Software til projekt-tidsregistrering – Sådan får du den rigtige

Software til projekt-tidsregistrering - Sådan får du den rigtige
Software til projekt-tidsregistrering – Sådan får du den rigtige

Tidsregistrering hjælper dig med at overvåge antallet af timer, du har brugt på individuelle projekter og flere projekter. Denne gennemsigtighed er utrolig nyttig, når det kommer til at få et overblik over hvordan tiden bruges, samt at bestemme præcisionen og produktiviteten af ​​dine medarbejderes arbejdsestimater.

Software til projekt-tidsregistrering er vigtig for udbydere af tekniske og professionelle tjenester, organisationer der har brug for at se deres timer på interne projekter, virksomheder der ansætter personale på timebasis, freelancere og meget mere. Så stort set alle organisationer, der har brug for at vide hvordan de bruger deres tid.

Software til timeregistrering kan tilskynde medlemmerne af dit team til at knytte tiden til aktiviteter bekvemt ved hjælp af en Outlook-integreret timeseddel-software. Softwaren skal også give dig adgang til samt dele rapporter om tid brugt på projekter, organisationer og aktiviteter. Dette giver dig mulighed for at have overblik over dine team-medlemmers ansvar og eventuelt dele disse data med andre interessenter, for eksempel ledelse, kunder og investorer.

Hvordan fungerer software til projekt-tidsregistrering?

Med software til projektregistrering kan du nemt overvåge de investerede timer i dine projekter og opgaver ved at tilføje tidsregistreringer for projekter sammen med samtidigt at kunne generere rapporter relateret til tid.

Indtastning af data relateret til tid

Når du vælger en timerapporteringsløsning, kan du gå efter en mere gammeldags tilgang hvor dine brugere ville skulle indtaste deres tid manuelt enten på papir eller måske et regneark. På den anden side kan du også vælge en løsning der integreres med det du allerede bruger som kalender, for eksempel Outlook, og udnytte det til din fordel. Denne tilgang er normalt en del bedre.

Rapportering af tid gør det muligt for dine medarbejdere at vælge et projekt og korrekt registrere hvor mange minutter eller timer de har arbejdet med det. Den største fordel ved denne løsning er den hurtige og enkle tidsregistreringsprocedure. Du behøver ikke være bekymret for at starte og stoppe en timer, mens du gennemgår dine tildelte opgaver; du skal blot bruge dine Outlook-kalenderposter som basis for din tidsrapportering.

Software til projekt-timeregistrering kan bruges til semi-automatisk overvågning og logføring af tid brugt på forskellige opgaver. Ved hjælp af en Outlook-tilføjelse, som TSR, opretter dine medarbejdere simpelthen en aftale, som de normalt ville, og tilføjer derefter den korrekte organisation, projekt og aktivitet.

De fleste medarbejdere er meget disciplinerede med hensyn til vedligeholdelse af deres Outlook-kalender, så at bygge videre på det vil gøre din tidsrapportering endnu mere præcis. Denne løsning vil også øge tillid og moral hos klienter og aktionærer, hvilket er vigtigt hvis prisfastsættelsesstrategien for dit projekt er afhængig af arbejdsbyrden, og især hvis du opkræver penge for dine timer.

Selvom du ikke opkræver betaling for din tid, er det vigtigt at vide hvordan den bruges, da du altid har en omkostning forbundet med den.

Hold en fortegnelse over arbejdede timer

Det bedste ved software til projekt-tidsregistrering, er at det giver dig en række måder at registrere de timer du og dine medarbejdere har arbejdet på. Du kan se dine rapporterede timer i henhold til aktiviteten, i henhold til projektet og i henhold til den medarbejder, som det blev tildelt.

  • I henhold til aktiviteten: Visning af timer i henhold til aktiviteten hjælper dig med at håndtere opgaver i dybden uden at skulle ’micro-manage’ alle dine medarbejdere. For det første kan du hurtigt se hvilke projekter der går ud over budgettet, eller hvilke der er bagefter. Registrering af timer på aktivitetsniveau kan også hjælpe med at lave økonomiske prognoser og udgiftsstrategier til andre lignende projekter.
  • Ifølge projektet: På den anden side hjælper brugen af ​​et software til projekt-timeregistrering dig med at se tingene, ikke kun i et bredere perspektiv, men også at se det større billede. Dette giver dig mulighed for let at analysere projektets kumulative vækst, effektivitet og ydeevne.
  • Ifølge medarbejderen: Du kan også rapportere medarbejdernes tid, så produktiviteten og effektiviteten af ​​dit personale kan ses og evalueres. Dette er meget relevant, ikke kun hvis dine medarbejdere betales på timebasis, men det er også gavnligt og relevant for lønnet personale.

Projekt-tidsrapporteringssoftware er også en god løsning, hvis du har brug for hjælp til at holde øje med og lette byrden og omfanget af arbejdet. For eksempel, hvis du tjekker posterne i timeregistreringssoftwaren og opdager at et team-medlem har logget over 60 timers arbejde i den foregående uge, mens en anden medarbejder kun har logget 30, vil du vide at det er på tide at omfordele opgaverne og ansvar.

Generer rapporter

Den bedste slags Outlook-integreret software til projekt-tidsregistrering hjælper dig med at generere nyttige rapporter.

Tidsrapporteringssoftware giver en oversigt over hver medarbejders pligter over en bestemt periode og de timer hver af dem har lagt i de tildelte opgaver.

Digitale timesedler i timeregistreringssoftware er en gave til dit team, da de hjælper dem med at holde styr på og øje med deres egne fremskridt i din virksomhed. De giver dit personale adgang til en enkelt platform, hvor de kan holde øje med hvad de har brug for at opnå hver uge, og hvordan hver opgave de udfører, skrider frem.

Tidsrapporter er de analyser og dokumenter, som du og andre personer i din virksomhed har brug for, for at gennemgå og evaluere. Og ved hjælp af en ordentlig softwareløsning er dit job nu nemmere end nogensinde.

Med den rigtige løsning bør du have let adgang til rapporter, der viser nøjagtigt hvordan tiden er brugt og i hvilke områder, så du kan optimere i overensstemmelse hermed.

Dette kan derefter deles med interessenter, såsom din bestyrelse, projektledere eller kunder.

For eksempel, i tilfælde af at du har brug for at kommunikere med kunden om hvor længe dine medarbejdere har brugt på deres projekter i den foregående måned, vil tidsrapporter genereret af softwaren til projekt-tidsregistrering vise sig at være utroligt hjælpsomt.

Hvad er fordelene ved software til projekt-tidsregistrering?

En af de største udfordringer du vil stå over for som arbejdsgiver eller virksomhedsleder, er at komme med måder til at registrere dine medarbejders fremskridt og succes, uden at ’micro-manage’ dem. Lad os være ærlige, ingen kan give et projekt sit absolut bedste, hvis de ved at deres leder konstant kigger over skulderen på hvad de laver eller ikke laver.

Det er her, timeregistreringssoftware kommer ind i billedet. Outlook-integrerede timeregistreringsløsninger er blevet værdifulde værktøjer for mange organisationer til at give interessenter og virksomhedsledere så meget viden som muligt. Nogle af deres fordele er angivet nedenfor:

  • Software til projekt-tidsregistrering kan forhindre dig i at blive udsat for et stort tilbageslag eller overbebyrdet tid i et projekt, da du får gennemsigtig adgang til dine medarbejderes fremskridt uden at du konstant skal puste dem i nakken.
  • De fleste moderne organisationer bruger i dag alle denne software til at forbedre deres arbejdsproduktivitet og for at sikre at deres teams er på rette spor.
  • Du kan følge produktivitet og fremskridt i realtid med timerapporteringssoftware og registrere de nødvendige data til pålidelige fremtidige projektvurderinger.
  • Oplysninger indsamlet fra denne type løsning kan også hjælpe med at identificere presserende bekymringer omkring dine medarbejdere og aktiver, der er involveret i et bestemt projekt.
  • Når du ser på resultaterne af timesedler og tidsrapporter, kan du også finde måder at arrangere dine medarbejderes arbejdsbyrder for at øge produktiviteten.
  • Du kan også forhindre misforståelser og identificere dyre og spildte strategier i dine projekter ved at måle varigheden af ​​projekterne og sammenligne dem med udgifter, branchestandarder og relaterede projektaktiviteters fremskridt.

Hvis du er på udkig efter den bedste software til timeregistrering, skal du kigge efter en løsning der er integreret i din Outlook-kalender.

Altså

Opbygning af et langsigtet og pålideligt forhold til dine kunder, medarbejdere og interessenter er nu blevet en vigtig komponent i at drive god forretning og ledelse, især hvis du registrerer den tid du og dine medarbejdere bruger på at arbejde. Ved at indstille og forpligte sig til realistiske projekter og deadlines spiller software til projekt-tidsregistrering en vigtig rolle i ikke kun at vide hvordan du bruger din tid, men også hvordan du kan optimere den på den bedst mulige måde.

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu