TOP 5 Fordele ved tidsregistreringssoftware til revisorer

TOP 5 Fordele ved tidsregistreringssoftware til revisorer
TOP 5 Fordele ved tidsregistreringssoftware til revisorer

De fleste virksomheder mener, at penge er det vigtigste aktiv der er til rådighed for dem, men du kan blive overrasket over at høre at der er noget andet der har langt mere betydning end penge for en virksomheds succes – tid. Som det eneste aktiv, som hver virksomhed deler i lige store mængder, kan det der adskiller din virksomhed fra resten, være at finde ud af den bedste måde at bruge din tid på, især hvis du driver en revisionsvirksomhed.

Det kan være meget udfordrende at drive et revisorfirma. Bogføring, udarbejdelse af rapporter, revision af regnskaber, udarbejdelse af selvangivelser, analyse af bunker ​​med papirarbejde – alt dette kan være meget tidskrævende og stressende. Dette er grunden til at revisorer altid leder efter måder at gøre revisionsprocessen mere effektiv på.

Ved at bruge timeregistreringssoftware til revisorer for at registrere deres medarbejderes tid, er revisorer ikke kun i stand til at få afgørende indsigt i deres virksomheds arbejdsgange, men også opdage ineffektivitet og identificere måder at overvinde dem på. Dette er præcis hvorfor mange professionelle revisorer og bogholdere anser tidsregistrering for at være livsnerven i deres forretning. Her er fem måder, som tidsregistrering kan gavne dit revisionsfirma.

Nøjagtig fakturering

For virksomheder der fakturerer deres kunder på timebasis, er tidsregistrering kernen i deres forretning. For at sikre at alt det arbejde du udfører, kompenseres for, skal du vide hvor meget tid du har brugt på hver opgave for at sikre at du ikke under- eller overfakturerer dine kunder.

Overfakturering af dine klienter kan beskadige dit forhold til dem, og føre til færre kunder der vender tilbage. På samme måde kan underfakturering af dine kunder meget vel også skade din virksomhed. Underfakturering sælger din virksomhed for billigt og sender et signal til kunderne om, at du ikke giver dem den bedst mulige service.

Korrekt timerapportering hjælper med at strømline hele faktureringsprocessen og gør den meget mere gennemsigtig, ved at opretholde nøjagtige og detaljerede optegnelser over den tid hvert team-medlem bruger. Disse oplysninger kan deles med dine kunder som konkrete beviser for at understøtte det beløb, de bliver opkrævet. Et gnidningsfrit og nøjagtigt faktureringssystem understøttet af beviser der er tilgængelige fra tidsrapportering, går langt i retning af at tilfredsstille dine kunder og hjælpe din virksomhed med at skabe et varigt indtryk på dem.

Derudover hjælper tidsregistrering også virksomheder med at foretage mere nøjagtige skøn over omkostningerne ved forskellige projekter, baseret på tidligere registrerede data eller historiske data, idet de angiver hvor meget tid der er brugt på et specifikt projekt. Disse skøn kan bruges til at give pålidelige tilbud til klienter for lignende projekter.

Gnidningsfri projektledelse

Revisionsselskaber er ofte overbebyrdet med arbejde, især fordi så mange medarbejdere arbejder på flere forskellige projekter samtidigt. Med så mange ansvarsområder på deres skuldre, kan det være vanskeligt for revisorer og bogholdere at arbejde på flere projekter/klienter på én gang og samtidig overholde deadlines. Team-ledere kan bruge tidsrapporteringssoftware til at få et klart billede af hvem der arbejder med hvilken aktivitet, hvilket gør det meget nemmere at uddelegere opgaver. Du kan også identificere hvordan arbejdet fordeles blandt medarbejderne, og bruge denne indsigt til at fordele arbejde mellem medarbejdere mere retfærdigt.

Tidsregistrering giver også ledere et dybtgående kig på hvor langt et projekt er, så de bedre kan spore deres fremskridt og sikre at de overholder deadlines. Ved hjælp af data tilgængeligt fra automatiserede timesedler, kan ledere forudsige eventuelle forsinkelser i afslutningen af ​​deres projekter, og identificere de områder der forårsager forsinkelsen. Dette betyder at de let kan løse disse flaskehalse, for at sikre at projektet gennemføres til tiden.

Med timeseddelssoftware kan ledere også se, hvad der indgår i hvert projekt til afslutning – opgaver, ressourcer, timer osv. Disse oplysninger kan derefter bruges til at forbedre klientadministration og projektkommunikation, samarbejde og planlægning. Ved at registrere alle dine arbejdstimer kan du lave bedre projektestimater og afsætte ressourcer til forskellige opgaver mere effektivt.

Identificer forbedringsområder

Kernen i din regnskabsvirksomheds succes er effektiv tidsstyring. Men hvis din virksomhed er fyldt med ineffektivitet, vil din virksomhed sandsynligvis være på vej mod fiasko. Tidsregistrering fungerer som den bedste måde at sikre effektiv tidsstyring ved at identificere nøgleområder i din virksomhed, der skal optimeres for maksimal driftseffektivitet.

Timeregistreringssoftware til revisorer kan fremhæve opgaver der hindrer produktivitet, og foreslå hvilke processer, arbejdsgange eller adfærd der skal løses, for at forbedre din regnskabsmæssige drift. Bogførings- og registreringsopgaver, der tager længere tid end normalt, kan løses, og flaskehalse kan ses, ved at udnytte kraften i tidsregistreringssoftware til revisorer.

Registrering af dine medarbejderes timer kan også bruges til at analysere dine team-medlemmers præstationer, hvilket gør det lettere at sammenligne individuelle team-medlemmers præstationer. Medarbejdere kan få mere nøjagtig feedback baseret på deres indsats, hvilket kan hjælpe dem med at bestemme hvordan de kan gøre det bedre. Højtydende teams kan værdsættes for deres indsats, hvilket vil øge medarbejdernes moral og sikre at dine medarbejdere forbliver tilfredse.

Forbedret beslutningstagning

Tidsregistrering kan give bogføringsvirksomheder og revisionsvirksomheder nogle af de mest indsigtsfulde datakilder, der er nødvendige for at træffe kvalitetsdatadrevne beslutninger. Timerapporteringssoftware til revisorer indsamler mange forskellige typer oplysninger om dine projekter, såsom arbejdsmængder, omkostninger, fakturerbar tid, medarbejderfravær, ressourcetilgængelighed osv. Styrket med tidsregistreringssoftware til revisorer, kan forretningsledere analysere disse data for at træffe meget mere informerede beslutninger og forbedre deres samlede drift.

Med tidsregistreringsdata kan ledere lave mere pålidelige og realistiske tidsestimater og praktiske projektplaner for ethvert nyt projekt. Du kan også estimere dine medarbejderes maksimale arbejdskapacitet baseret på historiske data og bruge det til at tildele opgaver til dem på en mere effektiv måde. Hvis du ser en medarbejder arbejde over deres kapacitet, kan du give dem en pause og lette deres belastning, for at undgå udbrændthed, og øge dit teams produktivitet.

Data fra tidsrapportering tjener også til at forbedre ansættelsesprocesser. Projektledere kan identificere områder af deres projekter, der har brug for mere arbejdskraft og rekruttere flere medarbejdere i overensstemmelse hermed, men kun når det er nødvendigt, så du ikke ender med at bruge for mange penge på ansættelser.

Timeregistreringsdata eliminerer også ethvert gætteri og afslører den bedste projektrute, der bruger mindst mulig tid, uden at gå på kompromis med kvaliteten af ​​dit arbejde. Projektledere kan bruge historisk tidsregistreringsdata på lignende projekter, til at træffe bedre beslutninger om hvorvidt de skal gå den samme projektvej eller vælge en anden retning. På denne måde kan virksomheder bruge deres tid på mere meningsfulde opgaver og få mere arbejde udført på kortere tid. Desuden kan virksomhedsledere også bruge tidligere projektdata til at vurdere, om et bestemt projekt er værd at gennemføre eller ikke, ved at evaluere dets omkostningseffektivitet.

Opret en detaljeret oversigt over dit arbejde

En af de største fordele ved at anvende tidsregistreringsværktøjer i din virksomhed, er at det skaber en omfattende oversigt over hvad dit team har arbejdet med, og præcis hvad der er puttet i hvert projekt. Nogle gange ønsker klienter bevis for de penge de bliver opkrævet, eller ønsker at blive opdateret hvert trin på vejen vedrørende projektets fremskridt. Med de omhyggelige poster, der er oprettet ved hjælp af tidsrapporteringssoftware til revisorer, kan du blot oprette en detaljeret rapport og videresende alle oplysningerne til dine kunder med blot et par klik.

At have detaljerede optegnelser over deres arbejdsgange er afgørende for team-ledere for at kommunikere deres arbejde til deres egne ledere, og tegne et nøjagtigt billede til interessenter om hvordan deres penge bruges. Rapporter genereret af disse optegnelser kan bruges til møder og præsentationer med interessenter, så de hele tiden holdes ajour. Derudover kan tidsregistreringssoftware, der integreres med andre styringssystemer, bruge disse poster til at synkronisere data mellem forskellige afdelinger i din virksomhed, så som fakturering, regnskab samt HR, og samle forskellige systemer i din opgavecyklus som en enhed.

Konklusion

Mange revisorer er ikke klar over hvor vigtigt tidsregistrering er for dem i deres praksis, men det kan muligvis være den eneste ting, der tager deres praksis til det næste niveau. Tusinder af store og små regnskabsfirmaer implementerer tidsregistrering i deres drift, for at forbedre produktivitets- og effektivitetsniveauerne sammen med deres team. En ideel tidsrapporteringsløsning, især en der integreres med Outlook, kan gøre underværker for enhver organisation. Men lige så vigtigt det er at implementere tidsregistreringssoftware til revisorer, lige så vigtigt er det at finde den rette timeregistreringsløsning til din virksomheds unikke behov.

Det er vigtigt at din tidsregistreringsløsning har en venlig brugergrænseflade og giver handlingsbar indsigt og nøjagtige data om dit teams indsats. Hvis du driver et regnskabsfirma, er det meget sandsynligt at du allerede bruger Microsoft Outlook-kalenderen i din virksomheds drift. En tidsregistreringsløsning integreret med Outlook, giver dig en holistisk løsning. Det er ikke kun let at bruge, men det sparer også dine medarbejdere byrden ved at skulle skifte fra den software de allerede bruger, til et andet system. Udstyret med den rigtige løsning, kan du forbedre og automatisere så mange af din virksomheds processer og fokusere på det der virkeligt betyder noget – at levere den bedst mulige service til dine kunder.

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu