Tidsstyring i Outlook – Her er løsningen

Flere og flere virksomheder i dag bliver globale for at opnå konkurrencefordele. Derudover har nye teknologier, specielt internetbaserede, udjævnet forskellene, så selv små virksomheder kan konkurrere med globale giganter. Dette har dog spillet en rolle for effektiv projektstyring og i særdeleshed tidsstyring, siden medarbejdere for en multinational virksomhed kan arbejde på tværs af forskellige tidszoner.
Et af de mest effektive værktøjer til tidsstyring er også et af de mest kendte – Microsoft Outlook sammen med TimeSheet Reporter.

Outlook indeholder en lang række funktioner – så lang at ikke os alle får kendskab til dem alle. At gøre fuldt brug af dette omfattende sæt funktioner kan hjælpe projektledere med at styre deres projekter mere effektivt og gøre deres virksomheder mere produktive. Outlook kan hjælpe ledere med forskellige aspekter af tidsstyring – hvordan forskellige projekter organiseres, planlægge dem, kommunikere med holdmedlemmer, uddelegere opgaver mere effektivt og styre opgaver relateret til projektet.

Tidsstyring Outlook

Ved at bruge Outlook-tilføjelser kan du bringe mere styrke til dette værktøj og opnå bedre tidsstyring. For eksempel vil du være i stand til at planlægge opgavelister tilknyttet et projekt automatisk, skabe overblik over arbejdsindsatsen krævet til projektet, definere deadlines og opsætte påmindelser om deadlines. Outlook hjælper med effektiv tidsstyring ved at lægge opgaver omkring aftaler du har i din Outlook kalender. For eksempel, når du fastsætter varigheden af opgaven, antal timer tilgængeligt til at færdiggøre den og eventuelle deadlines, kan Outlook øjeblikkeligt tildele en start- og slutdato. Outlook giver dig altså den samme styrke og kontrol over dine projekter som mange andre sofistikerede og dyre værktøjer til tidsstyring gør og uden for meget kompleksitet.

Sådan får du tidsstyring i Outlook

Bekvemmeligheden og tidsbesparelsen ved at bruge et velkendt værktøj, så som Microsoft Outlook og i særdeleshed Outlook kalenderen, blev indset af holdet bag TimeSheet Reporter. Vi følte at et aktuelt behov var at udvikle et værktøj der gjorde det let for medarbejdere at indsende tidsregistreringer, automatisere opgaver så som beregning af løn og kundefakturering, og gav styrken ved tidsstyring til projektledere.

TimeSheet Reporter har alle disse egenskaber og mere til. Den lader medarbejdere bruge den velkendte Outlook kalender til at planlægge møder og opgaver som før. Når de er færdige med opgaven, er alt hvad de behøver at indsende deres tidsregistrering fra deres Outlook kalender.
Disse tidsregistreringer sendes til supervisorer som gives et hurtigt overblik via administrationsmodulet, så de kan godkende eller afvise tidsregistreringerne.
TimeSheet Reporter tillader nem integration med eksisterende regnskabssystemer, så lønberegninger og kundefakturering kan ske automatisk.
Endeligt, ved at generere standardrapporter der indeholder data om tiden forskellige opgaver har taget, hjælper TimeSheet Reporter projektledere med bedre tidsstyring. De kan bruge disse data til at lave bedre estimater over projektvarighed, overvåge opgaver mere effektivt og dermed øge produktivitet.