Hvordan virksomheder kan bruge tidsregistrering med flekstid for at øge produktiviteten

Hvordan virksomheder kan bruge tidsregistrering med flekstid for at øge produktiviteten

Hvordan virksomheder kan bruge tidsregistrering med flekstid for at øge produktiviteten

Hvordan virksomheder kan bruge tidsregistrering med flekstid for at øge produktiviteten

Hvordan virksomheder kan bruge tidsregistrering med flekstid for at øge produktiviteten

Tidsregistrering for en virksomhed er et vigtigt skridt i retning af øget effektivitet og produktivitet. En god tidsrapporteringssoftware med understøttelse af flekstid kan være uvurderlig for enhver virksomhed eller organisation.

Øget produktivitet og effektivitet er målet for enhver virksomhed og organisation derude. Men det kan nogle gange blive udfordrende at holde øje med dynamiske krav på arbejdspladsen. HR-afdelinger i mange organisationer afsætter flere mandetimer hver måned på at forsøge at holde styr på den tid hver enkelt person har arbejdet. Som sådan bliver det svært at give medarbejderne fleksibel arbejdstid.

En god timeregistreringssoftware med understøttelse af flekstid er det værktøjet der vælges for mange virksomheder, der søger effektivt at opretholde deres arbejdsstyrke og øge produktiviteten såvel som medarbejdertilfredshed.

Timerapporteringssoftware gør det nemt at administrere teams, holde øje med antallet af arbejdede timer og overvåge projekt-/opgavefremskridt blandt mange andre ting.

Understøttelse af flekstid

Flekstid er en organisations praksis, der gør det muligt for medarbejderne at sætte deres egne arbejdstimer inden for en rimelig grænse, samtidig med at de udfører det nødvendige antal timer om dagen, ugen eller måneden. Medarbejdere kan bruge flextid til at arbejde rundt om en tidsplan, der favoriserer dem, såsom at komme og gå ud fra en offentlig transportplan eller at skulle forlade kontoret tidligt hver dag af en række årsager. For eksempel, hvis en typisk arbejdsdag er mellem 9:00 til 17:00, kan en medarbejder gerne ville arbejde fra 8-16 eller 11-19, alt efter hvad der passer til deres tidsplan.

Det betyder også at hvis en medarbejder har arbejdet flere timer en uge, kan de tage nogle timer fri den følgende uge, eller omvendt.

Flekstid har vist sig at forbedre virksomhedens produktivitet, da medarbejderne er mere tilfredse med deres rutiner og kan undgå spidsbelastningstider og dermed bedre udnytte deres tid.

For en organisation er det imidlertid ikke let at styre og holde øje med fleksible arbejdstidsplaner for hver medarbejder. For det første er det svært at fastslå om en bestemt medarbejder vil være tilgængelig på et givet tidspunkt (uden for kernearbejdstiden, når hver medarbejder skal være på arbejdspladsen). Så er der spørgsmålet om at opretholde mødepligt og kontrollere for at se om medarbejderne arbejder det nødvendige antal timer eller ej.

Svaret? Software til håndtering af fleksibel arbejdstid. Eller endnu bedre, tidsregistreringssoftware der har indbygget understøttelse af flekstid.

Tidsregistreringsværktøjer

Timeregistrering involverer software installeret på en medarbejders arbejdscomputer. De allerbedste løsninger arbejder med din Outlook Kalender. Det betyder at du kan bruge dine Outlook Kalender-aftaler som grundlag for din timeregistrering, hvilket gør det meget nemt og brugervenligt for alle.

Ledere kan få detaljerede rapporter om deres teams via et skærmoverblik. De kan se hvor mange gennemsnitlige timer teamet registrerer, hvad den gennemsnitlige tid spildt er, hvor meget tid blev brugt på hvilken specifik opgave og så videre. Dette giver ikke kun indsigt i team-produktivitet, det giver også gnidningsfri tidsregistrering.

Timerapportering gælder både på arbejdspladsen og på fjernarbejdspladser. Virksomheder har et voksende behov for at ansætte medarbejdere på fjerne kontorer eller tillade medarbejdere at arbejde eksternt hjemmefra. Timeregistreringssoftware gør det nemt at styre fjernt arbejde, da medarbejderne i det væsentlige vedligeholder deres timesedler selv. Virksomheder nyder også godt af tidsregistrering på kontoret. Det giver både ledere og medarbejdere mulighed for at se deres arbejdsmønstre og giver indsigt, der kan hjælpe dem med at styre deres tid mere effektivt og dermed øge produktiviteten såvel som projektkontrol.

Fordele ved timeregistrering med understøttelse af flekstid

Udover fleksible tidsplaner, at holde øje med tiden selv for almindelige arbejdstider, er ikke nemt uden de rigtige værktøjer. God tidsrapporteringssoftware skal understøtte flekstid for at imødekomme de forskellige behov i din organisation.

Opsæt brugerdefinerede arbejdsprofiler

Ved opsætning af flekstidsplaner er det vigtigt at kunne indstille en brugerdefineret tidsplan for hver enkelt medarbejder. Tidsregistreringsløsningen skal give virksomheder mulighed for at indstille brugerdefinerede arbejdsprofiler for hver medarbejder. Det betyder at du kan definere, hvor mange timer deltidsansatte, fuldtidsansatte osv. skal rapportere og tilknytte disse profiler til de relevante brugere.

Dette kan så bruges til at sende beskeder for manglende timer og også for at se hvor mange timer de har rapporteret i forhold til hvad de burde (deres flekstid).

Avanceret rapportering

En af hovedårsagerne til at ledere skal vælge et godt rapporteringsværktøj, er det avancerede rapporteringsniveau der leveres, både samlet og for hver enkelt medarbejder. En timeregistreringsløsning med flekstidsunderstøttelse vil gnidningsfrit afspejle fleksible tidsplaner i rapporter og give statistisk analyse af aspekter som fremmøde, gennemsnitligt antal arbejdede arbejdstimer, arbejdet over tid, medarbejder-/team-sammenligninger og meget mere.

Forbedret produktivitet

Udover at hjælpe ledere med at blive mere effektive ved tidsplanlægning, hjælper flekstidsværktøjer med at øge produktiviteten i en virksomhed eller et team ved at give indsigt i tidsstyring og planlægning. Medarbejdere kan identificere når de er mest produktive, og når de har tendens til at spilde tid. De kan tilpasse deres tidsplan baseret på sådanne indsigter for at maksimere deres produktivitet.

Det er også nemt at se hvor du bruger din tid, og se om du bruger dine ressourcer på de rigtige steder. Det vil sige på de rigtige projekter og aktiviteter, eller om der skal gøres noget.

Dette vil ikke kun hjælpe med produktiviteten, men også med medarbejdertilfredshed.

Sluttelige tanker

Tidsregistreringssoftware med understøttelse af flekstid kan være en velkommen tilføjelse til din organisation. At give medarbejderne mulighed for at arbejde med fleksible tidsplaner har sine fordele, og i kombination med indbygget understøttelse via et flekstidsværktøj kan man også opmuntre dem. Medarbejdere føler sig godt tilpas, når de bruger funktioner som tilpasset arbejdsprofiladministration, og de opfordres til at arbejde mere produktivt inden for arbejdstidspunkter, som de selv bestemmer.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Med moderne teknologi på arbejdspladsen, der hele tiden udvikler sig med forbløffende fart, kan virksomhedsejere enten synke eller svømme. Med dette mener vi at de generelt bør omfavne teknologi og bruge det til deres fordel, i modsætning til at frygte det. Moderne teknologi er gavnlig af en lang række forskellige grunde, hvis du bruger det korrekt. Gennem årene er antallet af virksomheder der bruger tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen steget drastisk, og efterhånden som flere og flere mennesker bliver opmærksomme på hvor fordelagtige disse softwareløsninger kan være, er det nemt at se hvorfor. På trods af dette er nogle virksomheder stadig imod at udnytte et system til flextid og inkorporere timeregistreringssoftware i deres forretningsstrukturer. Der er nogle med nej-hatten på derude, der har en illusion om at tidsregistrering på en eller anden måde bremser tingene, eller at det resulterer i ressourcer der bruges for at styre medarbejderne i de mindste detaljer. Sandheden er imidlertid, at fordelene ved at bruge en tidsregistreringssløsning, der også indeholder et flextidssystem, langt overstiger ulemperne. For at vise dig hvad vi mener, er her et kig på nogle måder hvorpå din virksomhed kan drage fordel af at bruge en sådan løsning.

Hvad er et system til flextid?

Flextid er en meget nyttig funktion designet til at gøre det muligt for brugerne at udnytte rapporteringsfunktionen i ​​deres timeregistreringssoftware for at få et generelt overblik over hvor mange timer der skulle have været rapporteret for en bestemt tidsramme. Denne information kan derefter sammenlignes med det samlede antal rapporterede timer inden for samme periode. For at give et generelt overblik, hvis du skulle have rapporteret 9 timer om dagen i 5 dage om ugen, skal den samlede tid der rapporteres være 45 timer. Hvis der imidlertid er rapporteret 50 timer, vil flextid-rapporterne indikere at du er 5 timer over. I bund og grund giver det dig en omfattende måde at holde øje med tid på en enkel og effektiv måde.

Tidsregistrering kan integreres med Outlook

Microsoft Office er lige så almindeligt på arbejdspladsen som kuglepenne og papir. Det betragtes som synonymt med erhvervslivet og at slippe af med det ville gøre langt mere skade end godt. Heldigvis er mange gode tidsrapporteringsværktøjer med et integreret system til flextid designet specielt til at integrere med Outlook, hvilket gør disse systemer lettere end nogensinde for medarbejderne at tage fat på. Især integrering af det med Outlook kalenderen hjælper medarbejderne med at styre deres tid og holder sig på sporet bedre end nogensinde før. Dette bringer os til…

Forbedrede projektplaner

Vi forstår at virksomhederne bliver alt for travle fra tid til anden, og det er til tider næsten uundgåeligt at et projekt skal løbe forbi deadline. Mens de fleste kunder vil være helt ok med at forlænge deadline hvis det sker meget sjældent, kan kunderne, hvis projekter bliver forsinkede alt for ofte, miste tålmodigheden og beslutte at kigge andre steder hen. At miste blot en enkelt kunde på grund af dårlig tidsoverholdelse i forhold til projektplaner er uacceptabelt, hvilket er en anden grund til at overveje at bruge tidsrapporteringssoftware på arbejdspladsen. Ved hjælp af et godt tidsrapporteringssystem vil du få et overblik over hvert projekt og det vil fortælle dig præcis hvor meget tid du tilfældigvis bruger på hver opgave. Hvis man f.eks. kan se at der er en bestemt type projekt der regelmæssigt falder en uge efter planen, fortæller dette dig at der skal gøres noget. Du kan enten forklare kunderne, at fremtidige frister vil være en uge senere end de er i øjeblikket, eller du kan simpelthen lægge flere ressourcer til de projekter der ofte er forsinkede, for at komme tilbage på sporet.

Sammenlign virksomhedens produktivitet

En anden fantastisk ting ved at bruge tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen er at det giver dig et generelt overblik over stort set alt. Hvis du har brugt softwaren i et år eller længere, kan du gå tilbage til da du først begyndte at bruge det, og du kan tydeligt og enkelt sammenligne data for at finde ud af hvor meget mere produktiv du er. Tidsregistrering giver et generelt overblik over, hvor hurtigt opgaverne er blevet udført, hvor mange timer der er brugt på hvert job, medarbejder-timer og meget mere. At se disse data i grafform vil let give dig mulighed for at identificere din virksomheds styrker og svagheder. Når du har identificeret disse udfordringer, kan du derefter handle i overensstemmelse hermed.

Forbedret medarbejdermoral

Vi kommer til at være direkte her, når du først beslutter at integrere timerapporteringssoftware i din virksomhed, kan nogle af dine medarbejdere være lidt tilbageholdende. De kan være imod det, da de måske ser det som de bliver udspioneret og undersøgt. Ironisk nok giver tidsregistrering dem mere frihed, og når de selv indser dette, vil deres moral og produktivitetsniveauer rent faktisk blive bedre. Ser du, registrering af timer hjælper med at sikre at medarbejderne ikke overbebyrder sig selv og presser sig for hårdt. Hvis en medarbejder forsøger at udføre arbejdsbyrden for to, vil registreringen identificere dette og gøre det muligt for virksomhedsejeren at give den overbelastede medarbejder en smule tiltrængt hjælp. Dette lindrer derefter presset og hjælper med at øge moralen. Softwaren gør det også lettere for virksomhedsejere at belønne gode præstationer fra deres medarbejdere. Personalet vil få den hjælp de har brug for, de bliver ikke nødt til at arbejde så hårdt, og da flere deadlines er opfyldt, vil moralen gå op. Når moralen er oppe, er medarbejderproduktiviteten det også, og hele den positive spiral gentager sig selv.

Timeregistrering ser professionelt ud

En anden meget vigtig fordel forbundet med timeregistreringssoftware, og som mange virksomheder har tendens til at overse, er det faktum at timeregistrering hjælper forretningen med at se professionel ud. Til at begynde med, hvis du forklarer potentielle kunder at deres tidsfølsomme projekter er i sikre hænder takket være den timeregistreringssoftware du bruger, ser dette allerede godt ud fra din side, da det viser at du har styr på dine ting. Kunderne kan også lide at blive holdt ajour med hensyn til hvordan deres projekter og opgaver går. Hvis en vigtig kunde sender en email til dig eller ringer til dig, og spørger dig om en opdatering af status for deres ordre, i stedet for at du trækker tal ud af luften, kan du give dem et klart og præcist svar. Hvis f.eks. softwaren indikerer at det pågældende projekt er næsten fuldført, kan du sende denne information til kunden og give dem en ret præcis leveringsdato som følge heraf. Kunder elsker at blive holdt opdaterede, og det betyder også at der ikke er nogen ubehagelige overraskelser eller unødvendige spændinger at håndtere på grund af manglende kommunikation. Kort sagt, alle vinder, hvilket er præcis hvad enhver virksomhedsejer skal ønske at ske.

Du kan nemt se om du rapporterer det antal timer du bør

Ud over alle de ovennævnte fordele vil en timeregistreringsløsning med et integreret system til flextid også gøre det lettere for dig. Hvis dine medarbejdere skal rapportere et bestemt antal timer hver uge, måned eller år, kan du også med flextidsdelen af ​​systemet kontrollere, hvor mange timer der er rapporteret i forhold til dette, og se om nogen skal tage lidt fri, eller har brug for at lægge nogle flere timer.

Du kan også give de enkelte brugere adgang til disse data, så de let kan se hvordan de præsterer, uden nødvendigvis at se hvordan deres kollegaer gør.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: