold til deres deadlines?
En af de største udfordringer, som vi alle står over for i løbet af en typisk arbejdsdag, er at administrere vores arbejdsrelaterede forpligtelser sammen med vores kolleger, medarbejdere og teammedlemmer. Nutidens virksomhedsmedarbejdere og fagfolk kan drage fordel af tilgængeligheden af praktiske og velintegrerede kalenderfunktioner i deres Outlook.
- Planlægningsassistent: Outlook-kalenderen har en planlægningsassistent, et særligt nyttigt værktøj, der informerer brugeren om tilgængeligheden af en kontakt (kunde, kollega, leder, underordnet etc.) til et kommende møde, som du ønsker at planlægge på en bestemt dag og tid.
- Svar: Outlook-kalenderen leveres også med en mødearrangør, en fremragende funktion der hjælper dig med at overvåge invitationssvar fra modtagere. Du kan nemt holde styr på, hvem der allerede har givet samtykke til at deltage i et møde eller et arrangement, og om du har brug for at sende påmindelser til dem der endnu ikke har svaret på din oprindelige invitation.
- Inviterende deltagere: At invitere folk til det næste møde du vil planlægge, er også ekstremt enkelt og ret ubesværet med Outlook-kalenderens værktøj ‘Inviterende deltagere’. Du kan også planlægge aftaler med kunder ved hjælp af den samme funktion.
Og for alle ovenstående scenarier kan du selvfølgelig nemt bruge din tidsregistreringstilføjelse til Outlook til at rapportere din tid på disse begivenheder, hvilket giver dig endnu flere fordele.
Hvorfor din virksomhed har brug for godt timet tidsrapportering?
Hvis du aldrig har tænkt på at registrere og rapportere tid før, ville du blive overrasket over at vide at mange virksomhedsejere betragter det som levebrødet for hele deres forretningsmodel. Det er en af de mest betydningsfulde ting at gøre, så uundværligt som regnskab, projektledelse eller lønning. Her er nogle af grundene til, at du skal registrere din tid nøjagtigt:
Fakturer dine kunder effektivt
Hvis du er en der fakturerer sine kunder pr. time, skal du være i stand til at registrere tid brugt på at servicere dem, for hvordan kan du ellers vide hvordan du skal fakturere dine kunder? I stedet for at gætte antallet af betalinger hver gang, hvorfor så ikke prøve tidsrapporteringssoftware?
Hvis du arbejder på projekter på fast pris, vil du også vide om projekterne giver økonomisk mening, og om den tid du bruger på dem giver mening.
Du ønsker ikke at sælge dig selv for billigt eller undervurdere den tid du brugte på at afslutte et projekt. Du ønsker heller ikke at overbebyrde dine kunder, da dette kan skade dit langsigtede forhold til dem. Dette kan let klares via tidsrapporteringsprogrammer, der integreres i Outlook-systemer, som du allerede bruger, hvilket vil hjælpe med at inkorporere din fakturerbare tid i fakturaer og tage sig af alt for dig.
Forbedre din omsætning
For at sikre at din virksomhed klarer sig, er det altid bedst at sammenligne den samlede pris du opkræver din kunde med det beløb du har afholdt mens du arbejder på deres projekt. Den eneste måde at finde ud af dine faktiske omkostninger, er at se hvor mange timer du lægger i projektet, og det er her timerapportering kommer ind. Med timeregistrering kan du konstant kontrollere dit budget, når et projekt er i gang. Ikke kun det, men du kan også overvåge, hvordan du og dine teams bruger timerne til at øge overskuddet og få mest muligt ud af din tid.
Opret registreringer af dit arbejde
Bortset fra at give dig vigtige resumédata, sikrer timerapporteringssoftware, at du har en oversigt over hvad dit team har arbejdet med. Dette kan være nyttigt i mange situationer. Nogle gange kan kunder spørge dig, hvorfor du brugte så meget tid på et projekt, og det er altid praktisk at have en oversigt over dit arbejde. Med det rette tidsrapporteringsværktøj er alt hvad du skal gøre, at generere din rapport, og detaljerne er allerede nævnt derinde.
Lær at lave nøjagtige skøn
De projekter du har en oversigt over ved hjælp af tidsrapporterings- og registreringssoftware, kan bruges som en guide til at estimere hvor lang tid dine fremtidige projekter kan tage. Ingen kunder kan lide det, når du ikke kan levere til tiden. Alternativt, når du ved hvor lang tid dit projekt tager, kan du hyre personale og planlægge dit teams strategi i overensstemmelse hermed. Dette gør det mindre sandsynligt for dig at overbooke nogen. Med mere nøjagtig planlægning og prognoser, påtager du dig kun det arbejde, som du og dit team kan håndtere effektivt.
Hvad med interne projekter og ikke-fakturerbare projekter?
Du tænker måske at tidsregistrering kun er for organisationer, der fakturerer kunder. Sagen er dog, at selvom du ikke fakturerer kunder eller ikke arbejder på fakturerbare projekter, skal du stadig vide hvordan tiden bruges. Dette er for at sikre at du bruger dine ressourcer på den bedste måde og på de rigtige aktiviteter og projekter.
Dette kan også hjælpe dig med at få et overblik over den tid dine medarbejdere bruger, og se om du har brug for at tilføje flere ressourcer til et bestemt projekt eller område.
Tips til brug af Outlook-kalenderen
Okay, vi forstår alle og anerkender værdien af timeregistrering på alle professionelle arbejdspladser, men virkeligheden er, at ikke alle i organisationen nødvendigvis er en kalendernørd! De fleste medarbejdere bruger Outlook-kalenderen i et vist omfang i deres daglige rutiner, men de udnytter ikke det fulde omfang af værktøjets anvendelighed. Her er nogle tips til medarbejdere til at optimere brugen af Outlook-kalenderen i deres arbejdstid.
- Indstil dine arbejdstider: Indstilling af arbejdstid i Outlook-kalenderen betyder at du ikke ender med at flytte møder igen og igen eller håndtere ubelejlige mødeindkaldelser.
- Ikke på kontoret: Når du tænker at du vil være væk fra kontoret i et stykke tid for at tage dig af et ærinde eller ikke kan nås i en time eller deromkring, skal du blot markere den tid i din Outlook-kalender . På denne måde kan andre se at du ikke er tilgængelig, og kalenderen springer automatisk disse tidsblokke over, hvis nogen vil planlægge et møde eller en aftale med dig.
- Administrer vigtig information: Når du opretter aftaler i din kalender, kan du tilføje yderligere oplysninger om, hvad posten handlede om, hvad du gjorde osv. Alt dette skal også automatisk inkluderes i din tidsregistreringsløsning til Outlook.
Hvorfor skal du være på udkig efter en god løsning?
Nogle forretningsfolk fokuserer ikke på fordelene ved timerapportering når de driver deres virksomhed. Dette kan føre til at der dannes et svagt led i din virksomhed, da tidsrapportering er afgørende for enhver ny kunde du vil fakturere, eller bare for at holde øje med alle dine aktiviteter. Med tidsregistrering af din Outlook-kalenders arbejdstid, kan du træffe mere intelligente beslutninger vedrørende din virksomhed, såsom hvordan du tildeler ressourcer til et projekt, hvordan du overvåger medarbejdernes præstationer, hvordan du vælger at planlægge din tid og endda hvordan du ender med at bruge din dag .
Det mest almindelige problem der opstår, er ikke at vide hvor mange timer dit team har arbejdet for dig det år, måned, uge eller dag. Tidsregistreringssoftware, der integreres med din kalender, er et afgørende første skridt for at undgå uoverensstemmelser i dine arbejdsoptegnelser. Som sådan giver Outlook-arbejdstidsværktøjer dig uvurderlige oplysninger, der yderligere mindsker enhver arbejdsrelateret ineffektivitet.
Da verden overfører flere og flere af sine data online, bliver tiden med at lave papirarbejde overflødig. Med en god timeregistreringssoftware og yderligere Outlook-arbejdstimefunktioner kan du ikke kun spare en masse penge på kontorforsyninger, der kræves for manuel tidsregistrering, men du sparer også dig selv energien ved at håndtere papirarbejdet senere.
Optimer din arbejdstid i dag!
Med de data du indsamler over tid ved hjælp af et tilføjelsesprogram til at spore din Outlook-kalenders arbejdstid, kan du estimere hvor lang tid det tager dig og dit team at gennemføre en bestemt opgave eller et projekt. Derfra kan du vurdere, om:
- Du prissætter dine projekter eller produkter korrekt;
- Du bruger mere tid end du burde på visse projekter;
- Du har lidt ekstra tid til at passe ind og levere et produkt af højere kvalitet og højere ydelse.
Tidsregistrering med kalenderintegration fokuserer også på opgaver, der normalt ikke rapporteres. Opgaver som projektkommunikation, kundeopkald, opgavestyring og møder har en tendens til at tage en stor del af vores tid, men de tages normalt ikke med i betragtning og rapporteres bestemt ikke. Tidsregistreringssoftware med kalenderarbejdstid giver den ekstra fordel ved at blive integreret med alle de digitale værktøjer du allerede bruger dagligt, så din virksomhed forbedrer sig hele tiden og bliver bedre med tiden.
God tidsregistreringssoftware med kalenderintegration skal ikke blot have en enkel, brugervenlig grænseflade, men det er vigtigt at de er kompatible med Microsoft Outlook for at gøre det så nemt som muligt for både din ledelse og dine medarbejdere.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
