Jeg vil klart anbefale produktet til alle der gerne vil have en rigtig god og solid tidsregistreringsløsning
- Læs mere...

Tids- og kørselsregistrering til virksomheder – nem måde at gøre det i Outlook

Tids- og kørselsregistrering til virksomheder - nem måde at gøre det i Outlook
Tids- og kørselsregistrering til virksomheder – nem måde at gøre det i Outlook

Hvad er tids- og kørselsregistrering

Når du driver en virksomhed, er det ekstremt vigtigt at vide hvordan tiden bliver brugt. Det er dog også vigtigt at registrere hvis du foretager arbejdsrelateret kørsel, f.eks. ved hjælp af din egen bil.

Dette er hvad du bruger en time- og kørselsregistreringsløsning til. På denne måde kan du registrere og rapportere hvordan du har brugt din tid, og også hvis du har haft arbejdsrelateret kørsel.

I gamle dage ville du registrere din tid og rapportere dine kilometer ved at bruge pen og papir. Siden da er løsningerne blevet stadig bedre, og de fleste professionelle virksomheder bruger nu om stunder en softwareløsning til dette.

I mange tilfælde skal medarbejderne dog bruge et separat softwareprogram til rapportering af tid og et særskilt program til registrering af kilometertal. Dette er ikke ideelt, da dine medarbejdere derefter skal trænes i to separate programmer og også bruge tid på at gå fra et system til et andet.

Den bedste løsning, når du leder efter en måde at rapportere tid på og have en funktion til kilometerregistrering til din virksomhed, er en løsning der kombinerer disse to ting, helst i et system der er let at lære at kende og bruge. På den måde bliver medarbejderne ikke nødt til at gå ind i forskellige programmer og lære at bruge disse.

Betydningen af ​​time- og kørselsregistrering for virksomheder

Så hvorfor er registrering af tid og kilometer så vigtig for virksomheder?

Først og fremmest skal du vide hvordan tiden bliver brugt. Dette er den eneste måde at vide hvordan din virksomhed fungerer, og også hvordan du kan få den til at køre endnu bedre.

Dette vil hjælpe dig med intern projektstyring, selv ting som administration, da du bedre vil vide hvor du bruger din tid, og om den kan bruges på en mere optimal måde, og også om du skal tilføje flere ressourcer til en aktivitet eller projekt.

Hvis du fakturerer kunder, skal du også sørge for at du fakturerer dem korrekt. Dette er især tilfældet hvis du afregner på timebasis, men er også tilfældet hvis du laver fastpris-projekter. Du skal vide om dine kundeprojekter giver økonomisk mening for din virksomhed.

Selvom du ikke fakturerer kunder, skal du stadig vide hvordan tiden bliver brugt, for at kunne optimere.

Hvis du har arbejdsrelateret kørsel, skal du også registrere dette. Du skal vide hvor mange ressourcer du bruger på kørsel, benzin, etc.

I nogle tilfælde fakturerer du dine kunder for dette, så denne information skal være tilgængelig for dig så du bliver kompenseret korrekt.

På den måde får du et overblik over udgifter, som igen vil hjælpe med at have et overblik over din samlede økonomiske situation.

Kørselsgodtgørelse for medarbejdere

I mange virksomheder er det almindeligt at medarbejderne benytter deres egne biler til f.eks. at komme ud til kunder, og også betaler for den relaterede benzin. Dette er normalt den nemmeste tilgang for at komme ud til opgaver, der finder sted på dine kunders lokationer.

Når det er sagt, skal dine medarbejdere selvfølgelig ikke betale for dette ud af deres egen lomme, så du skal kompensere dem for dette. Derfor er det vigtigt at have en nem måde at refundere dine medarbejdere for rejseudgifter, som kilometer og benzin.

Desuden skal denne proces være så enkel og effektiv som muligt, så dine medarbejdere ikke skal vente længe på deres refusion. Det er jo deres egne penge.

Så det er virkelig vigtigt at du får et system der er nemt for dine medarbejdere at bruge, og som indsamler data centralt. På denne måde kan alle hurtigt få et overblik over hvordan tiden er brugt, og om der er rapporteret kilometer eller lignende.

Sådan gøres det i Outlook

Så hvordan finder du en løsning til tidsregistrering og kørselsregistrering til erhvervsmæssige formål, der gør det nemt og præcist for alle?

Du har brug for et system der bygger på noget som dine medarbejdere allerede kender. Hvis du er en professionel organisation, bruger du højst sandsynligt Microsoft Outlook som dit email- og kalendersystem. Så du bør finde en løsning der bygger på dette og gør det muligt at registrere tid og kilometertal via dine kalenderaftaler.

Dette vil gøre det nemmere for alle, og der vil næsten ikke være nogen læringskurve.

Med den rigtige løsning (for eksempel som TimeSheet Reporter), vil du være i stand til at forvandle dine Outlook-aftaler til tidsregistreringer med mulighed for at registrere udgifter.

Når du opretter en aftale i Outlook, vælger du simpelthen den rette organisation, projekt og aktivitet, og det er det. Din timerapportering er færdig.

Du kan derefter yderligere tilføje oplysninger om udgifter som kilometertal, etc.

Når alt er gjort, kan du derefter indsende dette til godkendelse.

Nem tidsregistrering i Outlook.

Nem registrering af kørsel i Outlook.

Fra systemet kan udvalgte brugere generere rapporter baseret på disse oplysninger og også oprette dokumenter til godtgørelsesformål.

Det bliver ikke meget nemmere end dette.

Andre ting som du skal holde øje med

Som nævnt ovenfor er en af ​​de vigtige funktioner som din løsning skal have, evnen til at have en valgfri godkendelsesproces. I nogle tilfælde giver det mening at springe over denne del, men i de fleste tilfælde er det en god ide at have.

Når en tidspost eller udgift er blevet indsendt til godkendelse, kan en supervisor så kontrollere at alt ser rigtigt ud og kan derefter godkende det, før du refunderer dine medarbejdere eller fakturerer dine kunder eller simpelthen inden du foretager nogen projektledelsesrelaterede beslutninger.

Et godt system vil også give dig mulighed for at registrere andre udgifter ud over kørsel. Det kan f.eks. være hotelophold, etc. Det skal give dig mulighed for at definere disse selv.

Derudover er det også vigtigt at have stærke rapporteringsværktøjer. Du ønsker at få et overblik, samt en mere detaljeret visning, når du har brug for det.

Hvordan får du det til at gavne alle

Forretningsfordelene ved at have en ordentlig løsning på plads til rapportering af tid og kilometer er indlysende. Det er dog også vigtigt at du får gjort de fordele synlige, som dine medarbejdere får.

Brug af Outlook med et tredjepartsværktøj gør det for eksempel meget nemt for dine brugere, da de bruger et system som de allerede er bekendte med og bruger.

Du kan også give dem adgang til at oprette rapporter, eventuelt kun for deres egen tid.

Desuden vil et godt system også gøre refusion og godtgørelse meget nemmere og hurtigere, hvilket altid er noget som medarbejderne vil være glade for.

En god løsning gør det også lettere for ledelsen. De kan nemt oprette rapporter når de vil, og hurtigt få et overblik over hvordan tingene ser ud.

De kan også nemt hjælpe med processen i forhold til godskrivning af udgifter, hvilket også gør medarbejderne så vel som regnskabsafdelingen glade.

Udover dette bliver din timeregistrering og udgiftsrapportering faktisk gjort. Du behøver ikke at vente til slutningen af ​​måneden, men kan gøre det med det samme. Dette giver et aktuelt og ajourført billede af hvordan tiden er brugt, kørsel, etc. Du kan derefter handle i overensstemmelse hermed med det samme.

Gå i gang nu

Så kom i gang nu. Få den bedst mulige tids- og kørselsregistrering til din virksomhed med det samme. Du kan tilmelde dig gratis og gøre livet lettere for både ledelse og medarbejdere.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Hvordan du NEMT bruger Outlook til ferieregistrering – Hvordan du også kan bruge din almindelige Outlook kalender som feriekalender
Hvordan du NEMT bruger Outlook til ferieregistrering – Hvordan du også kan bruge din almindelige Outlook kalender som ferieka …

Tids- og kørselsregistrering til virksomheder – nem måde at gøre det i Outlook
Tids- og kørselsregistrering til virksomheder – nem måde at gøre det i Outlook Hvad er tids- og kørselsregistrering Når du dr …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified