Sådan registrerer du tid i Outlook med et Outlook-tidsregistreringsværktøj – Tips til at få medarbejderne til nøjagtigt at indsende timesedler

Sådan registrerer du tid i Outlook med et Outlook-tidsregistreringsværktøj - Tips til at få medarbejderne til nøjagtigt at indsende timesedler
Sådan registrerer du tid i Outlook med et Outlook-tidsregistreringsværktøj – Tips til at få medarbejderne til nøjagtigt at indsende timesedler

Som du sandsynligvis ved, skal du have styr på ​​flere ting på én gang for at drive en succesrig virksomhed eller organisation, og fokusere på de forskellige aspekter af din virksomhed, der hjælper med at gøre den til en succes.

Hver sektor i din virksomhed har sin egen rolle at spille, hvad enten det er økonomi, medarbejderadministration, logistik, løn, kundeservice eller noget andet.

Det er unødvendigt at sige, at du er nødt til at afsætte en masse timer og en masse arbejdskraft til at drive en stor og succesrig virksomhed, hvilket er derfor at du skal tage al den hjælp du kan få, når det drejer sig om at drive og strømline din virksomhed.

I denne artikel ser vi på hvordan du registrerer tid i Outlook med et Outlook-tidsregistreringsværktøj, specifikt ser vi på hvordan du får dine medarbejdere til at rapportere deres tid, tage tidsrapporteringen til sig og indsende timesedler nøjagtigt og til tiden.

Timeregistreringssoftware er enormt fordelagtigt både for ledere af store og små virksomheder og organisationer, især når dine medarbejdere også støtter op om det.

Hvordan du registrerer tid i Outlook med et Outlook tidsregistreringsværktøj.

Se efter et cloud-baseret system

På trods af det faktum at der stadig er stor plads i erhvervslivet for pen og papir, skal det undertiden siges at omfavnelse af moderne teknologi fra det 21. århundrede er vejen frem at gå, og det er sandere end nogensinde når det kommer til at registrere tid.

For at gøre det muligt for dine medarbejdere at rapportere deres tid nøjagtigt, skal du sørge for at lede efter en timeseddel-løsning, der benytter cloud-baseret software.

Cloud-baserede systemer hjælper med at gøre timerapportering lettere end nogensinde, da der ikke er behov for overdrevent brug af papir og billige engangskuglepenne, og derudover, da det gøres via skyen, er dette gavnligt for medarbejdere der arbejder væk fra kontoret.

Medarbejdere kan rapportere deres tid med et tryk på en knap, hvilket vil hjælpe med at få dem om bord, da det vil forenkle driften enormt.

Forklar hvordan et Outlook-tidsregistreringsværktøj fungerer

Når du beslutter dig for at implementere timerapporteringssoftware på din arbejdsplads, skal du ikke blive overrasket over at blive mødt med en vis modvilje og måske endda modstand fra nogle af dine medarbejdere.

Nogle medarbejdere kan i første omgang betragte software til tidsrapportering som en invasion af deres privatliv på arbejdspladsen og grundlæggende se det som software designet til at gøre det muligt for ledelsen at spionere på dem og sikre at de ikke slapper for meget af eller manipulerer deres timer.

I virkeligheden er tidsrapportering der for at hjælpe medarbejderne, og du er nødt til at lade dine medarbejdere vide dette.

Forklar, hvordan det fungerer, og forklar at det giver dig mulighed for at sikre at de bliver betalt retfærdigt, at de får den fri og ferie de har krav på, og at de ikke bliver belastet med for meget arbejde.

Tidsregistrering giver medarbejderne mulighed for at logge deres fremskridt på bestemte opgaver, og hvis en medarbejder er blevet tildelt for meget arbejde og falder bagud, vil dette afspejles i den tidsregistreringsdata de leverer, og det giver ledelsen mulighed for at hjælpe dem.

Giv træning i de tidlige stadier i hvordan du registrerer tid i Outlook

Når du beslutter at implementere software til timeregistrering som en del af din virksomhed, er det bedst at give dine medarbejdere uddannelse for at vise dem præcist hvordan det fungerer.

Hvis du for eksempel vælger en løsning der integreres med Outlook som et Outlook-tidsregistreringsværktøj, skal medarbejderne få vist hvordan man bruger softwaren med Outlook for at få mest muligt ud af det.

Hvis de undrer sig over hvordan man registrerer tid i Outlook, skal du sørge for den uddannelse der er nødvendig, for at vise dem hvordan de gør det effektivt og let.

Når de først selv ser hvor nemt det er at bruge et Outlook-timeregistreringsværktøj, vil de ønske at du havde besluttet at implementere det for måneder siden.

Indstil påmindelser

En anden grund til at bruge et Outlook-timerapporteringsværktøj, er det faktum at du kan bruge det til at indstille påmindelser gennem funktioner som Outlook-kalenderen integreret med en ordentlig timeregistreringsløsning.

Nogle gange er det ikke fordi medarbejdere med vilje har undladt at indsende deres timesedler eller rapportere deres tid, det skyldes simpelthen at de har haft så travlt at de har glemt det.

For dem der spekulerer på hvordan man registrerer tid i Outlook, er det faktisk en meget ligetil proces, og når du først har fået styr på det, skal du sørge for at gå videre og indstille påmindelser til automatisk at minde medarbejderne om at registrere deres tid og fremskridt.

Til sidst vil de blive så vant til at gøre det, at der ikke længere kræves påmindelser, men indtil det sker, er indstilling af påmindelser en meget effektiv måde at få dem ind i vanen på.

Brug dataene til at give feedback

Hvis du virkelig ønsker at vise dine medarbejdere hvor effektiv timeregistreringssoftware kan være, hvorfor så ikke gå videre og bruge dataene fra hver timeseddel til at give feedback til den pågældende medarbejder?

Du kan f.eks. give månedlige vurderinger for at lade medarbejderne vide hvor godt de klarer sig, hvor de står i virksomheden, og hvor de kunne være på vej i fremtiden.

Hvis du for eksempel kan se fra dataene, der leveres fra en bestemt medarbejders timesedler, at de konsekvent overholder tidsfrister, ofte afslutter forud for tidsplanen og har en enestående fremmødestatistik, er dette alt sammen meget positivt og lovende og kunne bruges som et middel til positiv forstærkning.

Hvis du på den anden side kan se at en medarbejder kæmper inden for et bestemt område, kan du bruge dataene, ikke til at disciplinere dem, men til at finde ud af, hvad problemet er, og enten tildele ekstra arbejdskraft om nødvendigt, eller måske ekstra uddannelse, hvis det er nødvendigt.

At se alt på skærmen, helt klart, kan hjælpe dig med at vurdere din medarbejders styrker og svagheder.

Straf ikke medarbejdere

Nogle virksomheder driver en belønning/strafordning i arbejdet, baseret på data leveret af software til timeregistrering. Ifølge mange førende fagfolk er dette imidlertid ikke befordrende for at drive en virksomhed.

Hvis du kan se fra de indsendte timesedler, at en medarbejder falder bagud i deres arbejde, skal du ikke bruge disse data som en undskyldning for at disciplinere dem og lægge dem under mere pres, i stedet, som vi nævnte før, skal du bruge dem til at finde ud af hvad problemet er, og give en løsning.

Hvis du straffer medarbejdere og disciplinerer dem baseret på timeseddeldata, skaber dette ofte en negativ atmosfære på arbejdspladsen, og det vil også resultere i at medarbejdere forbinder Outlook-tidsregistreringsværktøjet med negativitet.

Så sørg for at du følger ovenstående punkter for at sikre at dine medarbejdere tager løsningen til sig og ved hvordan man registrerer tid i Outlook på den bedst mulige måde.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: