Tidsregistreringssystemer – Sådan får du den rigtige tidsregistreringsløsning
I en tid med iværksætterkultur, hvor nye virksomheder bliver ved med at åbne omkring dig, og konkurrencen er på et unikt højt niveau, er det absolutte minimum ikke længere nok. Du skal finde en måde at få udført mere arbejde på en begrænset tid og forbedre den samlede værdi af dette arbejde, og det begynder med at få en grundig redegørelse af hvor din tid går hen.
Tidsregistreringssystemer maksimerer driftseffektiviteten ved at registrere den tid hver medarbejder i hver afdeling bruger på hvert projekt, kunde eller aktivitet. Denne proces er længe blevet digitaliseret og administrative opgaver automatiseret, da flere og flere virksomheder endelig forstår dens betydning og stræber efter at finde en passende tidsregistreringsløsning. Selvom det er ekstremt vigtigt at få et timeregistreringssystem, er det lige så vigtigt, hvis ikke mere, at få det rigtige.
Behovet for et tidsregistreringssystem
Tidsregistreringssystemer opgraderer din arbejdsgang på en lang række måder, der omfatter:
- Identificere huller i din produktivitet ved at observere hvilke opgaver der tager længere tid end de burde, og optimere dem;
- Tilvejebringe et alvidende overblik over medarbejderne til at spore præstationer, budgetter, deadlines, fremskridt og andre sådanne faktorer;
- Øge medarbejdernes produktivitet, da de kan se hvordan de brugte deres tid og forbedre sig derefter;
- Forbedring af personaleadministration ved at identificere individuelle styrker og svagheder, omfordele pligter på en rimelig måde i overensstemmelse hermed, og have øget synlighed over hvem der er fri og i stand til at påtage sig yderligere arbejde;
- Spare omkostninger, der ellers ville gå til spilde ved vedligeholdelse af manuelle registreringer;
- Identificering af de spildte timer på aktiviteter der ikke kan faktureres, såsom møder inden for afdelingen, administrative anliggender osv.;
- Opgradering af kapacitetsplanlægning, fordi de tilgængelige tendenser og analyser hjælper med at forfine fremtidige rekrutteringer, deadlines, budgetter og personaleopgaver;
- Sikre mere tilfredse medarbejdere ved at give dem et forbedret ejerskab over deres egen tid, da de kan se deres tidsplan på forhånd;
- Udførelse af finansiel sporing ved at tilføje udgifter som hotelophold og kilometer og timepriser til tidsregistreringer, for at udføre automatiske beregninger af budget og overskud;
- At øge kundetilfredsheden ved at give dem en grundig redegørelse for hvor nøjagtigt alle deres penge bruges, og ikke efterlade plads til konflikter;
- Forøgelse af omsætningen ved at maksimere produktiviteten og effektiviteten i din organisation;
- At give din virksomhed den konkurrencefordel, den har brug for.
Hvorfor er Outlook-kompatible tidsregistreringsløsninger ideelle?
Da tiden er det vi optimerer når vi bruger timeregistreringssystemer, hvem har så tid til at lære ny software fra bunden af? De fleste virksomheder baserer allerede deres digitale infrastruktur på Microsoft Outlook, det være sig til at sende emails eller booke aftaler i deres kalender. Hvis du har mulighed for at få en timeregistreringsløsning der supplerer dette allerede eksisterende system, hvilket bedre alternativ er der så?
Outlook-kompatible tidsregistreringssystemer giver dig mulighed for at tilføje projekter, aktiviteter, organisationer, klienter og kunder til de aftaler du allerede skulle lave i din Outlook-kalender, og derved konvertere det til en tidsindtastning. Du har mulighed for manuelt at redigere tidsposter og også sende dem til godkendelse, hvis du ønsker det.
Da det giver dig mulighed for at oprette projekter, analysere dem i opgaver og knytte dem til de rigtige kunder, sparer du en enorm mængde tid og penge, der ville være spildt hvis du skulle bruge anden software.
Hvad får en tidsregistreringsløsning til at skille sig ud?
Med så mange timeregistreringsprodukter derude, der hver især lover sine egne fordele, er det afgørende for dig at vælge et system der er ideelt til din virksomhed. Uanset hvorfor du får et tidsregistreringssystem, er den rigtige løsning til dig en der har de fleste, hvis ikke alle, følgende funktioner, som hver især har sine unikke fordele.
En brugervenlig grænseflade
Da alle allerede har travlt med at yde deres bedste på arbejdet, er der ingen der ønsker at sætte ekstra software at lære på deres huskeliste. Det bedste timeregistreringssystem for dig, ville være et der er let at lære og bruge, og kræver minimal tid og kræfter. På den måde er dine medarbejdere mere tilbøjelige til hurtigt at indføre tidsregistrering i deres daglige rutine.
Filtre til data
Det største plus for timeregistreringssystemer er arbejdsgivernes evne til at gennemgå de tilgængelige data i flere former med flere filtre, på ethvert tidspunkt og sted. Den ideelle tidsregistreringsløsning opsummerer let hvor dit team bruger tid, i grafer såvel som tabeller, der giver et overblik over arbejdspladsens produktivitet.
Oplysninger om en bestemt medarbejders præstation samt et teams fremskridtsrapport bør alle være et klik væk og en række forskellige muligheder tilgængelige. Timeregistreringsløsningen skal filtrere tidsstyringsdata baseret på projekt, kunde, opgave, afdeling, medarbejder og mange andre variabler, afhængigt af hvad du har brug for.
For eksempel vil du måske gerne observere en bestemt medarbejders tid brugt på en bestemt opgave og derefter sammenligne den med den tid, en anden medarbejder har brugt på et andet projekt. En ideel tidsregistreringsløsning bør give dig mulighed for at trække disse tal problemfrit, så du kan foretage en præstationsanalyse af dine medarbejdere, inden du træffer vigtige beslutninger om bemanding og budgettering i fremtiden.
Tilvejebringelse af en kommunikationskanal
Hvis det tidsregistreringssystem du vælger simpelthen er et katalog over tidsposter, vil timeregistrering føles som en opgave for medarbejderne. Alternativet til det er at finde et system, hvor tidsposter kan tilpasses ved at tilføje noter.
Desuden er det et ekstra plus at vælge et timeregistreringssystem med Outlook-kompatibilitet. Da din kalender og dit tidsindtastningssystem er baseret på den samme platform, kan du nemt få et overblik over din tid, herunder hvordan den er planlagt, hvilket gør kommunikationen mere jævn og effektiv inden for arbejdsprocessen.
Rollebaserede tilladelser
Et specialiseret tidsindtastningssystem giver arbejdsgiverne mulighed for at tilpasse de tilladelser, der er tildelt hver medarbejder. Selvom nogle brugere kunne have privilegiet til kun at generere rapporter over deres egen tid, kunne ledelsespersonalet gøre det for alle på kontoret.
Du kan også nemt bestemme, hvem der skal kunne rapportere tid om hvilke projekter, hvilket gør overblikket meget bedre for medarbejderne, da du kun ser de projekter, du arbejder på.
Datasikkerhed
Da en tidsregistreringsløsning er et lagerhus for oplysninger, hvoraf mange er fortrolige, er det relevant at disse oplysninger er sikre. Det rigtige produkt til timeregistrering til din virksomhed, ville være et system der forhindrer adgang til data ved hjælp af personlige brugernavne og adgangskoder.
Dette går i takt med rollebaserede tilladelser, da forskellige former for profiler ville have adgang til forskellige former for information. Desuden gemmes alle data i skyen, og der er ingen risiko for tab, noget der er ganske almindeligt i manuelle tidsindtastningssystemer.
Tilpasset til hver medarbejder
Selvom det giver en måde at rapportere tid på via din Outlook-kalender, ville det bedste tidsregistreringssystem også muliggøre en rimelig grad af tilpasning til hver medarbejder, så de begynder at tage ejerskab over deres tid. Udover de individualiserede brugeroplysninger og muligheden for at tilføje noter, kan noget så enkelt som at gemme tidligere data være afgørende for at dine medarbejdere føler sig uafhængige.
For eksempel, hvis en bruger ofte skulle arbejde på et bestemt projekt, kunne de markere disse detaljer som ‘favorit’ og derefter bare klikke på ‘favorit’ hver gang de vil indtaste de samme oplysninger til en aftale, frem for at udfylde alt forfra. På samme måde ville den rigtige tidsregistreringsløsning have unikke oplysninger på et dashboard, der giver detaljer om hvordan de har brugt deres tid, frem for at det er en generisk webside for alle.
Bred tilgængelighed og kompatibilitet
Med flere og flere medarbejdere der kan arbejde hjemmefra og andre steder end kontoret, ville den bedste timeregistreringsløsning være kompatibel med flere operativsystemer samt smartphones. Medarbejdere er ikke kun spredt over hele kloden nu, men nogle er muligvis ikke altid på kontoret og burde kunne registrere deres tid, i det øjeblik projektet starter.
Dette fremhæver nøjagtigheden af de indsamlede data, da de kan glemme de nøjagtige tidspunkter for noget, hvis de skulle udfylde tidsposterne manuelt når de går hjem fra et eksternt sted eller den følgende dag. En ideel timeregistreringsløsning ville lade medarbejderne rapportere deres tid, uanset hvor de er.
Hvis tidsregistreringssoftwaren er tilgængelig på forskellige sprog, scorer det flere point.
Fleksibelt dataformat
I stedet for at bruge flere forskellige softwaresystemer og manuelt indsætte datasæt i hvert af dem, ville det rigtige timeregistreringssystem gemme tidsposter i et format, der let kan eksporteres til andre platforme som Excel, CRM-, ERP- og regnskabssoftware. Alle afdelinger i din organisation kan gnidningsløst bruge det samme datasæt, det være sig personaleafdelingen til arbejdsledelse, eller regnskabsafdelingen for løn og fakturering.
Konklusion
Det er ikke længere noget spørgsmål om du straks skal investere i et tidsregistreringssystem, men det er også afgørende for dig at få det rigtige. Nu hvor du ved hvilke funktioner du skal kigge efter i en ideel tidsregistreringsløsning, vil du ikke fortryde det køb du foretager, mens du sætter din virksomhed på vejen til at opnå organisatorisk succes og effektivitet i dens arbejdsgange.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
