Software til tidsregistrering – 6 bedste metoder for projekttidsregistrering

Har du det nogensinde sådan at uanset hvor tidligt du vågner om morgenen, hvor organiseret du er, og hvor tidligt du starter, er du stadig ved at løbe tør for tid, og ønsker at der var flere timer i døgnet? Hvis ja, så velkommen til erhvervslivets hektiske verden.

Vi ved at tid er penge, og vi ved at det at drive en virksomhed tærer på din tid, så man skulle tro at det ikke passede, men det betyder ikke at der ikke er ting du kan gøre for at vende tiden til din fordel. Hvad angår projekttidsregistrering, viser tidsregistreringsprogrammer og -software sig at være meget værdifulde aktiver på arbejdspladsen.

Software til registrering af tid er designet til at gøre det muligt for arbejdsgivere og medarbejdere at registrere og logge den tid de bruger på at arbejde, og faktisk for at se i detaljer hvor meget tid de afsætter til hver specifik opgave.

Ved at bruge software til tidsregistrering, kan du se hvor meget tid der bliver brugt på arbejde, og du kan se hvor tid og ressourcer bliver brugt. Tidsregistreringssoftware er et meget værdifuldt forretningsaktiv at have, og hvis du tænker på at investere i det, er her 6 af de bedste projekttidsregistreringsmetoder at følge.

Brug en prøveversion i de tidlige stadier

Hvis du har besluttet at projekttidsregistreringssoftware kunne være noget for dig og din organisation, skal du sørge for at bruge en prøveversion i de tidlige stadier. De fleste softwarevirksomheder vil tilbyde dig en prøveversion for eksempel på 1 måned, hvor du kan afprøve softwarens funktioner.

Husk at tidsregistreringssoftware er nyt for dig, hvilket betyder at det sandsynligvis også er nyt for dine medarbejdere. Beslut dig ikke bare en dag for at implementere softwaren og kast dine medarbejdere ud i det uden træning eller øvelse, for slutresultaterne bliver ikke smukke.

Som med enhver ny software eller forretningsmodel skal du give dine medarbejdere masser af varsel, fortæl dem hvad softwaren er, fortæl dem hvornår den går i luften, og sørg for at give masser af træning og øvelser på forhånd.

Hvis din organisation for eksempel er stor, skal du ikke rulle tidsregistrering ud til alle afdelinger med det samme, prøv det i stedet i én afdeling, vent på at de får styr på det, og når de har fået styr på det, så rul det ud til næste afdeling, og så videre.

Prøveversioner er gode, fordi du kan se hvor godt din arbejdsstyrke har taget softwaren til sig, plus du kan se hvor godt det forbedrer din virksomhed og medarbejdernes output generelt.

Vent dog ikke for længe

Når ovenstående så er sagt, hvis du har fundet en god løsning, der passer til dine behov, skal du rulle den ud så hurtigt som forsvarligt muligt, så alle hurtigt kan drage fordel af det.

Tilføj noter til tidsindtastning

Først og fremmest er en af de bedste måder at få mere ud af din tidsregistreringssoftware på, ved at tilføje noter til tidsindtastninger.

Tilføjelse af noter til dine tidsregistreringer er fordelagtigt, fordi de giver dig mulighed for at se og fremlægge bevis på arbejdet. Dette er ikke for at du kan holde styr på dine medarbejdere og sikre at de udfører det arbejde de burde gøre, det er for at du kan levere bevis for arbejdet og den tid det tager, til kunderne.

Hvis du f.eks. har en kunde der anmoder dig om et projekt inden for et bestemt tidsrum, men du tilfældigvis ved at du og dit team ikke kan få det gjort inden for denne mængde tid, kan du bruge noter fra dine tidsregistreringer med din software til registrering af tid, for at vise dem at den deadline de anmoder om, bare ikke er gennemførlig.

En anden fordel ved noter til din timeregistrering, er at det lader dig kigge tilbage og se hvad der virker og ikke virker. Hvis der var et projekt med 2 ansatte i gang med det, som stadig overskred deadline med en betydelig margin, viser det at 2 medarbejdere ikke er nok, og du kan så tildele yderligere arbejdskraft i fremtiden.

Brug påmindelser

Når du bruger et tidsregistreringsprogram eller -software, er en anden måde at få mere ud af softwaren på, ved at bruge påmindelser.

Find en løsning der integrerer med Outlook for eksempel, da du på denne måde kan synkronisere den med Outlook-kalenderen, så du kan sætte påmindelser til dig selv og dine medarbejdere, på bestemte datoer og på bestemte tidspunkter.

Ved at bruge en projekttidsregistreringsløsning, der integreres med Outlook, kan du indstille påmindelser for at sikre at deadlines overholdes, og for at sikre at du og din arbejdsstyrke ved præcis hvilke projekter, der skal afleveres, og hvornår.

Sørg for at registrere alt

For at få mest muligt ud af en tidsregistreringsløsning og bruge den korrekt, skal du være sikker på at du og dine medarbejdere gør en indsats for at registrere alt der er relevant for arbejdet.

Modstå trangen til at ignorere tilsyneladende trivielle opgaver, bare fordi de ikke tager meget tid, da de hurtigt hober sig op. En hurtig 10-minutters email-opsamling her, efterfulgt af et 15-minutters telefonopkald lyder måske ikke af meget, men disse minutter tæller alle sammen, og i forretningsverdenen er tid penge.

Hvis du undlader at registrere tid på mindre opgaver, bare fordi de er overstået relativt hurtigt, vil din timeseddelrapport i slutningen af ugen ikke tegne et præcist billede af hvordan du har brugt din tid. Hvis et specifikt projekt for eksempel kræver en pæn mængde administration og telefonopkald og email, vil disse 10-minutters opgaver hurtigt blive til meget tid i slutningen af ugen, men du vil ikke vide dette hvis du eller dine medarbejdere ikke nøjagtige registrerer tid.

Tiden det tager at rapportere tid med denne software, er et spørgsmål om sekunder, og kan udføres med et par klik og tryk på en knap. Generelt, når du ser hvor meget tid du bruger på opgaver, som du måske ikke anser for vigtige nok til at registrere tid på, vil du indse hvorfor du bør registrere absolut alt.

Tro ikke du skal bruge hvert eneste minut på at arbejde

Husk, projekttidsregistreringssoftware er designet til at hjælpe virksomheder og medarbejdere og forhindre dem i at blive overvældede. Softwaren er IKKE designet til at udspionere medarbejderne og sikre at de ikke slapper af, og den er bestemt ikke til for at hjælpe arbejdsgivere med at lege Big Brother.

Ifølge loven har du lovmæssigt ret til pauser, og af hensyn til dit helbred, både fysisk og psykisk, bør du holde disse pauser. Rejs dig op, stræk benene, lav nogle stræk, tag noget at drikke eller en snack, og fortvivl ikke over at du er oppe og væk fra dit skrivebord, når du skulle arbejde.

Sagens enkle kendsgerning er, at så længe deadlines overholdes og projekter og arbejdsbyrder fuldføres som sådan, kan 6,5 timers arbejde nogle gange være meget mere produktivt og sundere end solid 8 timers non-stop arbejde, bare for at prøve at få din timeseddel til at se mere imponerende ud.

Sæt strammere og mere realistiske tidsgrænser

Til sidst, hvis du virkelig ønsker at få mest muligt ud af din software til registrering af tid, er det vigtigt at du sætter strammere og mere realistiske tidsgrænser, hvor nøgleordet er ‘realistisk’.

Hvis du for eksempel holder et 30-minutters team-møde hver fredag morgen, men du ved med sikkerhed at 10-15 minutter af det møde kan afkortes ved at komme hurtigere til sagen og ikke gennemgå grundlæggende og mondæne oplysninger som dine medarbejdere godt er klar over alligevel, så prøv at sigte efter et 15-minutters team-møde hver fredag i stedet for.

Ved udgangen af måneden har du sparet en time. Ved udgangen af seks måneder vil det være mere end seks timer sparet. Tænk på alle de administrative og trivielle opgaver, der kunne udføres på de få minutter, der spares hver uge, og tænk på hvor meget det vil tælle ved slutningen af året.