Supporten før, under og efter vores køb har været superb
- Læs mere...

Tidsregistreringssoftware til projektledelse – Sådan får du det bedste

Tidsregistreringssoftware til projektledelse - Sådan får du det bedste
Tidsregistreringssoftware til projektledelse – Sådan får du det bedste

Som projektleder ønsker du at dine teams skal lykkes og at dine projekter skal være succeser. Dette er vigtigt for din virksomhed eller organisation.

En af hjørnestenene i vellykket projektstyring er at vide hvordan tiden bruges på forskellige områder, så du kan optimere i overensstemmelse hermed. Dette betyder igen at du har brug for en ordentlig tidsregistreringsløsning.

Hvis du nogensinde har arbejdet med en mere traditionel tilgang til timerapportering, hvor du skal indtaste dine timer manuelt (selv på papir i nogle tilfælde), ved du hvor tungt dette kan være, for ikke at nævne unøjagtigt. Ukorrekt tidsregistrering til projektledelse betyder unøjagtig fakturering af kunder, unøjagtige rapporter og en unøjagtig viden om, hvordan tingene går i din virksomhed.

Så hvad skal du gøre? Er der en måde at få nøjagtig timeregistrering på og samtidig gøre processen nem for dine medarbejdere?

Heldigvis er der. Læs videre…

Udnyttelse af Microsoft Outlook til din tidsregistreringssoftware til projektledelse

Hvis du vil have nem projektstyringssoftware til timeregistrering, skal du kigge på de værktøjer som dine brugere allerede er bekendte med og bygge videre på dette. Hvis du er ligesom de fleste andre professionelle organisationer, bruger du Microsoft Office, herunder Microsoft Outlook som dit kalenderværktøj.

Hvad du skal gøre, er at finde en timeregistreringsløsning, som giver dig mulighed for at rapportere timer fra din Microsoft Outlook-kalender, f.eks. TimeSheet Reporter. Dette giver dig mulighed for at udnytte et værktøj (Outlook), som dine brugere allerede er bekendte med, og gør deres tidsregistrering meget nem. Når de opretter en aftale, tilføjer de blot også en organisation, et projekt og en aktivitet, og deres timerapportering er færdig.

Virkelig let og enkelt, og din timeregistrering vil faktisk blive gjort.

Nemt at kontrollere hvem der får adgang til hvilke projekter

Hvis du har mange projekter i din organisation, vil ikke alle brugere skulle rapportere timer på alle disse. Så lad os forestille os at du har 300 projekter, men at den typiske bruger kun behøver adgang til 10 af dem. Med den rigtige tidsrapporteringssoftware til projektstyring kan du begrænse dine brugeres adgang til kun de relevante projekter. Det betyder at de får et meget bedre overblik. Det betyder også at de ikke vil rapportere timer på et forkert projekt.

Igen gør det det lettere for alle, såvel som mere præcist. Hvad er der ikke at kunne lide?

Nemt at se hvordan tiden bliver brugt

Det bedste projekt-tidsregistreringssoftware bør også komme med stærke rapporteringsfunktioner. Dette er vigtigt for enhver organisation, uanset hvad den laver. Hvis du vil have din organisation til at lykkes, skal du vide hvordan tiden bliver brugt.

Hvis du ikke fakturerer på timebasis, vil du stadig gerne vide om du bruger dine ressourcer korrekt, og om du bruger tid på de rigtige ting.

For fastpris-projekter er det også godt at vide om projektet giver økonomisk mening. Bruger du for meget tid på et givent projekt, eller skal du tilføje flere ressourcer til det?

Det samme gælder selvfølgelig også hvis du fakturerer pr. time.

Med den rigtige løsning kan du nemt gå ind og hurtigt oprette en rapport, der viser hvordan tiden er brugt, både på individuelle projekter eller organisationer, såvel som på brugerniveau. Disse data skal kunne deles nemt, enten ved papir, pdf, csv eller Excel.

Du bør også være i stand til at give bestemte brugere adgang til at oprette disse rapporter og eventuelt afgøre om de skal have adgang til alt eller bare være begrænset til deres egne tidsposter.

At give dine brugere adgang til rapporter over deres egen tid, vil virke som en stor fordel for de fleste, da de også vil være opmærksomme på hvordan de rent faktisk bruger deres tid.

Sikkerhed med supervisor-godkendelse

Det er normalt en god ting at have en form for godkendelse af timeregistreringer, når de er indsendt af dine brugere. Dette er især tilfældet, hvis du vil dele disse data med andre interessenter, for eksempel dine kunder, ledelse eller din bestyrelse.

Hvis du sender fakturaer ud baseret på dine timesedler, er det endnu mere afgørende, da du vil have at dette skal være korrekt.

Så specielt hvis du fakturerer kunder og også blot for intern kontrol og rapportering, anbefales supervisor-godkendelse af indsendte timesedler normalt. Dette bør dog selvfølgelig være valgfrit, så du kan springe dette trin over, hvis du ikke har brug for det.

Mere nøjagtig fakturering af kunder

Som nævnt ovenfor, hvis du fakturerer dine kunder pr. time, skal du have din tidsrapportering til at være præcis. Du kan ikke bare gætte hvor mange timer du har brugt på et bestemt kundeprojekt. Dette ville være uprofessionelt. Desuden, hvis du fakturerer dem for flere timer end de ved du har brugt, kan de blive utilfredse. På den anden side vil fakturering af dem for færre timer end du har brugt, være for dyrt for din virksomhed.

Med mere traditionelle tilgange til tidsrapportering, hvor du indtaster din tid manuelt, spiller gætteri normalt en rolle, og du har simpelthen ikke råd til dette. Du vil have din timeregistrering nøjagtig, og ved at udnytte din Outlook-kalender med et tilføjelsesprogram til tidsrapportering, vil du sørge for at din tidsregistrering er nøjagtig, såvel som rent faktisk bliver udført.

Selvom du arbejder på fastpris-projekter, vil du stadig vide hvor mange timer du har brugt på dine projekter. Du skal sende rapporter til dine kunder, vise dem hvordan du har brugt din tid, og du vil også sørge for at du ikke bruger flere timer end hvad der er økonomisk rentabelt for din virksomhed.

En god timeseddel-løsning giver dig hurtigt disse data, så du kan arbejde bedre og være mere succesrig.

Registrer timepriser og udgifter

Når du arbejder på projekter, kan dine brugere oparbejde udgifter, som f.eks. hotelophold, kørsel, etc. Din projektstyring-tidsregistreringssoftware skal give dig mulighed for nemt at tilføje udgifter til dine timeregistreringer og have standardformularer til refusion.

Du kan også ønske at have timepriser i din timeregistreringssoftware, så du nemt kan spore omkostninger, indtægter og profit pr. time, og få et overblik over dette i din rapportering.

Dette bør selvfølgelig være en valgfri mulighed, så hvis du ikke har behov for registrering af udgifter og timesatser, behøver du ikke at betale for dette som en del af din løsning, men kun hvis du har brug for det.

Næste skridt

Så hvad skal du gøre nu? Sørg for, at du vælger en tidsrapporteringsløsning der lader dig rapportere timer via din Outlook-kalender og også har stærke rapporterings- og dataudvekslingsfunktioner.

Vent ikke. Jo længere du venter desto dyrere vil det være for din organisation. Gå i gang nu!

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

TSR 6.5.22 – Rapportforbedringer
TSR 6.5.22 – Rapportforbedringer Vi har netop lanceret en ny udgave af TSR, 6.5.22. Denne version kommer med nogle mindre ret …

Afregning for godtgjorte udgifter i Outlook – Nem implementering af refusionspolitik for udgifter
Afregning for godtgjorte udgifter i Outlook – Nem implementering af refusionspolitik for udgifter Uanset hvilken slags organi …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified