Timerapportering og tidsregistrering – Top 9 FORDELE
Vi har alle hørt ’Tid er penge,’ men du indser først dennes sande betydning når du starter din egen eller driver en virksomhed. I så fald bliver det vigtigt at holde styr på hvor din tid bruges, for at optimere og forbedre arbejdsgange. Det er her timerapportering eller tidsregistrering kommer ind i billedet – et glimrende projektstyringsværktøj, der registrerer den tid medarbejderne bruger på forskellige opgaver, projekter og kunder.
Mens virksomheder plejede manuelt at registrere deres tid på papir, har den administrative byrde, høje omkostninger og generelle ineffektivitet ved denne metode givet plads til mere brugervenlige og effektive tidsregistreringsløsninger. Uanset hvordan du registrerer tid, er det afgørende for en organisations succes på mange måder, hvilket udforskes i denne artikel.
1. Tidsrapportering hjælper med at måle effektiviteten af projekter
Tidsrapportering fortæller dig, hvilke projekter dine medarbejdere arbejder på, så du kan observere deres effektivitet ved at sammenligne den tid de bruger på hver opgave eller aktivitet med det producerede resultat. Når du identificerer hvilke opgaver der forsinker arbejdets afslutning, ved at tage længere tid end nødvendigt, kan de optimeres eller fjernes helt. Hvis ikke, vil du i det mindste gerne afslutte dem først, for at øge effektiviteten.
Hvis den samme afdeling gentagne gange har udfordringer på samme trin i projektet, hvad enten det er budgettering eller logistik, kan du let notere hvor problemet ligger. Det bedste er at det kan gøres uden at afbryde medarbejderne, da alle disse oplysninger er ved dine fingerspidser, hvis du vælger en god løsning.
Hvis en bestemt afdeling registrerer for meget tid på administrative opgaver og møder, er det en besked til dig for at finde ud af hvorfor så meget tid muligvis bliver spildt. Timeregistrering giver dig mulighed for at genkende områder der skal forbedres, og opgaver der kræver yderligere uddannelse og udvikling. Du får mulighed for at foretage præstationsanalyser og bedre forstå arbejdsgangene i din organisation.
Gode timeseddel-løsninger giver dig forbedret realtidsindsigt i produktiviteten på din arbejdsplads, især når de problemfrit kan integreres med Outlook-kalenderen. Løsninger, der gør det, kan konvertere den kalender, som alle ved hvordan de skal bruge, til et tidsregistreringsværktøj, hvilket minimerer behovet for yderligere uddannelse, og sikrer en problemfri overgang til denne form for timerapportering.
2. Tidsregistrering forbedrer personaleledelse
Når alle medarbejdere logger den tid de bruger på aktiviteter og opgaver, giver det ledelsen nøjagtige oplysninger, der letter forbedrede beslutninger, når det kommer til personale- og ressourceopgaver. Lederen er til enhver tid opmærksom på hvilken medarbejdere der arbejder med hvilken opgave, i hvilken afdeling, samt hvor lang tid de bruger på at afslutte et bestemt projekt.
Når alle disse oplysninger er let tilgængelige, kan du ikke kun bekvemt identificere hvilke medarbejdere der frit kan tildeles en anden opgave, men du kan også maksimere effektiviteten ved at omfordele opgaver i henhold til medarbejdernes færdigheder. Desuden kan det også sikre lige eller optimal fordeling af arbejdsmængden.
For eksempel, hvis en bestemt afdeling ikke logger så mange timer som andre, kan det skyldes at de har tid og kapacitet til at påtage sig yderligere arbejde. Timeregistrering viser præcis hvilke afdelinger der med succes leverer, og hvilke som kæmper og kræver yderligere hjælp eller ressourcer.
Ideelle timerapporteringsløsninger producerer standardrapporter, der kan hjælpe dig med at evaluere medarbejdernes færdigheder og opsummere team’ets fremskridt og identificere alles styrker og svagheder.
3. Tillader identifikation af problemer før det er for sent
At have alle de tilgængelige data i form af en timeseddel kan gøre underværker, når det kommer til at løse problemer før de eskalerer. Hvis en afdeling konsekvent registrerer for mange timer på et projekt, kan oplysningerne præsenteres for kunden, og tidslinjen ændres, før dine medarbejdere brænder ud og viser en nedsat motivation.
På samme måde, hvis en afdeling bruger for meget tid på administrative møder, ved du at tiden ikke bliver brugt til bedre, fakturerbare ting, og at noget skal gøres ved det. Det ville ikke være muligt uden en effektiv timerapporteringsløsning.
4. Forbedrer nøjagtigheden af indsamlede data
Korrekt timeregistrering sikrer større gennemsigtighed og nøjagtighed, når det kommer til at bevare en enorm mængde information. Når du har daglige timesedler, er der ingen problemer med at prøve at huske den nøjagtige mængde tid du har brugt på noget, så du kan blive betalt eller fakturere kunden i overensstemmelse hermed.
Dette er især tilfældet med løsninger, der hjælper med at gøre processen så let og præcis som mulig. Den tid du bruger på et projekt registreres let, og gennemgås derefter eventuelt af en supervisor for at fange eventuelle fejl.
Derfor er de data, der i sidste ende gennemgås af regnskab, HR og ledelser for løn, personaleopgaver, og bedre ledelsesmæssige beslutningstagning, stort set uden fejl.
5. Giver bedre økonomisk sporing
Effektiv tidsrapportering er nøglen til at spare omkostninger for virksomheden og derved øge overskuddet. Det er allerede fastslået, at når du omfordeler opgaver baseret på egnetheden af medarbejderfærdigheder, øges organisatorisk effektivitet, hvilket øger indtægterne.
Udover det er tidsregistrering en glimrende indikator for hvilke projekter der koster dig penge, hvilke der giver god økonomisk mening, og også hvor meget tid der afsættes til aktiviteter, der ikke kan faktureres, f.eks. administrative møder. Dette er især ideelt for organisationer der opkræver betaling efter tid.
Når du har et stort sæt data til rådighed, kan de tidligere tendenser hjælpe dig med at estimere forventede omkostninger, som derefter kan sammenlignes med de reelle omkostninger ved projektet, hvilket giver dig værdifuld indsigt, der kan spare penge i fremtiden.
Desuden sparer du ved hjælp af en god tid til rapporteringsløsning mange penge, som ellers ville blive brugt på administrative omkostninger til at vedligeholde papirbaserede optegnelser.
6. Styrker medarbejderne og øger moralen
Timerapportering giver medarbejderne en fornyet ejerskabsfølelse over deres egen tid samt en hurtig og nem måde at registrere den på. De kan selv se hvor de bruger deres tid, så de kan afvise yderligere opgaver eller påtage sig flere og bakke det op med beviser.
Ideelle tidsregistreringsløsninger er også personliggjorte, da medarbejderne kan se antallet af timer de bruger på forskellige aktiviteter. Den totale gennemsigtighed af data giver dem mulighed for at se deres tidsplan på forhånd, hvilket øger bevidstheden om deres tid, hvilket giver bedre moral og en mere effektiv måde at arbejde på.
Da poster altid gemmes, kan de også understøtte medarbejdernes ansøgninger om bestemte opgaver, forfremmelser eller andre opgaver. Alle disse fordele resulterer i gladere medarbejdere, hvilket i sidste ende bidrager til væksten i organisationen.
Da tidsregistreringerne er tilgængelige for ledelsen til gennemgang, fungerer de desuden som en drivkraft for medarbejderne til at bekæmpe udsættelse, og forbedre disciplinen, når det kommer til arbejde, så de kan være mere produktive og gavne virksomhedens indtægter i det lange løb.
7. Forudsiger behovet for ressourcer og forfiner kapacitetsplanlægning
Når du har medarbejdere der registrerer timer på forskellige projekter over længere tid, kan du identificere vigtige tendenser, der kan ændre den måde du arbejder på i fremtiden. Når du får indsigt i dine medarbejderes præstationer og de opgaver der har taget mest tid, kan du derefter forberede mere rimelige og realistiske tidslinjer for dem i fremtiden.
Desuden forudsiger den HR-mæssige del af denne analyse også dine rekrutteringsbehov i fremtiden til projekter, der tidligere har vist en mangel på ressourcer. Denne øgede nøjagtighed i prognoser kan spare virksomheden både tid og ressourcer i fremtiden.
8. Fremmer bedre kundeforhold ved at lette nøjagtig fakturering
Da tidsregistrering hjælper dig med at føre en grundig registrering af den tid, der bruges på hvert projekt, opgave eller aktivitet for hver medarbejder, kan det sikre nøjagtig fakturering, så kunderne bliver faktureret i henhold til de nøjagtige timer de har fået. Når disse oplysninger præsenteres for kunden, modtager de al dokumentation for hvor præcis deres penge bliver brugt, hvilket fjerner behovet for enhver konflikt i sidste øjeblik.
Da alle dine krav understøttes af velholdte logfiler, vil din kunde helt sikkert gå derfra med en positiv oplevelse, der kan bringe fremtidige ordrer med sig, samt gode anbefalinger til andre potentielle kunder, som derefter kan gøre brug af dine tjenester. Efterhånden som din virksomhed får denne konkurrencefordel på markedet, vil det kun medføre højere overskud og yderligere forretningsudvidelse.
9. Fleksible timer
Din organisation kan have en politik vedrørende fleksible timer, så hvis du f.eks. arbejder to timer mere den ene uge, kan du holde to timers fri den næste, eller omvendt.
Din timeregistreringsløsning bør gøre dig i stand til at have en enkel form for flekstidssystem, hvor medarbejdere og ledelse kan se hvor mange timer der er blevet rapporteret, i forhold til hvad der skulle have været rapporteret.
Summa summarum
Timerapportering er afgørende, hvis du ønsker at forbedre kvaliteten af dit arbejde, opnå mere på kortere tid og tage ejerskab over den tid du har til rådighed. Dette er nu en integreret del af de mest succesrige virksomheder, så du bør skaffe en løsning hurtigst muligt.
Hvis du får en der kan integreres med Microsoft Outlook-kalenderen, kan du ved at bygge videre på den eksisterende model, spare mange ressourcer, der ellers ville gå til spilde under overgangen til en tidsregistreringsløsning. Som nævnt ovenfor har dette en lang række fordele, så det er på høje tid at du holder dine projekter på sporet og giver din virksomhed den fordel, den fortjener.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
