Software til medarbejder-tidsregistrering – Hvorfor og hvordan du får det bedste

Software til medarbejder-tidsregistrering - Hvorfor og hvordan du får det bedste
Software til medarbejder-tidsregistrering – Hvorfor og hvordan du får det bedste

Hvorfor registrere tid, og hvem er det til?

Virksomheder af enhver art, der har medarbejdere der bruger det meste af deres tid på at arbejde på computere, eller de medarbejdere der bruger meget tid uden for kontoret, er dem der kan få mest ud af det, hvis de registrerer deres tid. Nogle virksomheder der oplever at tidsregistrering er det mest nyttige værktøj, inkluderer, men er ikke begrænset til:

  • Virksomheder der tilbyder deres medarbejdere fleksibel arbejdstid;
  • Virksomheder der har brug for at arbejde med flere kunder og har brug for at fakturere dem pr. time for de leverede tjenester;
  • Virksomheder, der opfordrer til at arbejde hjemmefra;
  • Organisationer, der har brug for at vide, hvordan de bruger deres tid på forskellige områder (også interne aktiviteter);
  • Enhver virksomhed der ønsker at forbedre medarbejdertilfredshed, rentabilitet og produktivitet.

Tidsregistrering af medarbejdere i Outlook giver virksomheder mulighed for at dokumentere og spore tidsposter fra deres medarbejdere til lønningsformål. Derudover kan et sådant værktøj også bruges effektivt til at registrere freelancer- og kunderegistreringer for leverede tjenester. Dette letter i høj grad den ellers komplekse proces med kundefakturering.

Selvom du ikke fakturerer kunder, giver det stadig god mening at vide hvordan dine medarbejdere bruger deres tid på forskellige områder, så du kan optimere i overensstemmelse hermed.

Hvorfor og hvordan medarbejder-tidsregistrering er vigtig

Der kan være et uendeligt antal grunde til at folk og virksomheder registrerer deres arbejdstid. Fra styring af projekter til oprettelse af fakturaer til kunder og modtage betaling, kan medarbejdertidsregistreringssoftware vise sig at være essentielt i forhold til at registrere fremskridt med forskellige opgaver, der er tildelt forskellige personer, samt sikre at projekter ikke koster flere penge at gennemføre, end de rent faktisk bringer ind, og også for blot at sikre at projekter holder sig på rette spor.

  • Identifikation af ikke-vigtige opgaver: Software til medarbejder-tidsregistrering hjælper medarbejdere med at slippe af med uproduktive aktiviteter og erstatte uvigtige opgaver med mere produktive. Data præsenteres i form af rapporter og timesedler, så medarbejderne kan indarbejde dem i deres projektplaner og undgå at spilde tid på opgaver, der ikke bidrager til forretningen. Kobling af medarbejderes arbejdstidsregistrering med projektopgavestyring er en stor fordel ved tidsrapporteringssoftware integreret med Outlook-kalenderen.
  • Forbedring af nøjagtige tidsestimater: Tidligere historik for registrerede tidsposter kan bruges som model for planlægning og udførelse af fremtidige projekter. En softwareløsning til medarbejder-tidsregistrering kan hjælpe dig med at foretage bedre tidsestimater, tildele mere meningsfulde projektfrister og overvåge medarbejdernes præstationer på daglig basis. For eksempel kan ledelsen på baggrund af deres optegnelser over tidligere præstationer overvåge, om en bestemt person er i stand til at afslutte et projekt til tiden.
  • Fair kompensation: Brug af en medarbejder-tidsregistrering-plug-in med Outlook kan hjælpe virksomheder med at få mest muligt ud af den kompensation, de fortjener. Ved at eliminere potentielt gætteri fra fakturering, især med problematiske kunder, vil et timeregistreringsværktøj muliggøre en rimelig kompensation for tjenester, der leveres i form af fast bevis for udført arbejde.

Kan Outlook-timeregistrering være godt for din virksomhed?

Selvom der kan være hundredvis af måder at holde styr på tid på arbejdspladsen, er det fornuftigt at en virksomhed skal vælge den mindst bøvlede tilgang. God timeregistreringssoftware til medarbejdere, der også er integreret med en kalenderfunktion, er en af ​​de mest bekvemme og mest hensigtsmæssige måder at styre medarbejdernes tid i et professionelt organisatorisk miljø.

Der er en god chance for at du muligvis allerede bruger Outlook på din arbejdsplads til at styre emails, planlægge begivenheder og holde styr på vigtige data, herunder opgaver, aftaler, kontakter og noter. Med tilføjelsen af ​​et tidsregistrerings-plug-in kan du nu konvertere alle dine Microsoft Outlook-kalenderposter til timeregistreringer. Hvis din virksomhed vokser, vil højkvalitets og brugervenlig medarbejdertidsrapporteringssoftware vise sig at være både praktisk og produktivt.

Fordele for eksterne og virtuelle teams

Det kan undertiden vise sig at være udfordrende at få en rimelig kompensation, når din kunde ikke ved hvor meget der er brugt på et projekt. Når du bruger en timerapporteringsløsning, især en der er forbundet til en online platform eller en der kan vises og opdateres på en hvilken som helst enhed med jævne mellemrum, samt integreres med Microsoft Outlook, kan det tilbyde eksterne teams flere fordele.

  • Teams der arbejder eksternt eller virtuelt, har en let visuel gengivelse af den tid de brugte på at arbejde, som de kan dele med kunder, som derefter kan tage det i betragtning når de vurderer projekter og ydede tjenester.
  • At arbejde alene kan være mentalt udmattende, især når du ikke har nogen til at motivere dig. Med tidsregistreringssoftware forbliver teammedlemmer motiverede og produktive, da de kan se hver enkelt persons bidrag.

Fordele for medarbejdere på kontoret og i marken

Hvis en virksomhed har medarbejdere, der har brug for at arbejde både på kontoret og i marken, kan det være vanskeligt og tidskrævende at kommunikere fremskridtene for et bestemt projekt eller tage bekymringer over problemer op. Med software, der har online integration:

  • Ledere og supervisors kan holde styr på fremskridt og tildele yderligere ressourcer inden problemer opstår.
  • Sikre at alle medarbejderens fremskridt og bidrag er korrekt dokumenteret, så de ikke utilsigtet underkompenseres.
  • Sikre effektiv og detaljeret kommunikation mellem teams på kontoret og i marken, og generelt forbedre kvaliteten af ​​kommunikationen.

Fordele for virksomheder der har høj kundeinddragelse

Når kunden ved hvad der foregår, og hvor langt et projekt er kommet, er der mindre stress på arbejdspladsen. Når kunder har mulighed for at se hvilke ressourcer der er brugt, og hvor lang tid en bestemt opgave har taget, er den skabte gennemsigtighed uden sidestykke.

  • Når en kunde modtager nøjagtige og ajourførte oplysninger om deres projekter og præcise skøn over omkostningerne, opnås en større følelse af tillid og pålidelighed.
  • Kunderne faktureres mere præcist, og virksomheden kompenseres i henhold til de faktiske ressourcer og tid, der blev brugt på at gennemføre et projekt.

Forbedring af produktiviteten = større fortjeneste

Enhver virksomhed der ønsker at forbedre sin produktivitet, skal registrere tid. Når produktiviteten forbedres, øges overskuddet som regel også. Virksomheder der bruger software til medarbejder-tidsregistrering er:

  • Opmærksomme på deres kapacitet;
  • I stand til bedre at håndtere deres arbejdsbyrde;
  • I stand til at give bedre skøn over udgifter og deadlines;
  • Kunne estimere mere nøjagtigt, hvor meget arbejde de kan tage i en bestemt varighed ved at være opmærksomme på deres produktivitetsniveauer.

Software til medarbejder-tidsregistrering gør livet let

Når du bruger software integreret med Outlook til registrering af medarbejdere, sparer du enorme mængder tid. Når rapporter, fakturaer og kommunikation automatiseres og administreres af Outlook tidsregistreringssoftware, behøver du kun at fokusere din energi på vigtigere opgaver.

Hvis en virksomhed opererer uden dedikeret software til tidsregistrering, kan du forvente at ledere bruger meget tid på manuelt papirarbejde.

Med timeregistreringssoftware kan både teams og supervisors allokere deres tid til at gennemføre aktiviteter, der har et højere afkast og større fortjenstmargen, eller aktiviteter der har brug for mere fokus og tid, uden at stresse sig selv.

Ledelse af teams

Uanset om det er et team på 2 eller 200, er kommunikation nøglen til at nå målene effektivt og rettidigt. Med større teams er det normalt mere udfordrende at holde styr på flere samtidige projekter og deres fremskridt samtidigt. Der kan også være tilfælde, hvor teammedlemmer ikke kender deres fulde andel af arbejdet eller overskrider en andens domæne.

Brug af et Outlook-tidsregistreringsværktøj kan hjælpe med at minimere sådanne problemer og løse potentielle konflikter i forhold til arbejdsbyrde og teambidrag. Brug af et timeregistrering-plug-in med kalenderintegration kan også hjælpe med at organisere teams og prioritere opgaver mere nøjagtigt og effektivt for at nå delte teammål såvel som eventuelle personlige mål.

Holder medarbejdermotivationen høj!

Når tiden registreres og redegøres for i nøjagtige termer, og sådanne data er tilgængelige for alle i organisationen, bliver det muligt at sammenligne dine fremskridt med dine kolleger såvel som teammedlemmernes fremskridt. Dette indfører en sund kultur af vækst og produktivitet på arbejdspladsen. Når medarbejdere ser andre teams eller enkeltpersoner udvikle sig og vokse, begynder de at sammenligne:

  • Hvordan afslutter Ole altid denne opgave hurtigere end mig?
  • Jeg brugte så meget tid på urentable aktiviteter, hvordan kan jeg være mere produktiv?
  • Jeg vædede med Christine, om hun kunne slå mine resultater!

God medarbejder-tidsregistreringssoftware skal kunne hjælpe virksomheder med at administrere både medarbejdernes tid og projekternes varighed ét sted samtidigt. Et tilføjelsesprogram til medarbejder-timeregistrering fungerer endnu bedre når det er koblet med yderligere funktioner, såsom en kalender. Med medarbejdernes timeregistrering, ressourceplanlægning, opgavestyring og projektovervågningsfunktioner, vil medarbejder-tidsregistreringssoftware i høj grad gavne virksomheder, med at balancere deres forskellige tid, menneskelige ressourcer og budgetkrav.

Medarbejder-tidsregistrering er en gnidningsfri del af virksomheden

Virksomheder og brancher bygger i dag på fakturerbare timer samt fastpris-projekter. For andre virksomheder og organisationer er det også vigtigt at vide hvordan tid bruges på forskellige områder. Mange organisationer mangler en ordentlig ramme til at registrere medarbejdernes tid, så de har aldrig en reel forståelse af hvor meget tid der kræves for at gennemføre et projekt eller en aktivitet, og hvor meget tid en person bidrager til et projekts afslutning. Med Outlook-tidsregistreringssoftware til medarbejdere, kan alle typer kapacitets- og produktivitetsproblemer samt kundefakturering og projektprognoser hurtigt løses og forbedres betydeligt.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: