Tidsregistrering med Outlook og hvordan du registrerer tid brugt på projekter

Tidsregistrering med Outlook og hvordan du registrerer tid brugt på projekter
Tidsregistrering med Outlook og hvordan du registrerer tid brugt på projekter

For mange mennesker er tid en vare, som meget få af os har råd til at bruge blindt.

I århundreder efter århundreder har vi brugt timere og ure, selv i deres mest primitive former, af meget gode grunde.

I erhvervslivet lønner det sig at vide hvordan man registrerer tid brugt på projekter, og det lønner sig at vide hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, mens de er på arbejde. På grund af dette er flere og flere virksomheder begyndt at bruge timeregistreringssoftware og apps.

Tidsregistrering med Outlook er nu lettere end nogensinde takket være de mange forskellige slags timeregistreringssoftware, vi i nu om stunder har til rådighed, så hvad forhindrer dig i at implementere det på din arbejdsplads?

Hvis du tøver med at bruge denne software og har brug for lidt mere overbevisning, er her flere vigtige forretningsfordele ved software til timeregistrering.

Nøjagtige tilbud og estimater

En af de bedste ting ved brug af timeregistrering med Outlook, er det faktum at softwaren giver dig mulighed for at give nøjagtige tilbud og estimater.

Hvis du for eksempel giver et tilbud til en potentiel kunde baseret på hvor længe du forventer at en opgave skal afsluttes, for kun at finde ud af at den er afsluttet meget hurtigere, er dette ikke rigtig fair for klienten, og det kan resultere i at de ikke bliver imponerede.

Det fantastiske ved tidsregistreringssoftware er at det viser dig præcist hvor lang tid det tager at gennemføre bestemte projekter, hvilket betyder at der ikke er noget gætteri.

Du har en nøjagtig idé om hvor meget arbejde der er tale om, og du kan derfor give dine kunder et tilbud i overensstemmelse hermed.

En anden fordel er at det betyder at du ikke undervurderer dig selv og tilbyder tjenester til mindre end du virkelig skulle opkræve.

Sådan registrerer du let tid brugt på projekter 

Ideen bag brugen af ​​software til timeregistrering er at det gør forretningen lettere, ikke sværere.

Nogle gange, når virksomheder integrerer teknologi i deres daglige drift, finder de ud af at det gør livet meget sværere, hvilket får virksomhedsejere til at ønske at de ville sidde fast med gode gamle kuglepenne og papir.

For dem der spekulerer på hvordan man rapporterer tid brugt på projekter, er en timeregistreringsløsning ideel, især på grund af den kendsgerning at den er så nem at bruge.

Naturligvis skal du og dine medarbejdere gøre jer bekendte med softwaren i starten, men det skulle overhovedet ikke tage særlig lang tid, hvis du får den rigtige løsning, og når du først har lært det grundlæggende, kan du bruge det fejlfrit uden reelle problemer overhovedet.

Hold kunder ajour

Når du driver en virksomhed, er det fra tid til anden meget sandsynligt, at du finder dig selv travlere end normalt, og som et resultat kan du og dine medarbejdere komme bagud med dine frister.

Selvom det er godt at have travlt, er dine kunder ikke glade hvis du fortæller dem at du har deres opgave/projekt/ordre til dem på en bestemt dato, kun for at finde ud af, at når datoen kommer, er du stadig overhovedet ikke tæt på færdiggørelse.

En af de bedste ting ved tidsregistreringssoftware, er det faktum at selvom det ikke rigtig kan udføre arbejdet for dig, hvad det kan gøre, er tydeligt at vise dig hvor langt bestemte opgaver og projekter er kommet, så du derefter kan få en klar idé om hvornår de vil blive afsluttet.

Du kan derefter bruge denne info til at kommunikere med dine klienter og give en nøjagtig idé om hvornår de vil modtage deres ordre.

I erhvervslivet er kommunikation essentielt, og tidsregistrering med Outlook hjælper dig med at gøre lige præcist det.

Se dine fremskridt over tid – Tidsregistrering med Outlook

Når du rapporterer timer, ønsker du at det skal være så let og nøjagtigt som muligt, hvorfor du skal se på tidsregistrering med Outlook.

På denne måde kan du bruge et værktøj som alle allerede kender – Outlook-kalenderen – og bygge videre på det.

Ved hjælp af softwaren kan du bruge de data den har registreret, for at se virksomhedens samlede fremgang.

Du kan se hvordan projekter går, du kan se timepriser, du kan se hvor lang tid det kræver at gennemføre bestemte opgaver og projekter, og meget mere derudover.

For en virksomhedsejer er dette meget nyttigt, fordi du kan bruge dataene til at identificere styrker og svagheder i virksomheden.

Fantastisk motiverende værktøj

Ironisk nok, når forretningsejere først nævner brug af timeregistreringssoftware, bliver de i nogle tilfælde mødt med modvilje og ængstelse fra nogle medarbejdere.

Nogle medarbejdere kan se det som noget negativt, indtil softwaren er installeret og er gået i luften, så ser de dets sande værdi.

Timerapporteringssoftware er faktisk et fantastisk motiverende værktøj, da du kan bruge softwaren til at se hvor hårdt dine medarbejdere arbejder, hvor meget de har lavet, hvor produktive de er, og du kan derefter rose og måske endda belønne dem i overensstemmelse hermed.

Ikke kun det, men når du kan se på skærmen, hvor meget fremskridt du gør, motiverer dette dig normalt til at komme i gang og arbejde endnu hårdere.

Software til tidsregistrering vil derfor hjælpe med ikke kun at øge motivationen, men også til at øge moralen.

Identificer områder der skal forbedres

Endelig er den sidste fordel ved tidsregistrering med Outlook, som vi ser på i dag, en baseret på at forbedre din virksomhed.

Med en timeregistreringsløsning kan du ikke kun identificere styrker, men også svagheder, både inden for virksomheden og inden for din arbejdsstyrke.

Hvis du for eksempel kan se at en bestemt opgave eller et projekt inden for din virksomhed resulterer i at alle medarbejdere kæmper/er forsinket i en vis grad, viser dette dig at den specifikke opgave/projekt har brug for at få noget fokus.

Det kan blot være et arbejdskraftproblem, hvilket betyder at du kan tildele to ansatte til den specifikke opgave/projekt, i stedet for en enkelt som du har gjort, og se om det hjælper.

Hvis du, efter tildelingen af ekstra arbejdskraft, kan se at de data softwaren har indsamlet nu viser en klar og mærkbar forbedring, viser dette at lignende opgaver/projekter i fremtiden vil kræve mere end en enkelt medarbejder.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: