Tidsregistreringssoftware til virksomheder – Den LETTE tilgang
De fleste arbejdsgivere er nervøse for at deres medarbejdere undertiden spilder og misbruger deres tid og ressourcer. Enten er de på kundemøder, salgsbesøg, ude af huset, arbejder på computere, arbejder eksternt eller arbejder hjemmefra som den nye norm. Mens mange medarbejdere så klager over deres manglende arbejdstimer, er mange interne og eksterne projekter også påvirket af forkert styret tid.
Virksomheder søger altid efter en måde at optimere deres medarbejderes arbejdstid på. De leder efter professionelle løsninger som tidsregistreringssoftware til virksomheder, som er medvirkende til at gøre det lettere for arbejdsgivere at dokumentere og spore tidsposter fra deres medarbejdere. Organisationer, som oplever en eller flere af følgende situationer på arbejdspladsen, kan opnå adskillige fordele med dette overkommelige værktøj:
- At have fleksible arbejdstimer;
- At have flere kontorer eller fjernkontorer;
- At have et arbejde-hjemmefra arrangement;
- At have et projektbaseret betalings- og aflønningssystem;
- At have flere ansatte, der arbejder på flere opgaver.
Timeregistreringssoftware til virksomheder, integreret med MS Outlook, hjælper virksomheder med at registrere og analysere timesedler fra deres medarbejdere. Desuden kan et sådant instrument ligeledes anvendes godt til at håndtere kontraktansatte, flere kundekonti og administrative opgaver.
Hvorfor har du brug for tidsregistreringssoftware til virksomheder?
Nogle organisationer ser på virksomhedsregistreringssoftware som et yderligere administrativt ansvar. Manglende interesse eller engagement fra team’et og en misforståelse fra ledelsens side om at brugen af et sådant værktøj ville dæmpe kreativiteten på arbejdspladsen, vil fejlagtigt skubbe dem til ikke at vælge denne meget nyttige funktion, men virkeligheden er anderledes. Et utal af fordele følger med ved at bruge tidsregistreringssoftware til din virksomhed. Og hvis det bruges korrekt, kan det hjælpe medarbejdere og forretningsledere til at tænke på makroniveau og åbne nye muligheder for kreativ tænkning.
Brug af enhver form for tidsrapporteringssoftware er normalt mere fordelagtigt end at bruge ingen. Men det rigtige og kloge valg af hjælpeprogrammet er afgørende, da komplicerede systemer kan få medarbejdere til at forsømme brugen eller endda afstå fra at bruge det – hvilket er næsten lige så skidt som ikke at bruge nogen timeregistreringssoftware til virksomheder.
Generelle funktioner at se efter
Et tidsrapporteringssystem til virksomheder tilbyder fleksible muligheder, der let passer til de forskellige behov og krav i din virksomhed. Uanset om det drejer sig om at forenkle processen med tidsrapportering for medarbejderne eller undgå over-/underplanlægning eller optimal tildeling af projektressourcer, kan software til tidsregistrering nemt integreres med din organisation og give dig de resultater, du har brug for.
Tidsregistrering: Hjælper dig med at registrere de arbejdede timer med nøjagtighed op til minutter i et log-ark.
Projektledelse: Hjælper dig med at sætte deadlines for projekter og prioritere opgaver.
Automatiske beskeder: Hjælper dig med at opsætte underretninger og påmindelser, f.eks. for missede tidsregistreringer. Underretninger er normalt semi-automatiserede.
Men spørgsmålet som de fleste virksomhedsejere går rundt med, er: “Hvorfor skal vi bruge tidsregistreringssoftware til virksomheder”? Godt, her er nogle af de uundgåelige grunde.
Økonomiske fordele
Gennemgå timepriser
Mange virksomheder forbliver uvidende om at de har brug for en timepris-revision. Den bedste indikation for en gennemgang af timepriser er de data der indsamles fra din tidsregistreringssoftware. Et glimt af den tid der er brugt på hver opgave, og medarbejderens udbetaling og den samlede fortjeneste på en opgave, kan give en indikation af om prismodellen er passende eller har brug for en revision.
Bedre skøn og tilbud
Generering af nøjagtige tilbud og næsten nøjagtige estimater giver dig en pålidelig stilling hos dine kunder. Ved at føre en nøjagtig oversigt over hver udført type opgave kan du justere og forbedre dine tilbud i overensstemmelse hermed. En rapport med et enkelt klik, kan straks genereres for at gennemgå typen af opgave og den tid, det tager, hvilket straks kan anvendes ved dit kommende tilbud.
Gennemsigtighed i fakturering af kunder
Hvert team-medlem kan give skøn over hvor lang tid de muligvis har brug for, for at udføre en bestemt opgave, men skøn er normalt ikke det samme som nøjagtige logfiler. For eksempel, hvis du gennemfører 10 opgaver om ugen, og hver opgave tager 15 minutter mere end estimeret, går du glip af 130 fakturerbare timer hvert år. Det er dine hårdt tjente penge, og du fortjener hver krone af den tid du lægger i.
Registrering af kontraktansatte og freelance-medarbejdere
Virksomheder der ansætter freelancere eller andre kontraktansatte, skal dele den samme log med dem, som de deler med deres faste personale. Dette kan hjælpe dem med at sikre at kun de fakturerbare timer er betalt, og også gøre det muligt for dem at spore præstationen for forskellige kontraktansatte til den bedst matchede person for bedre allokering af arbejde.
Overordnet rentabilitet
Når du først har visualiseret det nøjagtige billede af hvilke timer der bruges på hvilke opgaver, kan du analysere om du vinder fortjeneste eller ej. Brug du alt for mange anstrengelser på opgaver, der ikke betaler sig i samme omfang? Disse indsigter kan måles ved at analysere de data, der genereres fra virksomhedens timeregistreringssoftware.
Operationelle fordele
- Vedligeholdelse af køen: Findes medarbejderne ofte i situationer hvor de er usikre på deres næste skridt? Eller bliver de fundet i at tage tingene for givet, når der er visse frister der skal overholdes. Tidsrapporteringssoftware til virksomheder giver dem mulighed for at overtage ejerskabet af deres arbejde og får dem til at indse ansvaret forbundet med visse kommende aktiviteter og deres deadlines. Du kan engagere dit team i en selvudfordrende position, hvor de kan måle, om de kan slå deres egen tid til at udføre en bestemt opgave, mens de gør det igen på en anden opgave.
- Du kan identificere forbedringsområder: Mens virksomheder gennemgår produktivitetsrevisioner, kan de passe på opgaver eller projekter, der tager mere tid at udføre. Hvis hvert medlem af teamet kæmper med flere timer til den pågældende opgave, kan virksomheden muligvis fremhæve en proces, der skal revideres, forbedres eller justeres.
- Nøjagtig rapportering for overholdelse af lovgivning: Mange brancher kræves af myndighederne at rapportere arbejdstiden for deres teams med henblik på beskatning og juridisk overholdelse. Dette kan være en besværlig oplevelse, hvis disse timer indsamles og rapporteres manuelt. Hvis du bruger god virksomhedstidsregistreringssoftware, kan du generere en rapport på få sekunder.
- At sætte dine prioriteter rigtigt: Med et effektivt og pålideligt tidsregistreringssystem kan du nemt skifte timer, reducere deadlines og flytte udpegede personer til projekter med høj prioritet. Dit team er også i stand til at se timerne for hver milepæl i projektet, der er gennemført, samt dets nøjagtige afslutningsfase. Dette hjælper med at bringe gennemsigtighed, ansvar og ansvarlighed på en meget ren måde.
- Tidsregistrering på tværs af placeringer og enheder: Med dit team og dine medarbejdere spredt på forskellige placeringer, byer og endda lande kan den rigtige software til virksomhedens tidsrapportering hjælpe dig med at opretholde en ensartet status for de forskellige projekter og opgaver. Hver medarbejder har klar adgang til øjeblikkeligt at opdatere tidsposter, hvilket hjælper dig såvel som dem med at opdatere den nøjagtige status og arbejdstid.
- Bedre tid/projekt-analyse: Hvis du vil have en komparativ analyse af tidligere og nuværende organisatoriske præstationer, og hvis der er sket forbedringer i løbet af de seneste år for en bestemt type opgave, kan du nemt sammenligne resultaterne fra forskellige typer projekter .
- Bedre at vide om et team-medlem overbebyrder sig selv: Nogle gange overtager folk frivilligt en horde af aktiviteter, og når disse aktiviteter er stablet op, indser de pludseligt at de har overbebyrdet sig selv. Nogle gør det regelmæssigt af vane, mens andre står over for det i tider med en tung arbejdsbyrde. Sådanne situationer kan opstå under travle intervaller eller sæsonvariationer i arbejdsbelastningen.
- Værditilvækst til din virksomhed: Hvis du nogensinde planlægger at sælge dit forretningsforetagende, kan det være yderst gavnligt at informere den potentielle køber om integrationen af timeregistreringssoftware til virksomheden, da det viser at du kører en professionel drift med et renome for nøjagtighed, og de kan med det samme se nøjagtigt, hvilken type output de kan forvente af virksomheden.
Medarbejder-fordele
- Rettidig evaluering af præstationer: Når årlige præstationsevalueringer nærmer sig ved årets afslutning, er det fordelagtigt at have en en-til-en session med alle medarbejdere i virksomheden og tilskynde til en sund konkurrence blandt dem. Dette kan være nyttigt for forretningen såvel som medarbejdernes personlige og professionelle vækst, da det kan hjælpe med at identificere styrker og svagheder ved medarbejderen.
- Bedre planlægning af projekter: Projekter der planlægges eller udføres med et øjebliks varsel, kan have en negativ indvirkning på forholdet mellem kunde og leverandør. Før du kræver at dit team arbejder i et hurtigere tempo, skal du gennemgå dine tidsrammer, deadlines og tidsplaner. Hvis du ser et ensartet mønster i dine projekter, skal du planlægge en mere realistisk tidsramme.
- Belønning og anerkendelse: Mange medarbejdere, især dem, der ikke er vant til at arbejde med tidsregistreringsværktøjer til virksomheder, tror at logning og sporing af deres timesedler kan få dem til at se ud som om de driver den af. Virkeligheden er 180 grader modsat, da arbejdsgivere eller ledere kan få et bedre overblik over, hvem der arbejder på hvad og belønne dem i overensstemmelse hermed. Hvis en medarbejder løbende overleverer deres mål, er det tid til at overveje deres forfremmelse. Personalet kan også kompenseres på baggrund af tidsbaserede udfordringer eller konkurrencer.
Altså
Uanset hvor og når specifikke mål sættes og tildeles individuelle medarbejdere eller teams, kan tidsregistreringssoftware til virksomheder spille en væsentlig rolle i at motivere, uddanne og coache medarbejdere til at opnå forbedrede resultater for både sig selv og organisationen som helhed. Dette kan hjælpe med omhyggelig og sikker planlægning af leverancer, milepæle og langsigtede mål. Vi hører altid, at “tid er penge”, men tidssporingssoftware til virksomheder er den sande betydning af dette ordsprog. Så lad os omfavne teknologiens kraft og implementere et stærkt og pålideligt tidsregistreringssystem for at reducere udgifter, eliminere forretningssvagheder og opretholde bedre registreringer.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
