TimeSheet Reporter – Tidsregistrering i din Microsoft Outlook kalender
TimeSheet Reporter® gør det muligt at registrere tid på organisationer, projekter og aktiviteter i din MS Outlook® kalender.
Registrer tid via din Microsoft Outlook kalender
Få standardrapporter
Supervisor-godkendelse af tidsregistreringer
.
Tilføj timepriser (omkostninger/indtægter) udgifter (kørsel, fakturerbare varer, etc.) til dine tidsregistreringer
Del data med dine andre systemer (ERP, CRM, Excel, etc.)
Enkel flextidsløsning
.
.
SmartPhone-adgang
Manual tidsregistrering og tilretning for dig selv og andre, via brugervenlig web-grænseflade
Rolle-baserede tilladelser
.
For flere egenskaber, klik her
Bruger du Microsoft Outlook® som kalendersystem? Godt, det er alt hvad du behøver.
Medarbejderne i de fleste organisationer i dag bruger Microsoft Outlook® som deres kalendersystem. TimeSheet Reporter® bygger på det, og gør det muligt at lave tidsregistrering på organisationer, projekter og aktiviteter i din Microsoft Outlook® kalender.
Når du laver en aftale i Microsoft Outlook® kan du nu også vælge en passsende organisation, projekt og aktivitet, defineret af dig, og have dette i din aftale. Klik indsend når du har færdiggjort din dag eller uge eller aftale og tiden brugt på forskellige projekter eller aktiviteter registreres, og din tidsregistrering bliver dernæst godkendt eller afvist af en supervisor valgt til dette projekt.
Du kan også integrere denne information med dine andre systemer så som ERP, CRM, etc., og bruge den information i din projektstyring, fakturering, etc.
Du kan også integrere information fra disse systemer ind i TimeSheet Reporter® så du kan blive ved med at bruge dine eksisterende projekter og aktiviteter, uden at skulle danne dem forfra igen.
Hvilke af følgende egenskaber vil være behjælpelige i din organisation?
Registrer din tid i Microsoft Outlook®
TSR bygger på din eksisterende infrastruktur. Intet behov for dine brugere for at bruge en separat applikation til at indtaste deres tid i, og ingen træning nødvendig for at starte. Du bruger blot din MS Outlook kalender, tilføjer den ekstra information du ønsker til din aftale (projekt, organisation og aktivitet), og voila! Det er det. Din aftale fungerer nu som en tidsregistrering. Når aftalen er færdig, kan brugeren indsende den og en supervisor kan godkende den. Denne indsendelse kan også ske med flere ad gangen, så brugeren vil få et overblik over alle ikke-indsendte aftaler indenfor en tidsramme, og kan indsende dem alle på en gang. Så let er det.
Understøtter Outlook til Windows, Mac og Web
Den almindelige version af TSR Outlook-brugeragent (OUA) fungerer med den installerede version af Microsoft Office til Windows.
Som et supplement tilbyder TSR også TSR OUA Light, som er et tilføjelsesprogram, der også understøtter Outlook til Mac og Outlook til Web.
TSR OUA Light fungerer også med Outlook til Windows, men her anbefaler vi normalt at gå med den almindelige TSR Outlook User Agent.
For mere info om OUA Light – Klik her…
Gør din organisation mere stærk og konkurrencedygtig
Det er vigtigere end nogensinde at have din organisation optimeret og konkurrencedygtig. Det betyder at du er nødt til at bruge det der giver din organisation en konkurrencefordel. At frigøre ressourcer og sikre at timer brugt på alle kunderelaterede projekter registreres, og at have et mere klart overblik over hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, er en kæmpe konkurrencemæssig fordel, som din organisation kan få ved at bruge TimeSheet Reporter®.
Tilføj den information du har behov for, til hver aftale
Udover information om projektet og organisationen, hver aftale omhandler, kan du også tilknytte kommentarer fra brugeren til godkenderen, og den anden vej. Dette kan være relevant hvis du har brug for at forklare hvorfor en aftale er udført på en speciel måde eller hvorfor en godkender har afvist aftalen.
Nemt overblik over brugt tid
Både brugere og administratorer kan nemt få overblik over tidsregistreringer. Brugere kan nemt få et overblik over deres tidsregistreringer, både godkendte og ikke-godkendte. Administratorer og supervisors kan også nemt få et overblik over dette ved at bruge administrationsmodulet.
Få standardrapporter
Administratorer kan også nemt generere standardrapporter, for at få alle mulige slags informationer. For eksempel tid brugt på et specifikt projekt, sammenlign tidsregistreringer for forskellige brugere, sammenlign tid brugt på forskellige projekter, tid brugt på en specifik organisation, etc. Det et let at bruge og vil gøre dig i stand til at tage mere informerede og stærke beslutninger.
Disse rapporter kan præsenteres som tabeller så vel som grafisk i form af lagkage- og søjlediagrammer.
Du kan også give nogle brugere ret til at generere rapporter kun vedrørende deres egen tid.
Supervisor-godkendelse af tidsregistreringer
Når brugere har indsendt deres tidsregistreringer, kan tildelte godkendere så godkende eller afvise disse. De kan enten gøre dette for en samling eller for specifikke registreringer. Når en aftale er godkendt, vil den så blive gemt i systemet som godkendt. Hvis en registrering afvises, vil den blive sendt tilbage til brugeren.
Supervisors kan også tilføje og svare kommentarer på registreringerne.
Integrer og del automatisk og manuelt data med dine ERP, CRM, regnskab og andre systemer
Med TSR DataBridge modulet (inkluderet) kan du også dele og importere/eksportere data til og fra TimeSheet Reporter® og dine andre systemer, for eksempel ERP, CRM og regnskab. Det betyder at indsendte og godkendte tidsregistreringer nemt kan importeres i dine ERP, CRM og regnskabssystemer, hvilket gør fakturering af dine kunder betydeligt lettere og mere nøjagtig.
Det betyder også at du kan importere dine nuværende projekter og kunder fra dine andre systemer til TSR, hvilket gør brugen af TSR endnu mere let.
Du kan importere og eksportere data til og fra TSR via CSV filer.
Denne tovejs-datadeling kan udføres manuelt, og automatisk via kommandolinie-operationer.
Timepriser
I TSR er det også muligt at tilføje timepriser på dine tidsregistreringer. Det betyder at du på projekter kan definere udgifter og indtægter på timebasis for hele projektet eller for individuelle aktiviteter på projektet.
Dette er brugbart hvis du gerne vil se din profit på projekter, eller for eksempel se dine omkostninger på fastprisprojekter.
Denne funktion kommer også med separat rapportering, så du hurtigt kan få et overblik over indtægter, udgifter og profit, og du kan også inkludere disse data når du eksporterer tidsregistreringer med TSR DataBridge.
Udgifter
TimeSheet Reporter gør det også muligt at tilføje udgifter til dine tidsregistreringer.* Det betyder at hvis du for eksempel har haft udgifter så som hotel eller kørsel eller visse produkter, kan du tilføje det til dine tidsregistreringer, for eksempel til godtgørelse. Det kan også bruges til ting så som fakturerbare varer.
Ligesom med tidsregistreringer i TSR, kommer Udgifter med en valgfri godkendelsesprocedure. Det kommer også med indbygget rapportering til overblik over udgifter, og kommer også med godtgørelsesrapporter der er klar til underskrift af medarbejdere og ledelse.
*Med standard TSR Outlook User Agent (pt. ikke OUA Light) og TSR WebAdmin.
Enkel flextidsløsning
TSR-løsningen gør det også muligt at definere, hvor mange timer der skal rapporteres af de enkelte brugere. For eksempel 8 timer om dagen, svarende til 40 timer om ugen osv. Dette gøres via ‘Arbejdstidsprofiler’, og du kan definere forskellige profiler for forskellige brugere; for eksempel til deltidsansatte, fuldtidsansatte osv., og ikke alle brugere har brug for en defineret profil.
I rapporteringsfunktionen kan du derefter let få et overblik over rapporterede timer sammenlignet med hvad der skulle have været rapporteret, inklusiv forskellen.
En virkelig enkel og nem flextidsløsning.
Arbejd lettere og hurtigere med favoritter
Mange medarbejdere har specifikke organisationer og projekter de arbejder på (en ‘favorit’), inklusiv din egen. De kan enkelt og nemt have deres favorit valgt som standard når de laver aftaler. Intet behov for at browse igennem alle de organisationer og projekter der kan være i dine systemer. Dette betyder at TSR-felterne i din aftale (vedrørende projekt, organisation, etc.) automatisk er udfyldt, hvilket sparer endnu mere tid. Dette er virkeligt brugbart for medarbejdere der mest arbejder på en specifik organisation eller projekt (for eksempel din egen).
Det er også muligt at lave flere favoritter, og kunne vælge imellem disse.
Beskeder for manglende tidsregistreringer
TimeSheet Reporter® kommer også med en funktion der gør det muligt at sende påmindelser til medarbejdere der ikke har registreret det antal timer de bør. Du kan sætte en eller flere kalendere op, og definere hver dag i ugen vedrørende hvor mange timer der skal registreres der, og også inkludere undtagelser for eksempel for helligdage, etc. Du kan så tilknytte brugere til denne kalender. Når det så passer dig kan du bruge besked-funktionen, og brugere der ikke har registreret nok timer (defineret af deres tilknyttede kalender) vil modtage en besked, og du vil få en samlet rapport med alle manglende tidsregistreringer. Du kan skabe forskellige kalendere for forskellige brugergrupper, for eksempel fuldstidsmedarbejdere, deltidsmedarbejdere, studiemedarbejdere, etc.
Manuel tidsregistrering og tilretning for dig selv og andre via brugervenlig web-grænseflade
TSR indeholder også muligheden for at tilrette og indtaste tidsregistreringer manuelt som kendt fra traditionelle systemer. Dette kan være smart hvis du for eksempel af en eller anden grund ikke har adgang til din Outlook.
Brugere med de rigtige rettigheder kan oven i købet registrere tid for andre brugere, hvilket kan være værdifuldt når medarbejdere er sygemeldte eller blot har glemt at lave deres tidsregistreringer, eksempelvis før de er taget på ferie. Det kan også være at der er fejl i deres tidsregistrering og at en supervisor gerne vil ændre det. En kollega eller supervisor med de rigtige rettigheder kan så indtaste eller rette deres tidsregistreringer for dem, hvilket sparer en masse bøvl med at logge på andre personers konti, etc. Brugere med de rigtige rettigheder kan selvfølgelig også rette og indtaste deres egne tidsregistreringer.
Al dette gøres via en brugervenlig web-grænseflade, kaldet TSR WebAdmin.
Du kan sige at vi har taget den ’traditionelle’ manuelle håndtering af tidsregistrering og perfekteret den.
Ovenstående er tilgængelig i listeform og som matrix, hvilke også tillader dig at kopiere tidsregistreringer, indsende dem, etc.
SmartPhone-adgang
Brug dine mobile enheder såsom smartphones til at rapportere tid via TSR WebAdmin.
TSR kommer med en web-grænseflade der er optimeret til smartphones, så hvis du ikke har adgang til din Microsoft Outlook-kalender, og kun har din smartphone med dig kan du stadig rapportere tid og liste dine tidsregistreringer.
Bare tilgå TSR WebAdmin via din smartphone, og du vil blive præsenteret for en menu der lader dig registrere tid, oprette nye tidsregistreringer, indsende dem, etc.
Hosted løsning
Den hostede version betyder at vi hoster server-delen for dig, så du kun behøver at installere Outlook brugeragenten. Vi hoster det på Microsoft Windows Azure. Det betyder basalt set at det er hosted af Microsoft, hvilket sikrer høj oppetid, kvalitet og hurtige svartider. Hvis du ikke har et Microsoft Server-miljø eller blot ønsker at holde tingene enkelt, er dette løsningen for dig.
Sikker login – Kontroller brugeradgang
Sikker login for dine brugere er vigtigt. Din administrator af TSR opretter brugerlogins for hver bruger, hvilket giver dig kontrol over sikkerheden. Når TSR-brugeragenten kommunikerer (for eksempel brugerlogins og tidsregistreringer) med TSR-serveren der er hosted hos os, vil det blive gjort via Secure Socket Layer (SSL) kryptering, hvilket betyder at din datatrafik er sikker.
Rolle-baserede tilladelser
Du ønsker at have kontrol over hvem der har adgang til hvilke informationer og hvad de kan gøre. Med TSR kan du sætte forskellige brugerroller op og tilknytte disse til de passende brugere. På denne måde kan du definere hvem der har adgang til at registrere tid, hvem der har privilegier til at godkende tid, hvem der kan lave rapporter, etc.
Få TSR på det sprog du ønsker
TSR kommer pt. med forskellige sprogpakker. Sprogene inkluderer nu dansk, engelsk, spansk, tysk, fransk, italiensk og hollandsk, og flere tilføjes løbende.
Opret eller tilret sprogfiler
Med TSR kan du også oprette nye eller tilrette nuværende sprogfiler. Med en brugervenlig grænseflade kan du let tilrette nuværende sprogfiler og skabe dine egne. TSR kommer med forskellige sprog, men du kan have specielle behov hvilket dette vil hjælpe dig med at indfri.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
Hvorfor alle virksomheder og organisationer, store og små, skal bruge software til Outlook tidsregistrering
Virksomheder nu om stunder står over for mange store udfordringer. Der er masser af konkurrence der hele tiden puster en i nakken. Plus, de skal arbejde flittigt for at sikre at deres kunder er helt tilfredse med deres arbejde eller produkter. At lave et par mindre justeringer her og der kan virkelig gøre en enorm positiv forskel. En af de første ændringer du skal lave, er at ændre eller opgradere din tidsrapporteringssoftware. Ved at opgradere til software til Outlook tidsregistrering, vil du kunne øge produktiviteten, forbedre medarbejdertilfredsheden og tage noget af ansvaret af dine skuldre. Nedenfor vil du lære hvordan en Outlook-baseret timeregistreringssoftware kan hjælpe enhver virksomhed eller organisation uanset størrelse.
Tidsregistrering i Outlook bringer noget velkendt
Først og fremmest bør du altid gøre dit bedste for at undgå at vige fra den etablerede vej. Personale sætter normalt ikke pris på at skulle gøre noget på en helt ny måde. Ud over det, er omkostningerne ved at træne dine medarbejdere i en ny færdighed eller software simpelthen for store. Dette er en af de største fordele ved at udnytte en Outlook-baseret tidsregistreringssoftware. Denne type software vil bringe noget velkendt til bordet. Trods alt bruger dine medarbejdere sandsynligvis allerede Outlook hver evig eneste dag for at modtage vigtige emails fra din virksomhed og kunder. Ved at holde fast i en velkendt software har dine medarbejdere ingen problemer med at bruge det med det samme.
Lettere integration
Mens du er ved det, bør du forstå hvor svært det kan være at integrere ny software i din virksomhed. Når du beslutter at påkræve medarbejdere at bruge et nyt program, skal de have tid til at vænne sig til softwaren. Den nødvendige tid og penge kan virkelig ophobes ret hurtigt. Dette vil ikke være et problem med et Outlook-timeregistreringsprogram. Uanset størrelsen af din virksomhed, har du simpelthen ikke råd til nedetid. Det er derfor at du har brug for et program der er let at integrere. Med en Outlook-baseret løsning er du klar til at gå i luften på et par minutter.
En løsning for alle
Nu om stunder kan arbejdsstyrken være ret forskelligartet. Der er en god chance for, at du har folk fra mange forskellige baggrunde i din virksomhed. Du kan have nogen fra et spansk- eller tysktalende land, såvel som en amerikaner eller to. Med dette i tankerne, skal du finde en løsning der er i stand til at opfylde alles behov. Det er her hvor en god Outlook-baseret løsning kommer ind i billedet. Så længe du vælger den rigtige software, har du mulighed for at vælge sprogindstillinger der passer til den enkelte brugers behov. Dette kan gøre en enorm forskel.
Denne type løsning sikrer at alle i din arbejdsstyrke er i stand til at forstå og bruge softwaren uden nogen problemer.
Holder medarbejdere aktive
Nedetider kan virkelig ødelægge et firma. Hvis dine teams sættes på bænken i et par timer, vil din virksomhed tabe en betydelig sum penge. Dette er noget du skal undgå for enhver pris. Hvis du vælger den forkerte tidsregistreringssoftware, vil du finde dig selv i en masse problemer. Heldigvis vil software til timeregistrering i din Outlook kalender hjælpe dig med at undgå problemer. Dette er tilfældet, fordi denne software giver dig mulighed for at konfigurere rollebaserede tilladelser. Det betyder at du kan styre hvad hver medarbejder har lov til at se og gøre.
Til gengæld vil du være i stand til at forhindre dine medarbejdere i at sidde fast og forsinke dem med unødvendige skærmbilleder. I stedet kan de rapportere deres tid eller kontrollere deres projekt og være på farten igen. Dette kan virkelig forbedre tidseffektiviteten i din arbejdsstyrke og give din virksomhed en fordel i forhold til konkurrencen.
At være opmærksom til enhver tid
En anden stor fordel ved Outlook-baseret software til timeregistrering er, at det vil sikre, at du er opmærksom på udfordringer til enhver tid. Denne type software er i stand til at finde manglende tidsregistreringer og sende meddelelser. Uden en sådan software ville du være nødsaget til at finde de manglende oplysninger ved håndkraft, og det kan være at det ikke sker i et par dage. Når du endelig kommer frem til at spørge din medarbejder om det, bliver det meget sværere at få de rigtige oplysninger.
Med den rigtige software har du ingen problemer med at få de oplysninger, du har brug for. En meddelelse vil blive udsendt rettidigt for at sikre at medarbejderen løser problemerne og rapporterer de korrekte oplysninger med det samme.
Den rigtige timeregistrering sikrer at dine medarbejdere er forberedt
Før du sender en medarbejder ud på en opgave, skal du sørge for at de er helt forberedte på hvad der foregår. De skal have alle de værktøjer, forsyninger og instruktioner der kræves for at få arbejdet gjort inden for en rimelig tid. Hvis de er uforberedte, skal de enten vende tilbage til kontoret eller ringe til dig, før de kan komme i gang. Hvis dette sker for ofte, er der en god chance for, at dine kunder vil begynde at lede andre steder efter en mere effektiv service-udbyder. Med den rigtige tidsrapporteringssoftware kan du undgå sådanne problemer.
Softwaren vil give dig mulighed for at vedhæfte præcise oplysninger til hver aftale. Derefter vil disse oplysninger være let tilgængelige for medarbejderen. Dette kan gøre en stor forskel, samtidig med at dine medarbejdere forbliver effektive.
Gør din virksomhed mere konkurrencedygtig og fleksibel
For at enhver virksomhed eller organisation skal overleve og trives nu om stunder, er det relevant for virksomheden at være adræt. Du skal kunne justere løbende. Derudover skal du sørge for at du har alle de nødvendige ressourcer til din rådighed. Når alt kommer til alt, har du ikke tid til at sætte dig ned og beregne dine medarbejderes timer ved håndkraft. I stedet har du brug for software der kan hjælpe. At vælge den rigtige software sikrer at du har en klar forståelse af hvordan dine teams bruger deres tid. Du kan også frigøre ressourcer og dedikere folk til de projekter der mest har brug for det.
Dette vil give din virksomhed en konkurrencemæssig fordel over dine rivaler.
Gør dig mere organiseret
Uanset hvilken type forretning du er i, er der en god chance for, at du kæmper mod en masse konkurrence. Markederne er oversvømmet i disse dage med mange forskellige lignende produkter og tjenester. Og derfor er det vigtigere end nogensinde at være organiseret, så du kun kan fokusere på at overvinde din konkurrence. En god tidsregistreringssoftware er nøglen til at piske dit firma i form og frigøre værdifulde ressourcer, som kan udnyttes andre steder. Software til timeregistrering vil fortælle dig præcis hvilke af dine medarbejdere der arbejder på bestemte projekter og hvor meget tid de bruger på disse projekter.
Dette giver dig mulighed for nemt at trække medarbejdere og navigere dem til projekter, som måske har brug for en ekstra hånd.
Få meningsfyldte daglige rapporter
Som leder eller chef har du sandsynligvis flere forskellige rapporter der passerer dit skrivebord på en given dag. Nogle gange kan disse rapporter være fyldt med ikke-meningsfuld information, og det kan være at du ikke engang ser på dem. Med Tidsrapporteringssoftware kan du bogstaveligt tilpasse dine daglige rapporter, så de indeholder de nøjagtige oplysninger du leder efter. I stedet for at bruge tyve til tredive minutter på at søge gennem en masse meningsløse tal, kan du bogstaveligt talt finde frem til de oplysninger du leder efter. Dette vil ikke kun spare tid, men det vil gøre dit arbejde så meget lettere.
Du kan tilpasse dine rapporter til at inkludere en lang række statistikker, som tid på et bestemt projekt, hvor længe et projekt har været i gang, og du kan endda sammenligne tid brugt på forskellige projekter. Ud over dette kan disse rapporter genereres i et lagkagediagram eller et søjlediagram for at gøre dem visuelt mere tiltalende. Som administrator af softwaren kan du også give andre brugere mulighed for at generere de samme rapporter.
Kend nemt din fortjeneste på bestemte projekter
Når det kommer til at drive en virksomhed, er der intet mere vigtigt end at sikre at du tjener penge på hver enkelt af dine projekter. Nogle gange kan det være en virkelig vanskelig opgave at klare. Dette er især tilfældet når det kommer til langtrukne projekter. Men tidsregistreringssoftware forenkler denne proces for dig. Det giver dig mulighed for at angive de timemæssige omkostninger og indtægter for hvert enkelt projekt, som du for øjeblikket er involveret i. Sammen med dette kan du også adskille rapporterne, så du hurtigt kan læse om projektets omkostninger og fortjeneste.
Dette er yderst nyttigt hvis du får et lignende projekt, og du opdagede at du måske har underfaktureret det sidste projekt. Dette vil give dig en ide om hvor meget mere du har brug for at hæve dine priser for at få et større overskud.
Vær altid forbundet og opmærksom
Med dig og din medarbejders hektiske arbejdsliv er der sandsynligvis mange lejligheder, hvor du er ude af kontoret eller sidder fast i møder hele dagen lang. Måske har du flere forskellige projekter, der har brug for din opmærksomhed og overvågning, men du kan bare ikke komme tilbage til din computer for at få adgang til din timeregistreringssoftware. Når du dog udnytter nogle af de bedste tidsregistreringsprogrammer der er tilgængelige, er det noget du ikke behøver at bekymre dig om, så længe du har en smartphone eller adgang til en browser. Du kan nemt få adgang til og se de samme rapporter lige fra din smartphone eller browser, som du kunne fra din stationære computer.
Med alt dette i tankerne, med den rigtige løsning til tidsregistrering, har livet aldrig været nemmere for dig og din organisation, og TimeSheet Reporter (TSR) kan hjælpe dig med dette.
